Распознавание первичных документов в «1С»:кому нужно, как сделать и почему полезно

В крупных компаниях бухгалтерия ежедневно обрабатывает огромный поток документов — счета-фактуры, накладные, акты и другие бумаги, которые нужно ввести в систему, проверить на ошибки и учесть в учете. 

Иногда этот процесс превращается в настоящий кошмар — много работы, время уходит на проверки и исправления, а ошибки могут привести к штрафам и проблемам с налоговыми органами. Можно ли это как-то можно упростить?

Сегодня есть решение — автоматизация распознавания документов в «1С». Система сама прочитает информацию из документов и передаст ее в программу, что избавит от ручной работы.

В этой статье расскажем, как это работает и почему это полезно для бухгалтеров и руководителей крупных компаний.

Что такое распознавание первичных документов

Распознавание первичных документов — это технология, которая позволяет программе автоматически извлекать важную информацию из документов и обрабатывать ее. Для этого используются технологии, такие как оптическое распознавание символов (OCR) и машинное обучение.

Как это работает?

1. Распознавание реквизитов. Система анализирует документ и извлекает из него важные данные: название контрагента, номера счетов, накладных и другие важные реквизиты.
2. Определение контрагентов. Программа распознает информацию о контрагенте (например, название компании, ИНН) и автоматически сопоставляет ее с записями в базе данных, чтобы избежать ошибок.
3. Обработка дат. Система извлекает и правильно форматирует даты, указанные в документах, чтобы автоматически установить сроки для платежей или других обязательств.
4. Выявление сумм. Система автоматически находит суммы в документах (в разных валютах) и правильно вносит их в учетную систему.

Как это помогает бухгалтерии с «1С»

Когда поступает документ, система автоматически сканирует и распознает данные. Это значит, что бухгалтерии не нужно вручную вводить информацию из каждого документа. Все данные проверяются на соответствие стандартам и автоматически сохраняются в базе данных «1С». Таким образом:

• Экономится время на ввод данных.
• Снижается вероятность ошибок, так как программа делает все за вас.
• Упрощается поиск и управление документами, так как все хранится в системе и доступно для дальнейшего анализа.

С помощью распознавания документов бухгалтерия может сосредоточиться на более важных задачах — например, на анализе финансовых данных и принятии стратегических решений, а не на рутинном вводе информации.

Сравнение ручного ввода и автоматического распознавания документов

Правильность обработки первичных документов критична для соблюдения законодательства и избегания штрафов. При этом традиционный способ — ручной ввод данных — требует много времени и усилий, а также увеличивает риск ошибок.

В отличие от него, автоматическое распознавание документов значительно упрощает процесс. Давайте сравним эти два подхода.

Экономия времени на ввод данных

• Ручной ввод. Каждый документ требует тщательной проверки и внесения данных вручную, что занимает много времени. Бухгалтерам приходится работать с каждым документом по очереди.
• Распознавание документов. В отличие от ручного ввода, распознавание документов автоматически извлекает все данные и сразу вносит их в систему «1С», что ускоряет обработку и снижает нагрузку на сотрудников.

Снижение числа ошибок

• Ручной ввод. Человеческий фактор всегда связан с риском ошибок — могут быть опечатки, забытые данные или некорректные записи. Это увеличивает шанс появления ошибок в отчетности.
• Распознавание документов. Система распознавания точно и автоматически извлекает данные, что значительно снижает количество ошибок, связанных с вводом информации вручную.

Ускорение обработки документов

• Ручной ввод. При ручном вводе документов процесс затягивается, так как нужно вручную сверять и искать нужные документы.
• Распознавание документов. В отличие от ручной работы, автоматическое распознавание позволяет быстро находить и отслеживать документы, ускоряя весь рабочий процесс.

Соответствие нормативным требованиям

• Ручной ввод. Ручная проверка реквизитов может быть не столь точной, и иногда важно проверять каждое поле вручную, что увеличивает риск пропуска важных данных.
• Распознавание документов. Автоматическая проверка реквизитов и их форматирование в соответствии с нормативными требованиями позволяют гарантировать, что все данные соответствуют стандартам.

Как работает модуль распознавания в «1С»

Это инструмент, который помогает автоматизировать работу с первичными документами и упростить их учет.

Он использует технологии распознавания текста (OCR), что позволяет значительно ускорить процесс и уменьшить количество рутинной работы.

Основные функции модуля

1. Автоматическое извлечение данных

   Модуль позволяет автоматически извлекать важную информацию из различных документов (счета-фактуры, накладные, акты и другие).

   Какие данные он может извлечь?

   • Дата документа: система автоматически определяет дату по формату.
   • Реквизиты контрагентов: распознает ИНН, название компании и контактные данные.
   • Суммы и валюты: извлекает информацию о суммах и валюте.
   • Номер документа: распознает уникальные номера для учета и отслеживания.

   Эта функция ускоряет обработку документов, уменьшает количество ошибок и помогает бухгалтерии работать быстрее.

2. Проверка и сопоставление данных с учетной системой

   После того как данные извлечены, система автоматически сверяет их с уже существующими записями в базе данных «1С». Что сюда входит?

   • Сопоставление контрагентов: проверка, что данные о контрагенте совпадают с записями в базе.
   • Проверка сумм: автоматическая проверка сумм и их соответствие данным в системе.
   • Проверка реквизитов: система сверяет реквизиты документа с установленными шаблонами и стандартами.

   Это позволяет обеспечить точность данных и избежать ошибок.

3. Автоматическая классификация и архивирование

   Модуль также поддерживает автоматическое классифицирование и архивирование документов. Это значит, что система автоматически определяет тип документа (например, счет-фактура или накладная) и сохраняет его в нужном разделе.

   Кроме того, она упорядочивает документы по датам или категориям, что упрощает их поиск и хранение.

   Архивирование документов также помогает защитить данные от потери или повреждения.

Преимущества модуля

• Сокращение времени: автоматическое извлечение данных позволяет быстро обрабатывать документы.
• Снижение ошибок: система точно распознает информацию, что снижает риск ошибок.
• Упрощение поиска и организации: автоматическое архивирование и классификация помогают быстро найти нужные документы.

Модуль распознавания в «1С» значительно упрощает работу бухгалтерии, ускоряет обработку документов и позволяет снизить вероятность ошибок, а также помогает поддерживать точность учета.

Как это работает на практике

Давайте представим, как внедрение системы для распознавания документов может улучшить работу компании. Например, с таким инструментом, как «Скан-Архив», вам больше не нужно будет искать нужный документ в огромных бумажных стопках. Все, что нужно, — это просто зайти в базу «1С» и найти нужный документ по штрих-коду, контрагенту, дате или другим параметрам.

С помощью такого решения можно легко отслеживать, какие документы уже вернулись от контрагентов, а какие еще нет. Специальные отчеты покажут, какие документы отсутствуют в архиве. Это позволяет быть уверенным, что все на месте и ничего не потерялось.

Если вам нужно подготовить документы для проверки или предоставить пояснения, система поможет это сделать быстро. А если поступил запрос на документы от конкретного контрагента за определенный период, их можно выгрузить за секунды в нужном формате.

Перевод всех документов в электронный архив не только упрощает поиск, но и позволяет сэкономить на аренде места для хранения бумажных документов. Вам не нужно беспокоиться о поддержании доступа к старым папкам, а все документы всегда под рукой в цифровом формате.

Такое решение помогает быстрее и проще работать с документами, устраняя рутинные задачи и снижая риски ошибок.

Как это работает на практике: кейсы внедрения

Мы рассказали, как автоматизация документооборота помогает в теории. Теперь посмотрим, как это работает в реальных компаниях.

Кейс 1: Строительная компания

В строительстве время — это деньги, и каждый день на счету. Когда в компании несколько объектов одновременно, бухгалтерия играет ключевую роль: от нее зависит, успеют ли оплатить материалы, подписать акты и закрыть объекты.

Каждый день приходят сотни документов: счета, накладные, акты, договора, которые нужно быстро учесть и внести в систему. Когда это делается вручную, начинаются проблемы: теряются бумаги, появляется куча ошибок и сроки срываются.

До внедрения. Компания росла, количество проектов увеличивалось, а вот документооборот оставался по старинке. Бумажные акты, счета по почте, договоры на флешке — нужный документ нужно было искать по разным каналам.

Бухгалтеры тратили время на поиск, а не на обработку документов. Были задержки с платежами, а ошибки в системе приводили к возвратам платежей и новым проблемам.

Что изменилось после внедрения. В компанию внедрили сервис «Скан-Архив». Теперь все документы сканируются, распознаются и автоматически загружаются в «1С». Бухгалтерам больше не нужно искать документы вручную — все можно найти за секунды.

Ошибок почти не осталось, потому что система проверяет все данные. Вся информация о документах хранится в цифровом архиве, а доступ к ним имеют все нужные сотрудники — от бухгалтерии до проектного офиса.

Результат. Обработка документов ускорилась в 3 раза, количество ошибок снизилось до минимума, а сотрудники стали больше времени уделять аналитике и управлению процессами, а не рутинной работе.

Кейс 2: Компания «Энерго»

Компания «Торговый дом «Энерго» — крупный дистрибьютор с большим документооборотом — обрабатывает около 350 000 документов в год. Раньше бухгалтерия тратила много времени на поиск и обработку бумажных документов, что затрудняло работу и замедляло процессы.

До внедрения. В бухгалтерии приходилось долго искать документы в бумажных архивах. Для налоговых проверок это занимало несколько часов.

Что изменилось после внедрения. С внедрением «Скан-Архива» весь документооборот теперь полностью оцифрован. Документы распознаются и сразу прикрепляются в систему «1С». В день система обрабатывает до 2000 документов, которые можно найти за несколько минут.

Результат. Время на обработку документов и подготовку к налоговым проверкам сократилось в разы, а бухгалтерия получила возможность работать быстрее и эффективнее, без задержек.

Альтернатива «Скан-Архиву»: подходит ли вам решение «1С:РПД»

Когда речь идет о распознавании и обработке первичных документов, существует несколько решений, каждое из которых подойдет для разных типов бизнеса. Одним из таких решений является «1С:Распознавание первичных документов», которое может быть хорошей альтернативой более комплексному инструменту «Скан-Архив».

Но подходит ли оно именно вам? Давайте разберемся.

«1С:Распознавание первичных документов» — что это и кому подходит?

Если у вашей компании объем документов небольшой (до 10 000 в год), тогда «1С:Распознавание первичных документов» станет отличным вариантом для быстрого и простого решения задачи.

Этот сервис идеально подходит для компаний с небольшим документооборотом, где не нужно много дополнительных функций. Все, что вам нужно сделать — это подключить дополнительный функционал к вашей уже работающей базе «1С».

Система автоматически распознает сканы и фотографии документов, а также позволяет работать с множеством форматов файлов: от pdf до xls. Если вам достаточно базового функционала, без сложной настройки и дополнительных возможностей, то решение 1С будет достаточно эффективным.

«Скан-Архив»: когда это лучшее решение для вашего бизнеса

Если же ваша компания сталкивается с большим количеством документов (более 10 000 в год), где важно не только распознавание, но и полный контроль за документооборотом, вам будет полезно решение «Скан-Архив». Эта программа предоставляет больше возможностей для работы с документами, чем просто распознавание.

«Скан-Архив» не только позволяет распознавать документы, но и контролировать их возврат, архивировать, и быстро искать в базе. В отличие от «1С:РПД», «Скан-Архив» поможет вам не только распознавать документы, но и будет удобен для крупных компаний, которые часто обрабатывают документы с высокой частотой.

Как выбрать между «Скан-Архивом» и «1С:Распознавание первичных документов»

Предлагаем наглядную табличку