Согласитесь, сложно переоценить важность финансовых документов. Даже небольшая оплошность может повлечь серьезные финансовые потери!
Просто представьте:
- Исполнитель получил от поставщика товар, а накладную на поставку взять забыл. Теперь нет возможности подтвердить сделку во время налоговой проверки.
- Исполнитель отгрузил товар, но забыл подписать накладную на передачу товара. Теперь покупатель имеет полное право затребовать товар повторно.
- ФНС запросила документы, которых нет в архиве, а контрагент недоступен. Теперь налоговый вычет по НДС будет возмещен не полностью.
Бывали ли у вас подобные случаи? Хотели бы получить уверенность, что они не повторятся?
Самое главное – определить отправную точку. Выяснить, на каком уровне находится контроль документов у вас. Для этого ответьте, как вы контролируете документы? Выберите один из представленных вариантов.
1. Без контроля
Это значит, что вы либо не контролируете поток документов и работаете «по инерции», либо у вас так мало финансовых документов, что для их контроля не требуется особых усилий.
Возможные риски
Потеря значимых документов. Отсутствие гарантии своевременного непредставления документов по запросу налоговой, отсутствие возможности подтвердить сделку в спорной ситуации.
2. С помощью бумажного реестра
В таком случае контроль осуществляется на бумажном носителе, в котором вручную отмечается, какие документы есть в наличии, а каких – нет.
Возможные риски
Высок риск ошибок человеческого фактора. Не исключены ситуации, когда отметка будет поставлена, а документа не окажется в наличии. Риски уровня «1» снижены, но не исключены в случае утери документа. Кроме того, количество реестров для ведения отчетности будет постоянно расти, а контролировать их станет просто невозможно.
3. В реестре Excel: учет возврата расходных документов
Этот способ похож на предыдущий, но имеет свои преимущества: можно сортировать и отслеживать документы по типу, дате поступления/отправки и другим параметрам.
Возможные риски
Могут возникнуть ошибки ручного ввода, при увеличении списка документов увеличится время поиска, а также могут возникнуть сложности в работе программы (зависание). Сбор документов к проверке будет занимать много времени.
4. С помощью отметок в «1С:Предприятии» 8.3
Контроль в данном случае ведется прямо в учетной системе. Отметки о получении документа ставятся в «1С», но требуют открытия каждого документа и проставления «галочки» в специальном поле.
Возможные риски
Не исключены ошибки в случае отметки неправильного документа. Такой способ занимает много рабочего времени в случае большого потока документов. Нет гарантии наличия документа, если его взял и не вернул сотрудник компании.
5. С помощью штрихкодирования
В данном случае настраивается штрихкодирование исходящих документов. При возвращении они заносятся в реестр при помощи ручного сканера штрихкодов.
Возможные риски
Такие же, как и в случае с отметкой в «1С» – оригинал может затеряться уже после того, как его внесли в реестр.
6. С помощью электронного архива бумажных документов
Примером такого решения служит «Скан-Архив». Он позволяет прикреплять скан-копии к документам прямо в «1С» и контролировать их возврат и наличие с помощью штрихкодирования и распознавания по ключевым реквизитам. Этот способ избавляет от риска потери документа благодаря наличию копий, которые доступны в любое время.
Возможные риски
Для контроля документов за прошлые периоды потребуется время на сканирование и прикрепление копий к базе.
7. Электронный архив бумажных документов + ЭДО
В таком случае обмен электронными документами с компаниями сокращает количество бумажных документов. А учет документов от компаний, которые не готовы перейти на ЭДО, берет на себя «Скан-Архив».
Включение ЭДО в документооборот сокращает время на обмен документами с контрагентами на 75% и затраты на расходные материалы до 70%.
Возможные риски
Не обнаружены.
Определили свой тип контроля документов?
У большинства из них есть свои плюсы и минусы, возможные риски. Их обнаружение позволит вам оптимизировать работу с документами и обеспечить полный контроль финансовых документов. Если вам нужна помощь в поиске решения для вашей компании, оставьте заявку на консультацию с экспертом. Это бесплатно!
Оставьте заявку на сайте и узнайте, какой вариант учета финансовых документов решит ваши задачи – «Скан-Архив», ЭДО или комплекс этих решений.
