Компания «СервисЭкспо» на протяжении 16 лет осуществляет оптовые поставки импортной мясной продукции – свинины, говядины, птицы. И напрямую сотрудничает с производителями из Бразилии, Аргентины, Парагвая и других стран.
Еще в 2014 году компания «СервисЭкспо» приняла решение об организации электронного архива документов, тогда из спектра предложенных на рынке решений специалисты выбрали программу «Скан-Архив», разработанную «Гэндальф».
Но только в 2018 году программа была внедрена и начала активно использоваться. Ранее при встречных налоговых проверках сотрудники бухгалтерии тратили время сначала на штудирование реестров Excel на наличие бумажных документов, а после на поиск их оригиналов в большом архиве компании.
Теперь бухгалтеры имеют доступ к упорядоченному электронному архиву в базе «1С:Предприятия 8». И лишь один из них работает напрямую со «Скан-Архивом», переводя бумажные документы в скан-копии при получении. Далее «Скан-Архив» распознает реквизиты или штрих-коды и прикрепляет эти копии к «1С».
Благодаря «Скан-Архиву» трудозатраты на подготовку к проверкам сократились минимум в 2 раза. Сотрудники могут отслеживать, все ли документы вернулись от контрагентов и были внесены в архив. Невозвращенные документы автоматически отмечаются в базе, что позволяет избежать спорных вопросов. Во время налоговой проверки нужный пакет документов можно выгрузить через кнопку «Экспорт».
|
Мнение заказчика «Сотрудники бухгалтерии больше не ищут документы в реестрах Excel, а их отсутствие не становится сюрпризом. Раньше больше всего «мороки» было с договорами. Сейчас все документы собираются, хранятся и контролируются в «Скан-Архиве», который отлично работает. Мы отсканировали и перенесли туда документацию за 2018 год. Получили уверенность, что в документах полный порядок. Знаем, что ничто не потеряется! И бухгалтерия вовремя предоставляет документы в налоговую, а также оперативно отвечает на вопросы руководства компании». |
