Возврат документов: кому, зачем и насколько выгодно оцифровывать бумажные документы

• Какие компании обращаются за автоматизацией
• Какие задачи поможет решить «Скан-Архив»
• Возникают ли сложности в процессе внедрения и использования
• Когда возникают необычные запросы
• Почему клиенты отказываются от «Скан-Архива»

Почему компании оцифровывают бухгалтерские документы? Основная причина лежит на поверхности: элементарно, в бизнесе нужно подтверждать каждую сделку. Государство после всех операций требует их документального подтверждения, а это наши бумажные документы: акт, счет-фактура, договор, спецификация.

Хранить в бумажном виде эти документы неудобно – слишком часто приходится к ним обращаться. Выгоднее оцифровывать архив и получить простой доступ к скану документа. Игнорирование своевременного возврата первичных документов неизбежно ведет к потере правильности учета и отчетности, а это настоящая угроза для бизнеса.

Отсюда возникает мысль: нужно найти решение, чтобы все документы были взаимосвязаны с базой «1С». Представьте, как много времени уходит на то, чтоб запросить на возврат первички, если движение документов не автоматизировано: бизнес теряет темп, а организация рискует сорвать сроки отчетности.

Такое решение есть – «Скан-Архив». Чем оно выгодно, кто его покупает и как меняется при этом работа в компании, рассказывает Анна Хомутова – специалист компании «ГЭНДАЛЬФ», которая работает со «Скан-Архивом» почти с момента его разработки.

Какие компании обращаются за автоматизацией

Те, кто в последнее время больше прочих заинтересован в автоматизации документов, – производственники и алкогольная промышленность.

Представьте: в каждом филиале скапливаются сотни первичных счетов и актов; игнорирование их своевременного возврата в головной офис приводит к потере оригиналов и срыву отчетности. Бизнес рискует еще больше, когда возврат первички затягивается — правильности учета нет, а запросить документы для налоговой становится почти невозможно.

Обычно эти компании имеют разветвленную филиальную сеть, это крупные холдинги, у которых на первом месте стоит задача обеспечить прозрачность работы с архивом. Если офисы компании расположены в разных точках: Москве, Петербурге и, например, в Екатеринбурге, территориально далеко, на каждом филиале есть бухгалтерия, появляется необходимость в контроле каждого филиала. И при этом первичные документы филиала должны быть оперативно доступны бухгалтерии главного офиса.

«Скан-Архив» помогает организации любого масштаба: он автоматизирует учет движения первичных документов, напоминает ответственным о сроках возврата и формирует отчетность без ручного труда.

Также компании можно разделить на два типа – по преобладающему типу документов.

1. Компании первого типа делают больше отгрузок. Это компании, которые много продают и им необходим контроль исходящих документов.

2. Вторые – покупатели, у них больше поступающих документов. Такие больше заинтересованы в хранении и оцифровке первичных документов по поступлению.

Острая необходимость в автоматизации появилась в последнее время у строительных компаний. Помимо типовых документов, им нужен контроль и хранение документов спецификации, проектной документации, которые тоже нужно прикладывать к каждой сделке. «Скан-Архив» это позволяет, нужно только выбрать, будет ли это автоматическое распознавание типов документа, которое потребует тщательной настройки, либо частично ручная привязка. Если оператор, загружающий первичные документы в архив, видит скан договора или проектной документации, он поймет, что нужно привязать этот документ к отдельной реализации либо поступлению – и это можно сделать одной клавишей. Потом можно будет зайти в операцию и увидеть весь пакет документов по ней. Это удобно.

Представьте снова: все первичные документы доступны по штрих-коду, возврат происходит вовремя. Это упрощенный подход к управлению филиальной сетью. Это сокращает сложности и ускоряет работу бизнеса по итогам месяца.

Какие задачи поможет решить «Скан-Архив»

«Скан-Архив» – это не просто программа электронного архива, это целый стандарт контроля возврата документов. Документы недостаточно просто хранить в базе, нужно иметь удобный инструмент по их контролю. Игнорирование возврата первичных документов — прямой путь к потере правильности учета и к остановке отчетности, поэтому «Скан-Архив» первым делом формирует напоминания ответственным. Если мы возьмем работу бухгалтера, главного бухгалтера, генерального директора – каждому нужен именно контроль возврата документов, так как это исключает риски в его собственной работе, или в целом – в бизнесе.

Сервис помогает бухгалтерии упростить отчетность: мгновенно увидеть, какие первичные документы еще не закрыты, а что уже отражено в системе, тем самым экономя время бизнеса и снижая нагрузку на сотрудников. И если руководитель видит прозрачность в работе, получает доступ к каждому документу, понимает, все ли в его бухгалтерии на месте, он обеспечивает себе безопасность. А бухгалтер, в свою очередь, сможет проконтролировать точность возврата и от контрагентов, и отдельно – от каждого сотрудника, который отвечал за документы.

«Скан-Архив» – это решение, которое компания «ГЭНДАЛЬФ» разрабатывала для себя и сама его использует. Сейчас в компании практикуется рассылка писем с целью возврата документов: отдельно по каждому логисту, по каждому отделу. «Скан-Архив» также фиксирует все операции учета в журнале, становиться проще подготовить квартальную отчетность и защититься от внезапной проверки. Каждый сотрудник, задействованный в документообороте, понимает свою роль, – поэтому документы поступают в бухгалтерию вовремя и отвечать на запросы налоговой не составляет труда.

Возникают ли сложности в процессе внедрения и использования

Сложностей как таковых нет, если правильно подойти к процессу внедрения этого решения в процессы компании. А это не только покупка и даже установка программы на компьютеры пользователей. Это перестройка внутренней работы, это новый образ мышления для всех сотрудников, участвующих в документообороте компании. Переоценка сложности процесса часто связана с тем, что возврата первичных документов ждут сразу несколько отделов бизнеса, и каждый час повышает риски для отчетности.

Когда мы предлагаем «Скан-Архив», наша главная задача – узнать, какой у клиента бизнес-процесс, откуда печатаются документы, сколько офисов по стране, какие отделы задействованы: логисты, отдел по продажам, бухгалтерия... Важно не просто посчитать, сколько лицензий понадобится для удобной работы, нам важно дать какую-то методологию, с которой перестройка компании пройдет с минимальными затруднениями. «Скан-Архив» помогает мягко внедрить новые правила учета: пользователи сканируют первичные накладные, система сама оформляет возврат в базу, а готовая отчетность формируется без лишних кликов. О потере большого количества времени на обработку первичных документов можно забыть.

Для внедрения «под ключ» необходим анализ: какие документы штрихкодируем, какие исходящие формы есть в организации, какие входящие документы – особенно, если есть неунифицированные формы. При анализе потоков первичных документов мы рассчитываем объем возврата, чтобы исключить ручное дублирование и обеспечить прозрачность данных для финансового блока бизнеса.

Работать интересно, потому что в каждом случае мы решаем уникальную задачу. В итоге и программа расширяет свой функционал, получает новые возможности и обновления, и эксперты по внедрению расширяют свой опыт. И клиент закрывает нам услуги только тогда, когда он полностью доволен и понимает: вот, все, что я хотел, мне все реализовали.

Один из самых сложных моментов – это процесс распознавания входящих документов. Процент распознавания зависит от того, как мы обучим программу: настроим правила под специфичные документы, неунифицированные формы. Сама работа по настройке входящих документов – это творческая работа. Программисту нужно представить себя на месте пользователя и разобраться, какие данные выделить, чтобы документ был распознан.

Однако и в этом случае есть успешные практики: например, системный администратор компании «Грасис» рассказал, что у них нет проблем с входящими документами. Понятно, что формы входящих документов могут быть разные, и невозможно учесть все изыски их оформления контрагентами. Но программа легко учится, и если раз в день в бухгалтерии не распознался документ, она сразу высылает скан администратору, он настраивает правила – и все сразу распознается.

Когда возникают необычные запросы

Иногда в процессе внедрения «Скан-Архива» на предприятие у клиента возникают индивидуальные пожелания. Например, есть крупная компания, занимающаяся производством и реализацией продуктов питания. Компания планирует самостоятельно внедрять «Скан-Архив» – у них опытный программист. Игнорирование своевременной обработки первичных PDF-сканов быстро приводит к потере данных и срыву отгрузок, поэтому команда решила перенести процесс на ночные часы. Но при этом компания поставила перед нами неординарную задачу: как оптимизировать внесение исходящих документов.

В этой организации очень много исходящих документов. Когда все первичные файлы проходят пакетную проверку в автоматическом режиме, риск потере времени на ручное сканирование исчезает. Когда оценили процесс сканирования, сколько на это будет затрачено времени, решили, что было бы удобно делать это в ночное время (смены на производстве здесь – 16 часов). Было решено сделать регламентированное задание в «1С», которое будет запускать «Скан-Архив» и частично выполнять работу без присутствия оператора. Но дело в том, что «Скан-Архив» не завершает сеанс, если что-то не распознано, – чтобы оператор программы мог быть уверен, что в итоге все сканы попали куда нужно.

Мы предложили решение: создание доработки, с которой в определенный период «1С» будет запускать сеанс «Скан-Архива» в автоматическом режиме . В этот сеанс будут загружаться исходящие документы из определенной папки – со штрихкодом. Те документы, которые распознаны, остаются в сеансе, а если документ не распознан, он автоматически удаляется из сеанса. Чтобы исключить повторное игнорирование ошибок распознавания, мы добавили контрольный отчет: в нем видно, какие первичные накладные уже разнесены по базе, а какие ждут оператора. Затем распознанные сканы отправляются в настроенное конечное хранилище. Из исходной папки они удаляются, остаются лишь те, которые в сеансе не распознались.

Это снижает затраты на работу уже в самом «Скан-Архиве»: придет оператор, у него часть работы уже сделана. Останется только помочь программе распознать оставшиеся документы.

Почему клиенты отказываются от «Скан-Архива»

Иногда клиент не может сразу сообразить, что это за доработка. И поэтому возражает в ответ на предложение: «У нас много документов». Но ведь «Скан-Архив» – программа как раз для крупных компаний с большим документооборотом. Именно им она призвана помочь.

Если компания крупная, то она часто получает запросы документов от налоговой, приходится составлять ответы. Причем запросы могут быть очень объемными – на 100, на 200 листов. Основное недоверие связано с тем, что компании недооценивают, сколько часов уходит на хаотичный поиск первичных актов и счет-фактур в стеллажах. Когда приходит требование из ФНС, первичные документы оказываются разрозненными по филиалам, и их срочный сбор превращается в марафон. Стоит вспомнить, как готовятся документы по этому запросу, сразу становится понятно, что при таком количестве документов «Скан-Архив» – даже не прихоть, а необходимость.

Если пугают большие затраты на сканирование, то мы уже проверили: 3000 документов можно отсканировать за час. При этом сразу подскажем лайфхак: скрепки можно не раскреплять, что отнимает много времени, просто срезать уголок документа. Первичные документы от этого не страдают, а времени экономит изрядно.

Иногда цена кажется высокой – но и преимущества продукта того стоят: «Скан-Архив» обеспечивает контроль документооборота с контрагентами, помогает с оцифровкой прошлого архива, позволяет делать пакетную выгрузку по ответу в налоговой. Для начала программу можно взять в аренду, чтобы увидеть ее реальную пользу на собственном опыте.

Это же поможет в случае, если бухгалтер уже понимает ценность решения, но его покупку нужно согласовать с руководством.

Ответить на возражения помогают сами клиенты – те, кто уже использует решение, чтоб контролировать, как возвращаются первичные документы. Например, директор по логистике компании «Кровля и изоляция» дала откровенный отзыв о внедрении «Скан-Архива» на предприятие. С ее слов, в этот момент руководство компании столкнулось с негативом от всех сотрудников. Казалось, это уже потерянный проект: никто не хотел сканировать, не понимал, для чего это все нужно… Помогла поддержка от специалиста-программист «ГЭНДАЛЬФ», который проконсультировал, как наладить переход на новый бизнес-процесс.

В итоге негатив сменился восклицаниями: как хорошо, что есть отчет по возврату первичных документов, отчет по состоянию сделки. Довольные сотрудники не обращаются к бухгалтеру, не ищут документы, а проваливаются по сделке в программе и отправляют документы клиентам. Ответственная за контроль отработки запросов с налоговой рада возможности делать пакетную выгрузку документов.

Оцифрованный возврат документов занимает минуты, а не дни, что особенно ценят аудиторы и финансовые директора. Но это – результат большого и непростого пути по перестройке работы.

Итак, если вы хотите благополучно взаимодействовать с государством, получить прозрачность в документообороте и уверенность в то, что все документы на месте, простой программы по оцифровке и электронному хранению документов здесь недостаточно. Здесь нужен стандарт контроля финансовых документов – а его дает «Скан-Архив», после успешного внедрения в систему «1С» и интеграции в бизнес-процессы компании. Это молодое решение успешно используется уже в более чем 300 крупных компаний России.

Хотите узнать больше? Смотрите видеодемонстрацию, как работает «Скан-Архив».