Давайте признаемся: каждый бухгалтер хотя бы раз сталкивался с ситуацией, когда важный документ не вернулся в нужный срок. А если это акт, счет-фактура или другой финансовый документ, последствия могут быть очень неприятными. Штрафы, потеря налогового вычета, дополнительная нервозность в период налоговых проверок…
Знакомо? Это один из тех моментов, когда «Скан-Архив» становится не просто удобным инструментом, а настоящим спасением.
Документы потеряны? Чаще всего это не ошибка бухгалтеров
Все мы так или иначе сталкивались с ситуациями, когда важный документ куда-то пропал.
Примеров масса:
-
Документ от клиента потерялся, и теперь мы не можем предоставить его налоговикам. Налоговая требовала справку, а акт, подтверждающий выполненную работу, исчез. В итоге штрафы, неприятности, недовольство.
-
Не можем найти подписанный акт — казалось бы, все подписано, все на месте, но вот его нет. Налоговики ждут, а вы теряете драгоценное время на поиски в бумажных архивах.
-
Документы из архива не вернулись вовремя, и теперь компания рискует потерять налоговый вычет. Дорогие штрафы, дополнительные расходы и проблемы с репутацией — все это может быть следствием того, что документ не был возвращен в срок.
Зачастую все сводится к одному: контроля нет. Бумаги уходят, а бухгалтерия не может гарантировать, что они вернутся. Да, в большинстве случаев бухгалтеры честно выполняют свою работу, но проблемы с потерей или задержкой документов часто не связаны с их ошибками. Это просто неэффективная система работы с бумажными и цифровыми документами.
Давайте посмотрим на реальные цифры
По статистике, более 60% компаний в России сталкиваются с проблемой потерянных или не вовремя возвращенных документов. Представьте, это половина всех бухгалтерий! Время, потраченное на поиски этих документов, — несколько рабочих дней в месяц. Причем часто этих дней не хватает, чтобы найти все бумаги до наступления важного срока, например, начала налоговой проверки.
В 90% случаев проблемы с возвратом документов приводят к финансовым потерям. Причем это касается не только штрафов от налоговых органов, но и возможности упустить важный налоговый вычет, который может стоить компании несколько сотен тысяч рублей. А если документ потерян, как доказать свою правоту?
Не стоит забывать и о том, что 15-20% всех штрафов компании получают именно за не вовремя возвращенные или утерянные финансовые документы. Это реальная угроза для бизнеса, которую можно и нужно решать.
Вы скажете: «Но мы же все храним в системах, у нас есть электронный документооборот!»
Да, электронные системы — это здорово, но что делать, если система не настроена должным образом? Если у вас нет точной информации о том, где находится каждый документ и кто должен его вернуть? Если система не позволяет эффективно искать документы среди гигантских объемов данных? Вот тут-то и возникает проблема.
Многие компании считают, что достаточно просто сканировать документы и сохранять их в электронном виде. Однако для того, чтобы работать с такими данными эффективно, нужно не просто хранить их, а уметь контролировать их движение. Это и есть тот момент, который часто упускается: недостаточная интеграция или неправильная настройка.
Электронный документооборот — это не панацея, если он не интегрирован с системой учета, не позволяет вам отслеживать возврат документов и не помогает находить нужные файлы быстро. Без эффективной системы контроля над документами, компания по-прежнему рискует потерять что-то важное и столкнуться с последствиями.
Как решить проблему, когда документов много, а времени мало?
Ответ прост: «Скан-Архив».
Почему «Скан-Архив» — это решение?
Если в вашей компании документы часто теряются или на их поиск уходит много времени, «Скан-Архив» — это именно то решение, которое поможет вам навести порядок. Зачем терять время и рисковать штрафами, когда можно сделать учет документов проще?
Давайте разберемся, почему эта система станет вашим незаменимым помощником в работе.
1. Никаких потерь документов
Сколько раз случалось так, что нужный документ теряется, и вы не можете найти его вовремя? Например, акт или накладная, которые не вернулись от клиента. Или вам не удается найти подписанный договор, а проверка уже на носу. С помощью «Скан-Архива» вы забудете о подобных проблемах.
Каждый документ сканируется, и ему присваивается уникальный штрихкод. Благодаря этому вы всегда будете точно знать, где он находится, и кто его забрал. Если документ еще не вернулся — система напомнит вам, кто его держит, и когда нужно вернуть. Все под контролем.
Это не только избавит от стресса, но и позволит избежать штрафов и других неприятных последствий.
2. Не тратите время на поиск
В каждом офисе есть свой архив, где хранятся документы. Но как часто случается, что вам нужно срочно найти какой-то документ, и его просто не удается найти среди всех бумаг? Особенно это касается бухгалтерии, где документы всегда в большом количестве. Время уходит, а нужного документа нет.
Со «Скан-Архивом» вам больше не придется тратить часы на поиск. Все документы сканируются, и их копии привязываются к объектам в «1С». Когда нужно найти документ, вы просто заходите в систему и в пару кликов получаете доступ к нужной информации. Это быстро и удобно.
Неважно, сколько документов у вас в архиве — вы всегда сможете найти нужный за несколько секунд.
3. Меньше ошибок
Все знают, что работа с бумажными документами всегда сопряжена с ошибками. Когда нужно вручную заносить данные, легко что-то забыть, ошибиться в цифрах или неправильно указать информацию. А если у вас много документов, то ошибка в одном из них может повлечь за собой проблемы с отчетностью и даже штрафы. С «Скан-Архивом» вероятность ошибок снижается. Все благодаря таким технологиям, как штрихкодирование и оптическое распознавание текста (OCR). Система распознает текст на сканах документов, помогает автоматически прикреплять их к нужным объектам в «1С». Вы больше не тратите время на ручной ввод данных и не рискуете допустить ошибку.
4. Легко работает с «1С»
Если ваша компания уже использует «1С», то интеграция с «Скан-Архивом» будет для вас очень удобной. Вам не нужно будет учить новый интерфейс или переучивать сотрудников. Все уже настроено. Сканируйте документы, и они автоматически прикрепляются к нужным объектам в «1С».
Работать со «Скан-Архивом» так же легко, как и с привычной «1С», но теперь все будет намного быстрее и удобнее. Вам не нужно будет тратить время на поиск документов вручную или бояться, что какой-то файл потеряется.
Внедрение «Скан-Архива» поможет вам ускорить работу с документами, снизить количество ошибок и сэкономить время на их поиски и учет. Проблемы с потерянными бумагами, штрафами за несвоевременный возврат или недостатком времени для подготовки к проверкам останутся в прошлом.
Пример из реальной жизни
Одна строительная компания с большими объемами документов часто теряла акты выполненных работ, что в итоге приводило к штрафам и проблемам с налоговой.
Внедрение «Скан-Архива» помогло не только упорядочить документооборот, но и сократить время на поиск нужных документов. Все акты теперь легко доступны через «1С», а с помощью штрихкодирования и OCR система мгновенно находит все необходимые данные.
Если вы до сих пор работаете по старинке, тратите время на бумажные архивы и не уверены в возврате документов, значит, ваш бизнес уже отстает от конкурентов. Внедрение «Скан-Архива» — это не просто улучшение работы бухгалтерии, это шаг к повышению эффективности и снижению рисков.
Может быть, стоит подумать об этом?
