«Нет, электронный архив нам не нужен» – так может ответить даже самый продвинутый и современный бухгалтер. И дело не в том, что бухгалтеру нравится в случае запроса из налоговой лишать покоя и себя, и коллег. Ведь иногда за короткий срок надо успеть найти, отсканировать и отправить несколько ящиков документов! Просто все новые технологии часто вызывают сомнения – не лучше ли все оставить, как привычно, пусть и неудобно?
Поэтому мы решили разобраться, какие вопросы чаще всего беспокоят бухгалтера, который сомневается в эффективности электронного архива – на примере «Скан-Архива».
|
Электронный архив – это новая программа на моем компьютере. Мне придется потратить много времени на то, чтобы научиться с ним работать? |
В отличие от других программ электронного архива, «Скан-Архив» встраивается в вашу программу «1С», и вы продолжаете работу в привычном интерфейсе. Если на ваш компьютер программу устанавливает специалист компании разработчика, то он сразу объяснит, как работать со «Скан-Архивом»: что изменилось в меню, как вносить документы и как потом находить прикрепленные скан-копии. В большинстве случаев этого будет достаточно, чтобы полноценно работать с электронным архивом.
|
Если электронный архив сохраняет документы в базе «1С», может ли это помешать работе «1С»? |
Программа «Скан-Архив» получила от фирмы «1С» статус «1С:Совместимо», который означает абсолютную совместимость этих программ. Также компания-разработчик гарантирует вам бесперебойность работы программы и оказывает услуги техподдержки.
|
А если «1С» будет работать медленнее из-за большого количества документов в архиве? |
Все скан-образы документов можно хранить не в базе, а отдельно: на внешнем ресурсе (сервере или другом компьютере) – это не замедлит работу вашей базы.
|
У меня больше 1000 документов в базе – как я буду находить нужные? |
Со «Скан-Архивом» вы сможете отобрать документы по выбранным параметрам: ИНН или КПП контрагента, дата, номер документа и так далее. Это удобно и когда вам нужно найти один конкретный документ, и когда налоговая запросила сразу все документы по контрагенту за определенный период – программа покажет все варианты, вы отметите их «пачкой» и сможете сразу же отправить в налоговую или распечатать.
А если вы установите внешнюю обработку «Экспорт», то сможете отбирать документы еще и по договору контрагента.
|
Если я начну пользоваться электронным архивом, не значит ли это, что меньше внимания и контроля будут получать бумажные документы? |
Наоборот: электронный архив – настоящий органайзер для бумажного документооборота. Вы видите все созданные документы в базе и знаете, для каких у вас вернулись оригиналы от контрагента, и вы добавили их скан-копии, а о каких документах стоит напомнить.
В новых версиях программы «Скан-Архива» добавлена дополнительная функция: в карточке каждого документа вы можете увидеть местонахождение документа и узнать фамилию сотрудника, у которого он находится.
|
Даже если мы перейдем на электронный архив, с бумажным архивом мы ничего не сможем сделать – хранить оригиналы мы обязаны. |
Тем не менее, отпадет необходимость постоянно посещать архив. Это значит, что можно расположить его в более удаленном месте от кабинета, или даже в другом здании, где аренда помещения «под бумагу» обойдется куда дешевле.
При этом работа с бумажным архивом станет более слаженной: ведь все документы, прежде чем отправиться на хранение, будут проходить сканирование и отмечаться в базе. Так вы будете уверены, что оригиналы переданы в архив и уже под вашим контролем.
