Как оформить и заверить электронный первичный документ?

Согласно ч. 5 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, первичные документы можно оформлять и на бумаге, и в электронном варианте. В последнем случае для оформления понадобиться электронно-цифровая подпись (ЭЦП).

Форматы предоставления электронных документов

• О передаче товаров при торговых операциях – приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551
• О передаче результатов работ и оказании услуг – приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552

Утвержденные приказами форматы актуальны как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.

Важно знать!

В соответствии с 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., если первичный документ предоставляется контрагенту или в госорган на бумаге, организация должна подготовить бумажную копию электронного документа за свой счет.

В случае составления документов не по формату, утвержденному ФНС, необходимо предоставить инспекторам бланки в бумажном варианте. Копии заверяются отметкой о том, что документы подписаны электронной подписью.

Если двухсторонний или многосторонний первичный документ оформляете в электронном виде, то все стороны сделки обязаны подписать этот документ электронной подписью. Согласно письму ФНС от 23 апреля 2018 г. № ЕД-4-15/7760, контрагенты не вправе заменять электронную подпись на собственноручную.

Какую электронную подпись использовать?

В ст. 5 закона 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г. указана классификация из 3 видов электронных подписей:

1. Простая (ПЭП)

   Чаще всего применяется при банковских операциях, а также для аутентификации в информационных системах, для получения госуслуг, для заверения документов внутри корпоративного электронного документооборота.

   Простую электронную подпись нельзя использовать при подписании электронных документов или в информационной системе, которые содержат гостайну. Такая имеет силу собственноручной, если это регламентирует отдельный нормативно-правовой акт или между участниками ЭДО заключено соглашение.

2. Усиленная неквалифицированная (НЭП)

   Используется для внутреннего и внешнего ЭДО, если стороны предварительно договорились об этом.

   Документ с простой или усиленной неквалифицированной подписью имеет силу бумажного документа с собственноручной подписью, только если есть соглашение между контрагентами о проверке этих подписей. Сторонам следует заключить между собой соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании ее юридической силы.

3. Усиленная квалифицированная (КЭП)

   Используется при сдаче отчетности в контролирующие органы, участии в качестве поставщика и заказчика в электронных торгах, в работе с государственными информационными системами, обмене формализованными документами с ФНС, ведении электронный документооборот внутри компании или с ее внешними контрагентами.

   Согласно закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», КЭП автоматически придает документам юридическую силу без дополнительных условий.

   Ранее первичные документы нужно было заверять только КЭП. Но позже Минфин смягчил свою позицию: заверять электронные документы можно любой электронной подписью. Но в целях безопасности лучше использовать усиленную квалифицированную подпись.