Сканируй, чтобы не потерять: как не запутаться в первичке с помощью современного ПО

Всем знакома ситуация, когда после каждого рабочего дня на столе бухгалтеров лежит стопка документов, которые завтра нужно будет куда-то отправить, проверить, подписать или вернуть. С этим постоянно приходится работать, а если при этом что-то теряется или не вовремя возвращается, можно не только потерять время, но и серьезно подставить себя и компанию. Особенно если в конце месяца нужно сдавать отчетность или вовремя оплачивать счета, а нужные бумаги у кого-то «застряли».

Ну что, не правда ли, знакомо? Когда же в последний раз вы переживали, что не можете найти нужную накладную или акт? Или когда искали чек, который только что держали в руках, но его уже нет? Такие ситуации — это не просто неприятность, это настоящая головная боль, которая с каждым годом все сильнее.

Проблемы с бумажными документами: когда «классика» не спасает

Работа с бумажными документами — это, как правило, много времени, нервов и физического пространства. Вспомните хотя бы все те моменты, когда вы месяцами искали один документ, который «где-то там». И чем дольше работаете, тем больше их становится. Чек, акт, счет — их море, а еще и с возвратом!

Вот некоторые основные проблемы, которые знакомы каждому.

1. Трата времени и ресурсов. Чтобы контролировать поток документов, приходится ставить людей на бумажную обработку, проверку и возврат. Это как минимум затраты на рабочие часы, которые могли бы быть потрачены на более полезные задачи.
2. Риски потери и повреждения. Кто не помнит момент, когда документ «ушел в никуда» или был случайно порван? А если это еще и бумага с печатью или под подпись — тогда вообще паника. Такая ситуация может стоить дорого.
3. Отсутствие контроля и сложности с отслеживанием. Даже если у вас есть система для отслеживания возврата документов, то с бумажными носителями все эти процессы превращаются в сплошной хаос. Как только один акт или накладная теряются, все становится «провалом». Кто вернул, кто не вернул, кто где оставил — все это превращается в вехи нескончаемой гонки за документацией.

Как программа «Скан-Архив» решает все проблемы

Звучит слишком хорошо, чтобы быть правдой? А вот и нет! Программа «Скан-Архив» — это реальный выход из ситуации, когда документы превращаются в бардак. Ведь с ней вы забудете о проблемах с возвратом и потерей бумажных материалов.

Что такое «Скан-Архив»?

Это система для автоматического сканирования, хранения и отслеживания всех документов в электронном формате. Вы больше не будете ломать голову, где найти нужный акт или накладную. Все — от чеков до счетов — будет аккуратно сохранено в единой базе и доступно по запросу.

Как это работает?

Сканируете документ — он сразу попадает в облачную систему и классифицируется. Все. Нет больше необходимости в переписке с коллегами: кто что вернул и когда. В программе можно легко отслеживать, кто взял документ, когда и когда он должен быть возвращен. Это контролирует автоматическая система и избавляет от ручной работы.

И самое главное — это сэкономит ваше время. Представьте, что вместо того, чтобы тратить часы на поиск одного документа в стопке, вы просто вводите его название в поисковой строке и получаете его в несколько секунд. Ну разве это не мечта?

Преимущества «Скан-Архив» для вашей работы

• Все документы в одном месте: забудьте о столах, забитых бумагами. Все хранится в удобном электронном архиве.
• Быстрый поиск: нужно что-то найти? Просто введите запрос, и нужный документ появится в два клика.
• Система отслеживания: легко контролировать, кто и когда забрал документ и когда он должен вернуться.
• Экономия времени и денег: вам не нужно больше тратить ресурсы на бумажную работу. Все можно сделать быстрее и без ошибок.
• Безопасность: данные защищены, и документы не могут быть утеряны или повреждены, как это случается с бумагами.

Как это работает в реальном бизнесе: примеры из кейсов

Но как это выглядит на практике? Когда мы говорим о внедрении системы сканирования документов, люди зачастую представляют себе сложный и дорогостоящий процесс. Но на деле все гораздо проще, чем кажется, и многие компании уже доказали это на практике.

Вот несколько примеров того, как переход на электронный архив с использованием «Скан-Архив» помог не только избавиться от бумажного беспорядка, но и значительно упростил процессы документооборота в реальных бизнесах.

«Хлеб Сабурово»: как автоматизация спасает от бумажной рутины

• О компании. «Хлеб Сабурово» — один из лидеров российского хлебопечения. В их ассортименте более 25 видов хлеба и хлебобулочных изделий. Компания имеет штат из 135 человек и производит около 785 тонн продукции ежемесячно.
• Проблема. Ежедневный документооборот компании насчитывает до 18 тысяч бумаг. Бухгалтерия тратила колоссальное количество времени на их обработку, что сказывалось на скорости работы и снижало общую продуктивность. Такой объем бумаг требовал автоматизации процессов для ускорения работы и сокращения трудозатрат.
• Решение. Внедрение системы «Скан-Архив» от ГЭНДАЛЬФ значительно улучшило процесс обработки первичных документов. С помощью программы специалисты просто сканируют бумажные копии, и «Скан-Архив» автоматически распознает данные и вносит их в «1С».

Результаты

• Внедрен скан-архив в систему «1С»
• Уменьшены трудозатраты на обработку документов
• Автоматизация позволила ускорить процесс решения спорных вопросов и повысить эффективность работы бухгалтерии

«Павлово-Посадский Гофрокомбинат»: оптимизация документооборота с помощью автоматизации

• О компании. «Павлово-Посадский Гофрокомбинат» — один из лидеров среди производителей гофрокартона и гофротары в России. Основанный в 2008 году, комбинат прошел большой путь, постоянно модернизируя производство, внедряя новые материалы и технологии. Сегодня его ежемесячный выпуск гофрокартона составляет 29,6 миллионов квадратных метров, а годовой объем достигает 900 миллионов квадратных метров.
• Проблема. Основной проблемой комбината был высокий объем первичной документации, требующий тщательного контроля за наличием оригиналов и копий. Важной задачей было сокращение времени на поиск документов и подготовку отчетов, что оставалось трудозатратным процессом.
• Решение. ГЭНДАЛЬФ предложила решение, полностью соответствующее потребностям «Павлово-Посадского Гофрокомбината». Простота интерфейса и интеграция с существующей системой учета позволили ускорить процесс документооборота. После внедрения и синхронизации с программой учета сотрудники бухгалтерии успешно внесли полный архив документов за 2020 год — более 24 000 экземпляров.

Результаты

• Полностью автоматизирован учет документооборота
• Сокращено время на поиск и обработку документов
• Специалисты предприятия самостоятельно управляют архивами, не прибегая к дополнительной помощи
• Внедрение позволило повысить скорость подготовки отчетности и улучшить контроль над документацией.

«Транзит-Ойл»: автоматизация документооборота для роста и удобства

• О компании. «Транзит-Ойл» — крупнейший оптово-розничный поставщик автотоваров в Татарстане, Чувашии и Самарской области. Компания является официальным дилером 17 известных брендов, включая ЛУКОЙЛ, MANN-FILTER, NGK, Motul, Coolstream и другие. В ассортименте компании более 6 800 наименований продукции, которая поставляется как оптовым клиентам (в том числе на АЗС и в сервисные центры), так и через розничные магазины и интернет-платформу. На момент 2019 года у «Транзит-Ойл» насчитывалось 3 600 активных клиентов.
• Проблема. Документооборот в компании — это действительно серьезная проблема. За полгода через бухгалтерию прошло более 35 000 документов. Бумажный архив за последние 5 лет хранения занимал около 30 м², что создавало дополнительные сложности в управлении и поиске информации. Такой объем документов требовал срочного решения для упрощения работы сотрудников и повышения эффективности бизнеса.
• Решение. Для оптимизации процессов компания выбрала решение от ГЭНДАЛЬФ. Система автоматизации документооборота позволила быстро создать электронные архивы и ускорить обработку первичной документации. Внедрение сканирования и автоматического распознавания данных обеспечило оперативную работу с документацией, исключив необходимость хранения и поиска бумажных копий.

Результаты

• Эффективно организован электронный архив
• Снижение трудозатрат на обработку и поиск документов
• Ускорение работы бухгалтерии и повышение общей производительности компании.

Почему стоит выбрать «Скан-Архив»?

Если вы думаете, что такие решения слишком сложны и дорогостоящи, то «Скан-Архив» разрушит эти мифы. Это простая и понятная программа, которую легко внедрить в любой офис. Да, она требует небольших первоначальных затрат, но эти затраты быстро окупятся благодаря повышению эффективности и уменьшению ошибок.

Если ваша компания еще не перешла на электронный документооборот — поверьте, это не будущее, это уже настоящее. Все, что нужно — это шаг в сторону «Скан-Архива», и вы навсегда забудете о потерянных документах, задержках и бумажном хаосе.