Главная

Простой способ проверить возврат документов от контрагента

Что объединяет строительную, добывающую, алкогольную и другие сферы? Большой документооборот и множество контрагентов, работу с которыми нужно постоянно контролировать. Потому что закон подлости действует так: вы соберете документы от 99 контрагентов, а запрос по встречной проверке придет для сотого.

Угадать это сложно, поэтому по первичным документам надо стараться обеспечить 100% возврат в бухгалтерию. А это значит:

  • Знать, какие документы в каком количестве и комплектности должны прийти от контрагента – как входящие, так и подписанные исходящие.
  • Контролировать срок возврата документов. Даже если в договоре этот срок отдельно не прописан, для возврата документа по сделке всегда есть разумные рамки. Чем больше прошло времени, тем больше шансов, что документ канет в Лету, затерявшись на столах чужого офиса.
  • Учить менеджеров, которые работают с клиентами и поставщиками, доносить документы до бухгалтерии. Не забывать о них, не терять, не прятать в стол – а возвращать все и своевременно.
  • Освободить время бухгалтера, который будет за все это отвечать. Потому что на словах легко – а если у вас 3000, 5000, 10 000 документов в месяц? И по каждому отследи срок возврата, напиши запрос, позвони, потом снова проверь и напомни…

К счастью, есть способ освободить время бухгалтера, внедрить контроль документов и готовиться к проверкам за пару часов.

Используйте для этого стандарт контроля документов – программу «Скан-Архив».

Автоматизируя документооборот с помощью «Скан-Архива», можно:

  • Контролировать весь поток входящих и исходящих документов

    При печати на каждый документ наносится уникальный штрихкод. Входящие документы распознаются по форме и реквизитам. Вернувшиеся в бухгалтерию документы система автоматически распознает и прикрепляет к карточке в базе «1С»

  • Всегда точно знать, где находится бумажный оригинал документа

    Вы можете указать путь к бумажному документу при наличии нескольких архивов. А при наличии нескольких филиалов, – подразделение, где хранится оригинал.

  • Вносить документы потоком – через потоковый сканер

    При загрузке документов «Скан-Архив» автоматически распознает и сортирует документы по типу и реквизитам контрагентов.

Это только часть функций программы «Скан-Архив». Хотите узнать больше?


При заказе «Скан-Архива» до 31 августа вы получаете дополнительный функционал для программы бесплатно

В программе «1С» можно будет формировать новый функциональный отчет. С ним вы сможете отслеживать каждый документ, который нужно вернуть от конкретного контрагента, в режиме онлайн.

Отчет покажет цветом, в наличии ли документ от конкретного контрагента или отсутствует. В отличие от отчета в базовой комплектации, отчет позволяет прописать набор документов, который требуется получить от конкретного контрагента. После этого вы можете проверять с каждыми полученными документами, какие «долги» остались у контрагента и укладывается ли он в срок их возврата. Индикация по цветам покажет, все ли документы сданы вовремя – такие комплекты будут подчеркнуты зеленым, вот-вот опоздают – желтым, или не сданы, а срок уже прошел – красным.

Запуская такой отчет регулярно, вы сможете предотвращать проблемы невозврата от контрагентов и планировать работу менеджеров.


Вот так мы контролируем всю первичку в организации Смотреть

Рейтинг статьи:

4.9

(на основе 11 голосов)

Скан-копии: секретный рецепт эффективной работы бухгалтера

Читать

Внедрение электронного архива

Читать

Улучшение работы с документами через штрихкодирование

Читать

Нет первички: какие последствия ждут организацию и как «Скан-Архив» позволит вести учет быстрее и качественнее

Читать

Как вносить входящие документы с помощью «Скан-Архива»

Читать

Утилизация архивных документов: как сделать правильно?

Читать

Товарная накладная: что это и как с этим работать?

Читать

Что делать, если нужно переходить на ЭДО, а контрагенты не хотят?

Читать

Как легко справиться с горой бумаг перед проверкой: советы для крупных компаний

Читать

Как быстро пройти налоговую проверку, если подготовка к ней занимает несколько дней?

Читать

Возврат к списку