Главная
Новости
Документооборот

Утеря бухгалтерских документов: как этого избежать?

Первичные документы являются основой бухгалтерского учета. Именно их требуют и проверяют контролирующие органы в ходе многочисленных проверок. Утеря первичных документов может стать по-настоящему серьезной проблемой для организации. А ответственность за подобную утерю может наступать в виде серьезных штрафов. Разберемся, что нужно делать в подобной ситуации.

Порядок действий при утере первичных бухгалтерских документов

Своевременные, а главное, правильные действия могут помочь, в случае утраты первичных документов, снизить ответственность, либо избежать ее в целом, исправив ситуацию, не доводя до штрафа.

Создание комиссии

Такая комиссия должна разобраться в причинах утери первичного документа, а все свои выводы оформить в виде акта. В акте нужно по порядку и подробно расписать все, что будет выявлено в ходе работы.

Подтверждающие документы

К акту необходимо приложить документы, подтверждающие обстоятельства утери первичной бухгалтерской отчетности. Например, если установлен факт кражи документа, необходимо составить об этом заявление в полицию, и приложить справку о начале соответствующих мероприятий.

Опись утерянных первичных документов

Данная мера не является обязательной, но мы рекомендуем ею воспользоваться. Когда документы, фиксирующие утерю первичной отчетности будут на руках, это может смягчить ответственность.

Восстановление документа

Данный этап сам по себе включает в себя ряд действий, мы их рассмотрим, но сперва необходимо уточнить, что приступить к данному пункту не будет возможно, если предыдущие не будут реализованы.

Как восстановить бухгалтерские документы после их утери

Сперва стоит отметить, сами по себе меры по восстановлению утерянных первичных документов могут быть малоэффективны, если все действия не будут фиксировать. Это необходимо делать на всех этапах.

Какие действия нужно предпринять:

  • провести сверку с контрагентами;
  • направить запросы на восстановление документов;
  • привести обоснования о процессе восстановления счетов-фактур;
  • подготовка всех необходимых переписок с контрагентами;
  • подготовка кассовой и бухгалтерской отчетности по нужной сделке.

Чтобы проделать все указанные действия правильно, сперва необходимо назначить лицо, несущее ответственность. Конечно, речь идет о процессе взаимодействия с контрагентами, а не об общей ответственности за утерю первичных документов.

Данное лицо будет вести переговоры с контрагентами, фиксировать всю, полученную в ходе них, информацию, получать выписки, квитанции, счета-фактуры и так далее. К слову, получаемые бухгалтерские документы должны быть заверены контрагентом.

Выполняя эти действия, с учетом всех рекомендации, возможно восстановить утерянные ранее первичные документы. Но что ждет организацию в случае, если ситуация выйдет из-под контроля?

Ответственность за утерю бухгалтерских документов

Утрата первичных документов является нарушениям законодательства, так как организация несет ответственность за сохранность этих бумаг. Рассмотрим подробнее виды нарушений и возможную ответственность по ним.

Несоответствие норм учета доходов и расходов в соответствие утери первичных документов

Если утерю выявили в текущем отчетном периоде штраф составить 5 000 рублей. Когда речь идет о большем временном промежутке, штраф увеличатся и составляет уже 15 000 рублей. В случае, когда утеря первичного документа повлекла за собой уменьшение налоговой базы, штраф составит 10% от неуплаченной суммы. При этом минимальный порог такого штрафа составляет 15 000 рублей.

Уменьшение или полное отсутствие налоговой базы вследствие утери бухгалтерских документов

Если налог был не уплачен по причине ошибки, сумма штрафа будет назначена в размере 20% от такого налога. Однако если будет доказано, что документы были «утеряны» специально, штраф вырастит до 40% от суммы налога.

Данные санкции, предусмотренные за последствия утери первичных документов, обозначены в статье 120 НК РФ.

Как избежать утери бухгалтерских документов

Чаще всего утеря первичных документов происходит из-за устаревшей системы хранения, бумажные носители могут подвести в любой момент – потеряться или уничтожиться. Избавиться от проблемы поможет внедрение электронного архива документов.

Это даст вашей организации:

  • отсутствие проблем с поиском документов;
  • надежность хранения;
  • скорость обработки информации.

Если вы заинтересованы в оптимизации бухгалтерских процессов, пройдите бесплатную консультацию по внедрению системы «Скан-Архив» от компании «ГЭНДАЛЬФ».

Заинтересованы в создании электронного архива?
Получите бесплатную консультацию о внедрении данного решения

Возврат к списку

Бесплатная консультация