Главная

Минфин разрешил использовать сканы, если нет оригинала

Весной, пока повсюду царили кризис и пандемия, Минфин РФ внезапно сжалился над бухгалтерами и выпустил письма, которые могут значительно упростить работу с первичкой. Согласно разъяснениям Минфина, теперь к учету можно принимать скан-образы первичных документов.

Что читать: Письмо Минфина РФ от 22.04.2020 № 03-01-10/32570, Письмо Минфина РФ от 13.05.2020 № 03-03-07/38785.

О чем говорится в письмах: если у вас пока нет возможности получить оригиналы, то расходы можно учесть по сканам первичных документов.

Это было вызвано тем, что из-за пандемии COVID-19 бухгалтеры не могли оперативно получать от контрагентов бумажную первичку.

Как было раньше: сканы не считались, а кроме бумажных оригиналов затраты можно было подтверждать только электронными документами с цифровой подписью (письмо Минфина от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882). Это значит, что если у вас нет ЭДО (электронного документооборота), то «удаленно» обменяться документами затруднительно. Поэтому в новых условиях Минфин решил, что закон не запрещает признавать расходы по скан-образам первичных документов.

Большое «НО»: согласно письмам, использовать сканы для целей бухучета можно в исключительных случаях. Что определяет случай как исключительный, никто не уточнил. Можно предположить, что речь идет о разных ситуациях, когда у компании и контрагента не получается обменяться подлинниками документов. Например, из-за введенных из-за ограничениях в условиях пандемии. Но и в этом случае лучше подготовить для проверяющих доказательства того, что оформить оригиналы по всем правилам и в срок в вашем случае было невозможно.

Важное примечание: прежде чем отражать сведения на основе скан-копий, нужно оформить приказ за подписью руководителя. В приказе укажите, что принимаете для учета скан-образы первичных документов. Учетную политику тоже следует дополнить данной информацией.

С контрагентом тоже желательно письменно подтвердить условия работы со сканами и все равно закрепить передачу оригиналов при первой возможности. Пандемия-пандемией, а расходы по-прежнему подтверждает первичка на бумажном носителе или электронная с цифровой подписью.

Не забывайте, что отсутствие первичных документов считается грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету и правил учета доходов и расходов. За это налоговики штрафуют на сумму до 10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП, ст. 120 НК).

Как хранить сканы: для того, чтобы собирать скан-копии документов в единый упорядоченный архив, а также отслеживать, получены ли к ним оригиналы, разработана программа «Скан-Архив». «Скан-Архив» упрощает работу со скан-копиями документами (они прикрепляются к базе «1С», при этом не утяжеляя саму базу) и контроль возврата документов от контрагентов.

Держите первичку под контролем с программой «Скан-Архив»

Вот так мы контролируем всю первичку в организации Смотреть

Рейтинг статьи:

4.9

(на основе 11 голосов)

Скан-копии: секретный рецепт эффективной работы бухгалтера

Читать

Внедрение электронного архива

Читать

Улучшение работы с документами через штрихкодирование

Читать

Нет первички: какие последствия ждут организацию и как «Скан-Архив» позволит вести учет быстрее и качественнее

Читать

Как вносить входящие документы с помощью «Скан-Архива»

Читать

Утилизация архивных документов: как сделать правильно?

Читать

Товарная накладная: что это и как с этим работать?

Читать

Что делать, если нужно переходить на ЭДО, а контрагенты не хотят?

Читать

Как легко справиться с горой бумаг перед проверкой: советы для крупных компаний

Читать

Как быстро пройти налоговую проверку, если подготовка к ней занимает несколько дней?

Читать

Возврат к списку