Переход на ЭДО в 2023 году: этапы, обязательства и необходимость

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) предназначен для передачи информации между компаниями, используя при этом электронных документы, а не бумажные. ЭДО позволяет быстро и эффективно обработать нужные документы, снижает затраты на хранение бумаг в бухгалтерии и уменьшает количество возможных ошибок при их обработке.

ЭДО – это обязательно

С 1 января 2023 года все юридические лица, работающие в России, обязаны перейти на электронный документооборот в соответствии с новыми требованиями Минтруда. Новые требования включают использование квалифицированных электронных подписей и сертификатов для подтверждения подлинности электронных документов, таких как договоры, отчеты, акты и другие.

Кто должен осуществить переход на ЭДО

Перейти на электронный документооборот должны все юридические лица, независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности. Это касается как крупных компаний, так и ИП и малого бизнеса.

Переход на ЭДО обязателен для:

• юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности;
• бюджетных учреждений и организаций; государственных и муниципальных органов и учреждений.

Также, если компания работает как контрагент или партнер тех организаций, которые перешли на электронный документооборот, она также должна перейти на эту систему, чтобы соответствовать законодательству России.

Как перейти на электронный документооборот поэтапно

Всю подготовку и реализацию перехода можно поделить на 2 части: организационную и техническую.

Организационная часть включает:

• разработку правил хранения и выдачи паролей доступа и квалифицированных электронных подписей;
• назначение ответственных лиц за формирование и подписание электронных документов;
• установление сроков формирования, подписания, утверждения и передачи первичных учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете;
• разработку регламента по созданию и работы с архивом электронных документов, за которые отвечают определенные сотрудники;
• внесение изменений в график ДО, его правила и технологию обработки учетных данных, а также информацию об особенностях формирования, заполнения и подписания электронных документов;
• проведение инструктажа для сотрудников, работающих с ЭДО, о работе с программами для заполнения электронных документов.

Техническая часть включает:

• подготовку рабочих мест с доступом в программу бухгалтерского учета для формирования электронных документов, если не используется облачная система;
• обеспечение всех, кто работает с электронными документами, простой или квалифицированной электронной подписью;
• подготовку сервера, жесткого диска или других средств хранения данных электронного архива в двух экземплярах для обеспечения сохранности электронных документов на основании п. 7.1 Приказа Росархива от 02.03.2020 N 24;
• изменение ролевого расписания и предоставление доступа к системе бухгалтерского учета для сотрудников, которые будут подписывать электронные документы.

Сложности перехода на ЭДО

Не все организации могут перейти на ЭДО прямо сейчас. На это влияют несколько факторов.

• Недостаток знаний по работе с электронными документами у ответственных сотрудников. Они должны самостоятельно заполнять электронные документы, а значит, быть подкованными в вопросах оформления и законодательства.
• Пробелы в организационной дисциплине сотрудников;
• Ограниченный бюджет. Этот момент касается организаций госсектора, бюджет которых не предполагает существенных трат на обновление и настройку программных продуктов для ЭДО, а также покупку специального оборудования для организации электронного архива документов.

Штрафы за отсутствие электронных документов

Штрафы за отсутствие электронных документов могут быть довольно серьезными. Согласно законодательству России, невозможность предоставить необходимые электронные документы будет наказываться штрафами.

Сумма штрафа

Нарушения при неправильном оформлении электронных документов, грозят такими же штрафами, как и нарушения при работе с бумажными документами.

• Для ИП и малых предприятий штраф может составлять от 30 до 40 тысяч рублей, а для среднего и крупного бизнеса — от 100 до 200 тысяч рублей.
• При первом нарушении компанию ждет штраф в размере до 10 тысяч рублей, а при повторном — до 20 тысяч рублей, что указано в статье 15.11 КоАП РФ.

Обратите внимание

Например, если компания не предоставит электронную форму счета-фактуры, размер штрафа может составлять до 5% от стоимости продукции или услуг, указанных в счете-фактуре.

В каких программах реализована работа с электронными документами

Одно из решений, которое поможет реализовать переход на ЭДО без доработок и других сложностей – программа «Скан-Архив». Она представляет собой электронный архив документов, где сотрудники могут хранить их после формирования и подписания электронной подписью.

Как работает «Скан-Архив» + ЭДО

Программа осуществляет работу с электронными документами без каких-либо доработок, используя стандартный функционал.

Всего 2 этапа, которые вам нужно провести:

• сохранить сканы из ЭДО в формате pdf;
• загрузить готовые файлы в сеансы «Скан-Архива» стандартным способом, аналогично работе с бумажным документооборотом.загрузить готовые файлы в сеансы «Скан-Архива» стандартным способом, аналогично работе с бумажным документооборотом.

Все готово: ваши документы надежно хранятся в базе «1С».

Плюсы решения

Для пользователя такой функционал в первую очередь станет удобным помощником. Контроль возврата документов будет организован в одной программе, а все процессы останутся прозрачными для контролирующих органов.

При этом, если вам потребуется доработка решения под другие потребности компании, на помощь всегда придут специалисты ГЭНДАЛЬФ и расскажут о возможностях вашей программы. 

Тарифы внедрения

Для реализации обмена программы «Скан-Архив» с ЭДО, предусмотрены следующие тарифы:

Стоимость 1 часа работы специалиста – 3500 рублей.

*Доработки со стороны оператора ЭДО не включены в стоимость.

Итоговая стоимость рассчитывается индивидуально с учетом ваших пожеланий, а также требований бизнеса.