Чтобы обеспечить сохранность важной документации, многие компании создают собственный архив. Положение Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» позволяет это любым организациям, более того, как хранить документы, руководитель компании решает самостоятельно.
2 способа создания архива в компании
1 способ – самый распространенный – хранение бухгалтерских документов в бумажном виде в офисе компании либо в специально-арендованном помещении.
Мы выбрали 3 наиболее важных совета по хранению бумажного архива:
· Если в помещении много солнечного света, используйте жалюзи или храните бумаги на закрытых полках, чтобы избежать выцветания или порчи документов до окончания сроков их хранения.
· Если офис находится на первом или втором этаже, поставьте оконные решетки, в целях предотвращения несанкционированного доступа или кражи.
· Создайте систематизированный перечень (по месту и номеру) каждой единицы в архиве. Это поможет упорядочить хранение бухгалтерских документов и сократить время на поиски в архиве.
Становится ясно, что данный способ вызывает неудобства, связанные с риском их потери при чрезвычайных ситуациях или кражах, а также неоправданными временными затратами сотрудников, которые будут тратить большую часть рабочего времени на поиски.
Если вы не хотите столкнуться с подобными трудностями, выбирайте 2 способ – хранение бухгалтерских документов в электронном виде. Воспользуйтесь решением для создания электронного архива, которое позволит избавиться от риска потери важной документации и получать доступ к любому документу нажатием клавиши.
Компания «ГЭНДАЛЬФ» предлагает использовать «Скан-Архив» – программу, которая переводит любой документ в скан-копию и прикрепляет ее к базе «1С: Предприятие 8».
С помощью «Скан-Архива» хранение бухгалтерских документов становится легкой задачей. Вам не нужно волноваться об их сохранности, устанавливать новое программное обеспечение или проходить долгое обучение.
· Хранение бухгалтерских документов в электронном виде поможет избежать потери важной документации при пожаре, залитии или краже. Бумажные оригиналы вы можете держать в специальном защищенном помещении, удаленном от офиса.
· Структурированный архив электронных документов с удобным поиском по штрих-коду, контрагенту, дате сэкономит ваше время.
· «Скан-Архив» имеет статус «1С:Совместимо», это означает, что компания «1С» оценила все преимущества программы и подтвердила, что она исправно функционирует в конфигурациях «1С:Предприятие 8». Вы сможете в знакомом интерфейсе вашей «1С».
Почему хранение бухгалтерских документов в электронном виде – это просто
Потому что «Скан-Архив» – простое и надежное решение для оптимизации работы с бумажными документами: копии, необходимые для работы, всегда под рукой, время поиска в архиве сократилось, и вы получаете доступ к нужному документу в 2 клика.
