Закрывающие документы: почему важны, как возвращать и хранить

Закрывающие документы — это то, что буквально закрывает сделку и подтверждает ее завершение. Казалось бы, все сделано, но без правильных документов работа не считается завершенной. В бухгалтерии это одна из самых важных задач, и многие сталкиваются с трудностями на разных этапах работы с такими документами.

Ошибки в учете, потеря документов, задержки с отчетностью — все это может привести к значительным финансовым потерям.  Давайте поговорим о том, как с этим справляться и какое решение может упростить процесс.

Какие документы считаются закрывающими для бухгалтерии

Закрывающие документы в большинстве случаев должны быть оформлены в письменной форме и внесены в учет. Современные компании часто используют мобильное сканирование документов, что позволяет быстро загрузить сканы в «1С», упрощая их хранение и доступность. Это значительно облегчает работу с большим объемом документов и упрощает долговременное хранение.

Какие документы считаются закрывающими?

• Акт выполненных работ — подтверждает, что конкретное действие выполнено и результат достигнут.
• Накладные разных видов.
• Счет-фактура.

Какие документы могут быть использованы как закрывающие

Закрывающие документы могут быть разнообразными, в зависимости от типа сделки. Например, для платежей могут использоваться

• Чеки.
• Квитанции.
• Платежные поручения.
• Банковские выписки.
• Кассовые ордера.
• Авансовые отчеты.

Особенно важно при работе с валютными операциями использовать справку о подтверждающих документах, которая необходима для формирования паспорта сделки.

Процесс оформления закрывающих документов

Обратите внимание, что закрывающие документы составляются в нескольких экземплярах — по одному для каждой стороны сделки. Это необходимо для того, чтобы все участники сделки могли учесть документы в своей бухгалтерии. Такой подход широко используется в операциях купли-продажи и поставки товаров.

Риски отсутствия закрывающих документов

Без закрывающих документов компания не сможет признать затраты по сделке в налоговом учете. Если такие бумаги отсутствуют, а в бухгалтерии сделка уже считается завершенной, последствия могут быть серьезными:

• Доначисление налогов по прибыли или НДС.
• Штрафы за нарушение норм учета.
• Потеря репутации компании.

Как ускорить процесс обработки закрывающих документов

Ведение работы с документами на базе современных программ позволяет контролировать документы и упрощает доступ к ним в любой момент. Особенно важно использовать системы с распознаванием текста на сканах счетов-фактур и РПД, что позволяет значительно ускорить обработку документов и снизить вероятность ошибок.

Как «Скан-Архив» помогает решить эти проблемы

Чтобы избежать подобных ситуаций, стоит внедрить проверенное решение для работы с документами. «Скан-Архив» — это именно то, что нужно для управления закрывающими документами. С помощью этого инструмента можно быстро и безопасно сканировать все важные документы и загружать их в систему, где они будут доступны для дальнейшей работы.

Как автоматизировать работы с закрывающими документами

«Скан-Архив» — это удобное и современное решение для компаний, которые работают с большим количеством финансовых и бухгалтерских документов. Он помогает быстро и точно отслеживать, хранить и возвращать нужные документы, которые необходимы для бухгалтерского учета и отчетности.

Как это работает?

• Сканирование и загрузка документов. Все бумажные документы сканируются с помощью мобильного или стационарного сканера. Картинки документов автоматически загружаются в систему. Качественные сканы важны для точного распознавания данных.
• Автоматическое распознавание. Система «Скан-Архив» автоматически считывает все ключевые данные с документов: даты, номера, реквизиты, штрихкоды. Это значительно ускоряет обработку и снижает шанс на ошибки, которые могут возникнуть при ручном вводе.
• Интеграция с бухгалтерией. Все документы легко доступны прямо в бухгалтерских системах, например, в «1С». Это позволяет работать с документами в одном пространстве, что упрощает поиск и контроль над ними.
• Контроль возврата и оригиналов. С помощью «Скан-Архива» можно отслеживать, какие документы уже поступили в систему, а какие еще отсутствуют или не были возвращены. Это помогает избежать проблем с налоговыми органами и упрощает работу с контрагентами.
• Быстрый поиск и удобный доступ. Все отсканированные документы можно найти по различным параметрам: дате, контрагенту, типу документа и даже по содержимому. Система поиска по тексту делает этот процесс быстрым и удобным.
• Отчеты и аналитика. Система автоматически формирует отчеты, что сильно упрощает подготовку к налоговым проверкам и внутренним аудитам.

«Скан-Архив» идеально подходит для компаний, которые ценят эффективность и надежность при работе с большим количеством первичных документов.

Преимущества использования «Скан-Архива»

• Скорость обработки. Быстрое сканирование и распознавание данных позволяет значительно ускорить процесс работы с документами.
• Минимизация ошибок. Исключение человеческого фактора и автоматизация ввода данных помогает минимизировать ошибки.
• Удобство хранения и поиска. Все документы хранятся в цифровом виде, что облегчает их поиск и доступ.
• Подготовка к проверкам. Можно легко подготовить документы для налоговых проверок или аудита, имея доступ к актуальным данным.

Работа с закрывающими документами — это не просто часть отчетности, но и важный элемент обеспечения финансовой прозрачности компании. Внедрение «Скан-Архива» позволяет существенно упростить процессы учета и повысить точность работы с документами.

Это решение, которое помогает избежать ошибок, ускоряет процессы и минимизирует риски, связанные с неправильным хранением или утерей документов. Если вы хотите повысить эффективность работы вашей компании, оптимизировать процессы учета и снизить количество ошибок, «Скан-Архив» — это именно то, что вам нужно.