Упростить работу с документами первичного учета можно несколькими способами. Можно изменить бланки, объединить несколько документов в один, а от некоторых видов первичных документов можно отказаться совсем. Мы подготовили 9 советов, которые помогут вам сориентироваться в мире бесчисленных бумажных документов, и вот первые два из них.
Совет № 1. Не меняйте обязательные формы первичных документов
К обязательным формам документов мы отнесем следующие первичные документы:
- Кассовая книга (бланк по форме КО-4)
- Расходный кассовый ордер (бланк по форме КО-2)
- Приходный кассовый ордер (бланк по форме КО-1)
- Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (бланк по форме КО-5)
- Платежное поручение
- Платежная ведомость (бланк по форме Т-53)
- Расчетно-платежная ведомость (бланк по форме Т-49)
Эти формы утверждены уполномоченными ведомствами на основании федеральных законов. Как видим, в основном это платежные и кассовые документы.
Отказываться от форм этих документов или менять их на свое усмотрение – верный путь навлечь гнев налоговиков. Минфин РФ предупреждал об этом в 2013 г., когда унифицированные формы документов стали необязательными (Письмо Минфина РФ от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971). Формы кассовых бланков утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, форма платежного поручения – положением ЦБ РФ от 19.06.2012 № 383-П.
Все реквизиты этих документов обязательны. Если данных для заполнения какого-либо реквизита нет, нужно ставить прочерк. Исправлять ошибки в кассовых документах запрещено (п. 4.7 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Если возникла ошибка, нужно оформить новый документ.
Если документы этой группы отсутствуют в организации или в них допущены ошибки, ей грозят штрафы. Руководитель предприятия будет оштрафован на 5000 – 10 000 руб. согласно ст. 15.11 КоАП РФ.
Совет № 2. От этих документов можно вообще отказаться
Несмотря на неприкосновенность кассовых и платежных документов, есть девять форм кассовой отчетности, от которых можно отказаться вообще. Это связано с введением онлайн-касс с 2017 года.
К этим документам относятся:
- КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины»;
- КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
- КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
- КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
- КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста»;
- КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
- КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»;
- КМ-8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»;
- КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».
Данные, которые налоговая получали с помощью этих форм, полностью заменили фискальные данные с онлайн-касс, которые теперь сразу поступают в ФНС (Письмо Минфина РФ от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, доведенное до инспекций Письмом ФНС РФ от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059).
Еще больше советов – в следующей статье, где мы расскажем, какие первичные документы можно изменить или объединить в один документ.
