Хотите выбросить стопку залежавшихся бумаг? Подумайте хорошо, прежде чем это делать.
Есть 3 причины, по которым стоит хранить документы:
- Избежать штрафов от налоговой. Например, магазин делает закупки у оптовой базы, на закупку должен быть договор. Если его нет, то штраф составит от 200 за каждый. При отсутствии книги учета доходов и расходов – штраф от 10 000 руб.
- Ответить на вопросы налоговой инспекции. Для проверки предпринимателей налоговая использует чек-листы – списки вопросов. Ответом на вопрос служит подтверждающий документ. Например, по одним документам у вас работало сорок человек, по другим — меньше. Чтобы разобраться, инспекция запросит трудовые договоры. Если сотрудник числился, а трудового договора нет, возможный штраф — до 50 000 рублей. И так за каждое нарушение.
- Подтвердить стаж, социальные выплаты, подготовить документы для сотрудника. Предположим, сотрудник хочет восстановить утерянную трудовую книжку. Он обратиться для этого к прошлому работодателю. Понадобится информация: на какой должности работал сотрудник и в течение какого периода.
Сколько нужно хранить документы?
- Документы налогового учета – 4 года.
- Бухгалтерского учета – 5 лет.
- Кадровые – от 50 до 75 лет.
В зависимости от типа документа и даты, когда сотрудник уволился, сроки хранения будут варьироваться. Например, график отпусков храниться всего год.
Самый долгий срок хранения документов – 75 лет, но здесь есть небольшой нюанс. Согласно Федеральному закону № 43‑ФЗ, если сотрудник перестал работать в компании после 1 января 2003 года, то срок хранения сокращается до 50 лет.
К документам, которые хранятся так долго, относятся:
- заявление о приеме на работу;
- трудовой договор;
- приказы о приеме и увольнении;
- больничные листы;
- зарплатные ведомости;
- штатное расписание.
Как и где хранить документы?
Храните так, чтобы не испортились. Текст должен оставаться читабельным – должна быть видна печать и все подписи. Не допустимо наличие разводов от газировки или строительной пыли. Чтобы избежать этого, можно поместить документы в несгораемый шкаф в офисе.
Поместите в такое место, откуда можно оперативно извлечь. Проверяющие могут установить сроки от 5 до 10 дней. Позаботьтесь о том, чтобы достать нужные документы за это время.
Обеспечьте закрытый доступ для документов, содержащих коммерческую тайну (от клиентов, поставщиков и сотрудников, которые не работают с кадровым или бухгалтерским учетом).
Используйте электронный архив. Электронный архив значительно упорядочивает работу бухгалтерии. Он помогает контролировать, где находятся документы, и быстро получать нужные без обращения в бумажный архив. Для этого понадобится специальная программа, например, «Скан-Архив».
3 этапа создания электронного архива для документов
Рассмотрим на примере «Скан-Архива»:
- Сбор нужных документов, чтобы с помощью программы прикрепить их к базе «1С».
- Сканирование документов с помощью потокового сканера – программа сама обрабатывает документ и вносит в базу.
- Создание реестра внесенных в архив документов. Программа сама помечает в базе, какие документы уже внесены в архив, а какие ждут своей очереди (или их требуется запросить у контрагента).
Узнайте, как хранить документы в электронном виде – смотрите видео!
