Регистрация входящих документов в «1С»: перестаньте искать иголку в стоге сена

Понедельник, 9:30. Вы приходите на работу и обнаруживаете, что договор с поставщиком пропал. Его нет в папке, нет на столе, никто не знает, где он. Вы тратите час на поиски, перерываете весь кабинет. Потом выясняется, что сканы остались на флешке у менеджера, который сегодня в отпуске. А оригинал, судя по всему, забрал курьер и не вернул.

Контрагент звонит и требует подпись. Бухгалтерия не может закрыть месяц без акта выполненных работ. Налоговая прислала требование, и сроки горят. Знакомая ситуация? Если да, то эта статья для вас.

Мы разберем, как правильно настроить регистрацию входящих документов в «1С», чтобы больше никогда не тратить время на поиски бумаг.

Почему отсутствие системы всегда приводит к проблемам

В любой компании рано или поздно наступает момент, когда хаос с документами становится критичным. Налоговая проверка, увольнение бухгалтера или внезапный аудит — и выясняется, что порядка нет.

Обычно все происходит так: менеджер получил накладную, хотел отсканировать, но забыл. Секретарь положила документ в стопку на подпись, а его случайно выбросили. Бухгалтер ждет оригинал уже две недели, но никто не может сказать, у кого он. В результате каждый ищет бумаги вслепую, перекладывая ответственность друг на друга.

Мы сталкивались с компаниями, где поиск одного акта занимал полдня. Сотрудник бросал все текущие задачи, обзванивал коллег, лазил по шкафам и в итоге находил документ в соседнем отделе, куда его случайно занесли три месяца назад. Такая неразбериха стоит бизнесу денег. Каждый час, потраченный на поиски вместо работы, — это убытки.

Риски, о которых вы узнаете слишком поздно

Если документы хранятся как попало, компания постоянно рискует. Самое опасное — налоговые последствия. Представьте: приходит требование из ФНС предоставить счет-фактуру за прошлый год. У вас есть три дня. Если вы не найдете бумагу или не сможете подтвердить расходы, налоговая доначислит налог, выпишет штраф и пени.

Потеря одного документа может обернуться суммой в сотни тысяч рублей. И это не говоря про суды с контрагентами, когда вы не можете доказать, что товар поставлен, а услуги оказаны. Счета, акты, накладные — это не просто бумажки, а деньги компании. Когда они теряются, деньги уходят из бизнеса.

Еще одна проблема — проверка контрагентов. Если вы не можете быстро найти договор или дополнительное соглашение, переговоры затягиваются, партнеры теряют доверие. В крупных сделках это может стоить контракта.

Как должна работать регистрация входящих документов в «1С»

Многие думают, что если они занесли документ в базу, то проблема решена. Но на практике часто бывает иначе. В базе есть запись, а самого файла нет. Или скан прикреплен, но оригинал где-то потерялся. Или документ зарегистрирован, но подпись на нем поставили неправильно, и теперь он недействителен.

Правильная система учета должна отвечать на три вопроса в любой момент времени:

1. Есть ли скан документа в электронном виде?

2. Где сейчас находится бумажный оригинал?

3. Кто и когда его забирал?

Без ответов на эти вопросы контроля нет. Есть только иллюзия порядка, которая рушится при первой же проверке.

Адресное хранение: как перестать терять оригиналы

Чтобы навести порядок, нужно привязать каждый бумажный документ к конкретному месту. Это называется адресным хранением. В программе «1С» можно настроить справочник мест хранения: город, офис, комната, стеллаж, полка, коробка, папка. Чем точнее указан адрес, тем быстрее вы найдете оригинал.

Например, вы создаете реестр документов, передаваемых в архив. Указываете дату передачи, срок хранения и конкретное место на стеллаже. Если потом документ временно изымают, вы фиксируете это в системе: такой-то документ забрал Иванов, вернет через три дня. Теперь не нужно звонить всем подряд — вы точно знаете, у кого бумага.

Когда срок хранения истекает, программа сама подскажет, какие реестры можно уничтожить. Это освобождает место и избавляет от хранения мусора, который только пылится на полках.

Сканирование и привязка к базе: как это работает

Мало знать, где лежит бумага. Нужно еще иметь быстрый доступ к информации. Для этого все входящие документы сканируют и прикрепляют к нужным объектам в «1С». Процесс может быть разным.

В версии Стандарт обработка чаще ручная. Оператор берет пачку бумаг, сканирует и вручную выбирает в программе, к какому договору или счету прикрепить файл. Чтобы ускорить процесс, используют фильтры по датам, контрагентам и видам документов. Если на бумаге есть штрихкод, его сканируют, и привязка происходит быстрее.

В версии ПРОФ процесс автоматизирован. Оператор просто складывает документы в сканер и сохраняет файлы в папку. Программа сама следит за этой папкой, распознает документы по штрихкоду или ключевым реквизитам и прикрепляет их к нужным записям в базе. Оператору остается только нажать кнопку распознавания и проверить результат.

Это экономит часы работы каждый день. Особенно когда через вас проходит сотня документов ежедневно.

Кто должен заниматься загрузкой

Частая ошибка — поручать сканирование всем подряд. Секретарь сканирует одно, бухгалтер другое, менеджер третье. В итоге одни и те же документы дублируются, а другие теряются навсегда. Возникает путаница, кто что загрузил и в какую папку.

Правильнее назначить одного ответственного оператора. Этот человек принимает все бумаги, проверяет комплектность, сканирует и загружает в «1С». Только один сотрудник отвечает за то, чтобы каждый документ оказался в системе. Тогда не бывает ситуаций, когда все думают, что кто-то другой прикрепил файл, а на деле его никто не загружал.

Простые правила для ускорения работы

Опыт показывает, что скорость загрузки напрямую зависит от того, как подготовлены документы. Несколько рекомендаций помогут ускорить процесс в разы.

Во-первых, не используйте степлер. Когда документы скреплены скобами, оператору приходится тратить время на раскрепление, а потом заново собирать листы. Это убивает время. Вместо степлера используйте обычные скрепки или вообще не скрепляйте бумаги перед сканированием.

Во-вторых, сразу отмечайте на документе или в сопроводительной записке, где должен храниться оригинал. Это избавит от вопросов при передаче в архив.

В-третьих, если документ требует подписи нескольких человек, продумайте маршрут движения бумаги заранее. Чтобы она не ходила по кругу неделями.

Что дает автоматизация бизнесу

Внедрение системы учета документов приносит конкретные результаты, которые легко посчитать в деньгах.

• Первое — экономия времени сотрудников. Бухгалтер перестает быть архивариусом и занимается своей прямой работой. Менеджеры не отвлекаются на поиски бумаг. Оператор тратит на загрузку в три раза меньше времени.

• Второе — снижение ошибок. Когда документы прикрепляются автоматически, исключается человеческий фактор. Не бывает ситуаций, что акт прикрепили к чужому договору или забыли загрузить счет.

• Третье — прозрачность для руководства. В любой момент можно открыть отчет и увидеть, все ли документы на месте, нет ли просрочек по возврату оригиналов, не истекают ли сроки хранения.

• Четвертое — спокойствие при проверках. Налоговая требует документы — вы за минуту находите все сканы и знаете, где лежат оригиналы. Никакой паники, никаких авралов. Просто работающая система.

Автоматизация как основа порядка

Сегодня невозможно эффективно работать без автоматизации. Даже если вы храните оригиналы в идеальном порядке, без сканов вы будете тратить время на поездки в архив или просьбы принести бумагу.

Работа в «1С» версии 8 решает эту проблему. Любой документ доступен за пару кликов. Не нужно вставать из-за стола. Не нужно ждать, пока курьер привезет папку. Просто открываете карточку документа и смотрите скан.

Кроме того, автоматизация позволяет быстро готовить пакеты документов для контрагентов или проверяющих. Выбираете нужные файлы, выгружаете одной папкой и отправляете. Никакого ксерокса, никакой почты.

И главное — это защита от потери. Если сгорел офис или случился потоп, сканы останутся в целости. Бизнес не лишится подтверждающих документов и сможет доказать свои расходы даже при утрате оригиналов.

Распознавание и загрузка сканов в «1С» — это решение

Когда приходит требование из налоговой, первым делом нужно убедиться, что все документы вернулись от контрагентов и лежат в архиве. Если используется архив в «1С», задача решается за пару минут – достаточно установить программу «Скан-Архив» .

Не нужно вручную выгружать файлы и сверяться с таблицами. Открываете отчет, выбираете контрагентов, типы документов и период. Система показывает, какие документы в архиве, а какие нет.

В отчете видно, по каким документам прошло распознавание, а по каким нет. Программа подсвечивает проблемные места: где не хватает скана, где отсутствует усиленная подпись или печать, где нет доверенности. Вы сразу видите, что нужно дозапросить у контрагентов.

Как распознавание помогает при подготовке к проверке

Любая проверка — плановая или внезапная — не вызывает паники, если вы заранее провели контроль. Отчет позволяет быстро проверить, какие документы уже в архиве, а какие нужно срочно запросить.

Вы видите, все ли документы вернулись в срок, все ли подписи на месте. Подготовка к проверке занимает минуты, а не дни. Выбираете период, нажимаете кнопку выполнения — и программа показывает все операции с документами за этот период.

Преимущества хранения сканов в «1С»

• Контроль возврата документов. Все в одном месте. Не нужно обзванивать сотрудников и выяснять, у кого оригинал. Система фиксирует, кто взял документ, когда взял и когда должен вернуть.

• Подготовка к проверке. Быстро проверяете, какие документы в архиве, какие нужно дозапросить у контрагентов. Никакой ручной сверки.

• Эффективность. Автоматический процесс экономит время. Бухгалтер занимается учетом, а не поиском бумаг.

Загрузка сканов в «1С»: как правильно

Процесс загрузки должен быть системным, чтобы избежать путаницы и потери времени. Рассказываем, как организовать работу если у вас есть «1С» и «Скан-Архив».

Что нужно для работы

• База »1С». Это основа всей системы.

• Потоковый сканер. Для быстрого сканирования пачек документов.

• Место хранения сканов. Важно: сканы не хранятся в базе »1С», иначе система зависнет от объема. Файлы лежат отдельно, но доступны прямо из карточек документов.

Кто занимается загрузкой

Должен быть один ответственный человек — оператор «Скан-Архива». Только один. Если загрузкой занимаются несколько человек, начинается хаос. Одни документы сканируют по три раза, другие теряются. Один оператор гарантирует порядок.

Версия Стандарт

В версии Стандарт механизм заточен под исходящие документы с штрихкодом. Для входящих это не подходит. Но можно прикреплять документы вручную через фильтры по видам и реквизитам. Это проще, чем полное отсутствие системы.

Версия ПРОФ

В ПРОФ процесс автоматизирован. Вы сканируете документы и кладете файлы в папку. В «Скан-Архиве» указываете путь к этой папке. Программа сама распознает документы по штрихкоду и прикрепляет к нужным объектам в базе «1С». Система считывает реквизиты и привязывает файлы к карточкам документов. Оператор только проверяет результат.

Преимущества ПРОФ

• Экономия времени. Когда документооборот большой, это главный ресурс. ПРОФ ускоряет обработку в разы.

• Устранение человеческого фактора. Один оператор исключает дубли и потери.

• Автоматизация. Распознавание и привязка к карточкам в «1С» происходят автоматически. Никакого ручного поиска.

Как контролировать возврат оригиналов

Частая проблема — сотрудники берут документы и не возвращают. Месяцами лежат на столах, а потом теряются. «Скан-Архив» фиксирует выдачу. Оператор вносит в систему: кто взял, когда взял, когда должен вернуть. Программа автоматически напоминает о просрочках. Если документ не вернули вовремя, он подсвечивается в отчете. Руководитель в любой момент видит, у кого какие документы и кто нарушает сроки.

Что с исходящими документами

Исходящие документы тоже требуют контроля. Отправили договор контрагенту — нужно знать, вернулся ли он с подписью. «Скан-Архив» отслеживает статус каждого исходящего документа. Если подпись не получена в срок, система сигнализирует. Вы вовремя напоминаете контрагенту, а не ждете неделями.

Усиленная подпись и электронный документооборот

Если компания работает с электронными документами, нужна усиленная подпись. Но даже при переходе на ЭДО бумажные оригиналы никуда не исчезают. Многие контрагенты продолжают работать по старинке. «Скан-Архив» одинаково удобен и для бумаги, и для электронных копий. Все хранится в одном месте, с едиными правилами учета.

Сроки хранения и уничтожение

У каждого документа есть срок хранения. Налоговые — четыре года, бухгалтерские — пять, кадровые — до пятидесяти. «Скан-Архив» автоматически отслеживает эти сроки. Когда время подходит к концу, программа напоминает, что документ можно отправить в архив или уничтожить. Это освобождает место и избавляет от хранения макулатуры.А

Если срок хранения истек, проводится экспертиза ценности. Убедились, что документ больше не нужен, — уничтожили. В программе фиксируется факт уничтожения, чтобы при проверке не искать то, чего уже нет.

Как организовать архив

Нельзя просто складывать документы в коробки и ставить в угол. Нужна система. Определите перечень документов для хранения. Разделите на активные и архивные. Активные должны быть под рукой, архивные можно убрать подальше.

Для бумажного архива выделите помещение или стеллажи с четкой маркировкой. Каждая коробка, каждая папка подписаны и занесены в реестр. Адресное хранение в «1С» привязывает каждый оригинал к конкретному месту: город, офис, комната, стеллаж, полка. Найти бумагу можно за минуту, а не за день.

Что делать прямо сейчас

Если вы узнали свои проблемы в этой статье, значит, пора что-то менять. Начните с малого: проанализируйте, сколько времени ваши сотрудники тратят на поиск документов каждую неделю. Посчитайте, сколько это стоит в деньгах. Скорее всего, сумма окажется внушительной.

Следующий шаг — внедрение системы учета. Программа «Скан-Архив» создана именно для решения этих задач. Она интегрируется с «1С» 8, автоматизирует загрузку сканов, контролирует возврат оригиналов и управляет сроками хранения.

Вам не нужно менять привычные процессы. Все работает внутри знакомой базы. Бухгалтеры продолжают работать в «1С» 8, но получают новые возможности: видят, прикреплен ли скан, знают, где лежит оригинал, и могут быстро подготовить любой отчет.