Многие организации сталкиваются с проблемой большого потока первичной документации. Ежедневно в базу поступает огромное количество бумаг, это отчеты (иногда по множеству страниц), счета, заявки и другие документы. Это очень сильно замедляет процесс их обработки, особенно если бухгалтерам приходится самостоятельно учитывать каждый документ.
В результате могут возникать ошибки, работа базы замедляется, важные документы теряются. Из-за того, что не получается отслеживать каждый документ автоматически, возникают дополнительные трудности для сотрудников, что может негативно сказаться на эффективности всей компании.
Упростить процесс работы с документами первичного учета в «1С», ввод документа и его распознавание можно несколькими способами. Можно проанализировать базу сервиса, изменить бланки, объединить несколько документов в один, а от некоторых видов первичных документов можно отказаться совсем. Мы подготовили 9 советов, которые помогут вам сориентироваться в мире бесчисленных бумажных документов и первичной документации, и вот первые два из них.
Совет № 1. Не меняйте обязательные формы первичных документов
К обязательным формам документов в «1С» мы отнесем следующие первичные документы:
- Кассовая книга (бланк по форме КО-4).
- Расходный кассовый ордер (бланк по форме КО-2).
- Приходный кассовый ордер (бланк по форме КО-1).
- Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (бланк по форме КО-5).
- Платежное поручение.
- Платежная ведомость (бланк по форме Т-53).
- Расчетно-платежная ведомость (бланк по форме Т-49).
Эти формы документации утверждены уполномоченными ведомствами на основании федеральных законов. Как видим, в основном это платежные и кассовые документы.
Отказываться от форм этих документов или менять их на свое усмотрение – верный путь навлечь гнев налоговиков. Минфин РФ предупреждал об этом в 2013 году, когда унифицированная форма документа стала необязательной (Письмо Минфина РФ от 28.02.2013 №03-03-06/1/5971). Формы кассовых бланков утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88, форма платежного поручения – положением ЦБ РФ от 19.06.2012 №383-П.
Все реквизиты этих документов обязательны. Если данных для заполнения какого-либо реквизита или счета нет, нужно ставить прочерк. Исправлять ошибки в кассовых документах в «1С» запрещено (п. 4.7 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У). Если возникла ошибка, нужно оформить новый документ.
Если документы этой группы отсутствуют в организации или в них допущены ошибки, ей грозят штрафы. Руководитель сервиса или предприятия будет оштрафован: возможны списания в размере 5000–10 000 руб. согласно ст. 15.11 КоАП РФ.
Важна не только обработка каждого документа, но и их систематизация в базе. Для этого необходимо составить регламент, который будет четко определять порядок обработки, хранения в базе и уничтожения документа. Если отдельного помещения, где хранятся документы, еще нет, следует выделить его, обеспечив все условия для сохранности материалов. Кроме того, важно назначить ответственного сотрудника, который будет заниматься организацией и ведением архива.
Создание архива в едином месте позволит упорядочить документы и облегчить доступ к ним. Электронный архив может быть дополнен программой – сканирование и оцифровка каждого счета или накладной будет происходить автоматически – что существенно упростит поиск и использование нужных данных. Благодаря такому подходу каждый документ будет сохранен в надежном месте.
Совет № 2. От этих документов можно вообще отказаться
Несмотря на неприкосновенность кассовых и платежных документов, в базе «1С» есть девять форм кассовой отчетности, от которых можно отказаться вообще. Это связано с введением онлайн-касс с 2017 года.
Отказ от этих устаревших форм не только упростит процесс ведения бухгалтерии, но и сэкономит время и место. Занимаясь ненужной бумажной работой, бухгалтеры тратят ценное время на каждый документ со множеством страниц, а ведь это время можно было бы направить на более важные и продуктивные задачи.
К этим документам относятся:
- КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины»;
- КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
- КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
- КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
- КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста»;
- КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
- КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»;
- КМ-8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»;
- КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».
Данные, которые налоговая получала с помощью этих форм, полностью заменили фискальные данные с онлайн-касс, которые теперь сразу автоматически поступают в ФНС (Письмо Минфина РФ от 16.09.2016 №03-01-15/54413, доведенное до инспекций Письмом ФНС РФ от 26.09.2016 №ЕД-4-20/18059).
Еще больше советов – в следующей статье, где мы расскажем, какие первичные документы можно изменить или объединить в один документ.
