С июля 2017 года к стандартной записи о заверении копии нужно добавить надпись о месте хранения подлинника документа, с которого была изготовлена копия: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год»), которая заверяется печатью организации. Новый порядок введен ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (приказ Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст; приказом Росстандарта 25 мая 2017 г. № 435-ст его обязательное применение перенесено на 1 июля 2018 года).
Все документы, которые предоставляются в другую организацию, должны заверяться по-новому. Сюда относятся и документы, выдаваемые работникам при увольнении, включая копии трудовых книжек, которые требуются работникам для подтверждения трудового стажа.
Ненадлежащим образом заверенная копия считается недействительной – у сотрудника ее не примут. Поэтому такую ошибку можно квалифицировать как невыполнение работодателем обязанности, предусмотренной статьей 62 ТК РФ.
А ответственность за это установлена статьей 5.27 КоАП РФ:
- предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц (и ИП) в размере от 1000 до 5000 руб.;
- на юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 руб. (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
При повторном нарушении (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):
- административный штраф на должностных лиц (и ИП) в размере от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
- на юридических лиц - штраф от 50 000 до 70 000 руб.
