В статье пойдет речь не о стандартном функционале для создания штрихкодов, который, например, встроен в «1С:Управление торговлей». Мы расскажем об удобном способе контроле документов с помощью штрихкодов и как с помощью программы упорядочить документооборот.
Как вы обычно отслеживаете, вернулись ли документы от контрагента?
У каждого бухгалтера может быть своя система: кто-то ведет реестр в Excel, кто-то использует бумажные записи, а кто-то храбро дожидается запроса от налоговой, чтобы начать судорожно запрашивать документы обратно от контрагентов.
Есть и другой способ.
Представьте, что каждый документ, созданный в «1С» и напечатанный для того, чтобы отправиться на подпись к контрагенту, помечается штрихкодом. Как только бумажный документ вернулся, достаточно считать штрихкод, чтобы программа нашла документ в базе и прикрепила его к базе. Теперь документ в базе и скан документа связаны – бумажный документ можно убрать подальше в архив, а при запросе налоговой сразу отправлять скан, просто вбив его реквизиты в программе.
При этом в списке документов можно видеть, какие сканы уже прикреплены в программе, а какие – нет, а значит, их нужно запросить у контрагента.
Программа для штрихкодирования документов в «1С»
Подобного встроенного функционала в типовой конфигурации «1С» нет, однако есть решение, которое можно установить в программу «1С» – будь то «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей 8» или «1С:ERP» – или использовать как внешнюю обработку. Программа «Скан-Архив» поможет контролировать документы через штрихкоды или будет распознавать их по реквизитам (так в электронный архив можно будет внести документы, созданные до установки «Скан-Архива»).
Как работает штрихкодирование в «1С»
После установки «Скан-Архива» штрихкодирование начинает работать автоматически. Каждый документ при печати автоматически помечается штрихкодом. Когда он вернется к вам от контрагента и вы отсканируете его, «Скан-Архив» распознает свой штрихкод и мгновенно прикрепит скан-копию к нужному документу в базе.
Эта функция доступна во всех версиях программы «Скан-Архив». Пример документа, на который при печати из «1С» добавлен штрихкод:
Смотрите подробнее на видео, как работает штрихкодирование в «1С».
