Что объединяет строительную, добывающую, алкогольную и другие сферы? Большой документооборот и множество контрагентов, работу с которыми нужно постоянно контролировать. Потому что закон подлости действует так: вы соберете документы от 99 контрагентов, а запрос по встречной проверке придет для сотого.
Угадать это сложно, поэтому по первичным документам надо стараться обеспечить 100% возврат в бухгалтерию. А это значит:
- Знать, какие документы в каком количестве и комплектности должны прийти от контрагента – как входящие, так и подписанные исходящие.
- Контролировать срок возврата документов. Даже если в договоре этот срок отдельно не прописан, для возврата документа по сделке всегда есть разумные рамки. Чем больше прошло времени, тем больше шансов, что документ канет в Лету, затерявшись на столах чужого офиса.
- Учить менеджеров, которые работают с клиентами и поставщиками, доносить документы до бухгалтерии. Не забывать о них, не терять, не прятать в стол – а возвращать все и своевременно.
- Освободить время бухгалтера, который будет за все это отвечать. Потому что на словах легко – а если у вас 3000, 5000, 10 000 документов в месяц? И по каждому отследи срок возврата, напиши запрос, позвони, потом снова проверь и напомни…
К счастью, есть способ освободить время бухгалтера, внедрить контроль документов и готовиться к проверкам за пару часов.
Используйте для этого стандарт контроля документов – программу «Скан-Архив».
Автоматизируя документооборот с помощью «Скан-Архива», можно:
Контролировать весь поток входящих и исходящих документов
При печати на каждый документ наносится уникальный штрихкод. Входящие документы распознаются по форме и реквизитам. Вернувшиеся в бухгалтерию документы система автоматически распознает и прикрепляет к карточке в базе «1С»
Всегда точно знать, где находится бумажный оригинал документа
Вы можете указать путь к бумажному документу при наличии нескольких архивов. А при наличии нескольких филиалов, – подразделение, где хранится оригинал.
Вносить документы потоком – через потоковый сканер
При загрузке документов «Скан-Архив» автоматически распознает и сортирует документы по типу и реквизитам контрагентов.
При заказе «Скан-Архива» до 31 августа вы получаете дополнительный функционал для программы бесплатно
В программе «1С» можно будет формировать новый функциональный отчет. С ним вы сможете отслеживать каждый документ, который нужно вернуть от конкретного контрагента, в режиме онлайн.
Отчет покажет цветом, в наличии ли документ от конкретного контрагента или отсутствует. В отличие от отчета в базовой комплектации, отчет позволяет прописать набор документов, который требуется получить от конкретного контрагента. После этого вы можете проверять с каждыми полученными документами, какие «долги» остались у контрагента и укладывается ли он в срок их возврата. Индикация по цветам покажет, все ли документы сданы вовремя – такие комплекты будут подчеркнуты зеленым, вот-вот опоздают – желтым, или не сданы, а срок уже прошел – красным.
Запуская такой отчет регулярно, вы сможете предотвращать проблемы невозврата от контрагентов и планировать работу менеджеров.
