Главная

Обязательные реквизиты первичных документов: требования к заполнению

Получите пробный период
Скан-Архива на 1 месяц
за 7000 руб.
*
*
*

Зачем нужны первичные документы? Чтобы подтверждать ими факты хозяйственной жизни. Нет бумажки – нет и факта. Очень редко суды принимают во внимание косвенные доказательства при отсутствии первичных документов.

Создавать «факт» хозяйственной жизни только при помощи первичного документа тоже нельзя. Об этом сказано в ч. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Поэтому от правильно оформленного первичного документа зависит, добьетесь ли вы денег от контрагента и сможете ли получить налоговый вычет от государства.

Требования к заполнению обязательных реквизитов первичных документов

Государство не требует какой-то конкретной формы при оформлении первичного документа. Можно использовать готовую (унифицированную) форму, можно разработать свою и утвердить ее приказом руководства.

Однако каждый первичный документ должен содержать обязательные реквизиты. Без них самостоятельно разработанную форму за документ не «засчитают».

Перечень обязательных реквизитов первичного документа

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
  • подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.

Есть формы, которых надо строго придерживаться – обязательными реквизитами тут не обойдешься. Например, обязательная форма существует для приходного кассового ордера, расходного кассового ордера, платежного поручения, транспортной накладной (ч. 2, 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письме Минфина РФ от 10.09.2018 № 03-03-07/64487).

Формы первичных документов должны быть утверждены в Учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Образцы самостоятельно разработанных форм, утвержденные руководителем, нужно включить в приложение к приказу об утверждении учетной политики.

Унифицированные формы первичных документов

В унифицированные формы можно добавлять реквизиты либо исключать их. Например, вносить дополнительные строки, колонки и т. п. Исправленную унифицированную форму необходимо утвердить в качестве первичного документа приказом или распоряжением руководителя (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)

Как добавить информацию в унифицированную форму

Допустим, в ООО «Романтик» погашение задолженности перед подотчетными лицами иногда происходит в безналичной форме.

Чтобы отобразить данную операцию в унифицированной форме авансового отчета, в нее добавили дополнительную строку «Перерасход в сумме___ перечислен на зарплатную карту сотрудника по платежному поручению от «__» ________ 200__г. № ___».

Затем данную форму утвердили приказом руководителя организации.

Как отразить использование унифицированных форм в учетной политике

Типовые бланки без изменений к учетной политике прикладывать не нужно.

Есть два способа отразить факт их использования:

  1. Применять унифицированные формы для каждой операции, для которой форма существует.

    Формулировка: «В качестве форм первичных учетных документов используются унифицированные формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом, без изменений».

  2. Прописать для разных объектов бухучета, какие унифицированные формы организация будет применять.

    Формулировка: «...применять унифицированную форму _____, утвержденную постановлением Госкомстата от______ № _______, для оформления (и прописать случаи)».


Когда может понадобиться «своя» форма первички?

Представьте ситуацию: организация закупила товары для дальнейшей перепродажи: без договора, покупка носит разовый характер. Оплатили товары с расчетного счета, с товаром получили только товарный чек.

Бухгалтер запросил документы у поставщика, но товарную накладную или УПД поставщик оформлять отказался, так как НДС он не платит. Придется работать с единственным документом, что у нас есть: товарным чеком.

Форма товарного чека содержит следующие реквизиты:

  • наименования продавца и покупателя;
  • наименование, количество, стоимость проданных товаров;
  • должности и подписи ответственных лиц поставщика и их подписи;
  • дату составления документа.

Товарный чек не содержит сведений о должностных лицах организации-покупателя и их подписей, поэтому не является документом, на основании которого можно принять товары к бухгалтерскому учету. Поэтому бухгалтер организации-покупателя должен разработать форму первичного документа, который будет являться основанием для отражения в бухгалтерском учете такого факта хозяйственной жизни, как получение товаров по товарному чеку, и передать ее руководителю для утверждения приказом по организации.

Когда и как нужно составлять первичные документы

По закону составлять первичный документ нужно, как только свершился факт хозяйственной жизни, а если это невозможно – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Тем не менее, нередко первичные документы приходится оформлять задним числом. Насколько это опасно, сказать трудно: хоть это и нарушение, инспекция вряд ли озаботится экспертизой документа по датам создания, если по этому случаю нет сложного спора.

Главное, чтобы к моменту отчетности документы были внесены, и их оригиналы можно было представить по запросу ФНС.

Узнайте, как хранить документы в электронном виде и вести работу в едином пространстве – смотрите видео!


Когда нужна бухгалтерская справка

В любых случаях, когда бухгалтеру необходимо обосновать проводки или расчеты, нужно составить бухгалтерскую справку. Например:

  • при представлении уточненных деклараций для обоснования расчетов, отраженных в них (письмо ФНС от 14.12.2006 № 02-6-10/233);
  • для подтверждения сумм, отраженных в бухучете, например, при расчете дивидендов;
  • для обоснования сторнировочных проводок и т. д.

Оформление допускается в произвольной форме. Однако этот первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Идентификатор госзаказа

Идентификатор госзаказа – это уникальный код. Он необходим для контроля за целевым использованием средств федерального бюджета. Идентификатор присваивается госконтрактам, для которых предусмотрено казначейское или банковское сопровождение средств.

Если госконтракту присвоен идентификатор, его необходимо указывать во всех платежных и первичных документах, связанных с исполнением контракта (товарных накладных, актах приема-передачи, платежных поручениях и т. п.). Так поступать должны все участники: государственные заказчики, головные исполнители и соисполнители госконтрактов. Исключением являются только контракты с гостайной (пп. «д» п. 7 и п. 23 Правил казначейского сопровождения средств, утвержденных постановлением Правительства от 30.12.2016 № 1552, п. 2 постановления Правительства от 03.03.2017 № 249).

Служебные пометки

На первичных документах можно делать служебные пометки, запрета на это нет. Например, на документе можно ставить пометку о том, что он прошел обработку и отражен в бухучете (п. 2.20 положения, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Хотите знать больше о том, как организовать документооборот в компании и не платить штрафы? Подпишитесь на нашу рассылку!

Получите пробный период
Скан-Архива на 1 месяц
за 7000 руб.
*
*
*

Возврат к списку

Бесплатная консультация

*