Подготовка закрывающих документов входит в спектр обязательств организации, выступающей стороной в какой-либо сделке. Такой документ является крайне важным, поскольку он необходим в бухгалтерском и налоговом учете. Чтобы правильно закрыть сделку недостаточно просто провести оплату по ней. Без закрывающих документов организация не сможет полноценно отчитаться о затратах, или объяснить их экономическую выгоду.
Если организация не составить закрывающих документов, налоговый орган не позволит принять издержки и налоговые вычеты, таким образом, нагрузка на организацию возрастет.
Закрывающие документы по окончании сделки
Закрывающие документы нужны, чтобы закрепить факт прекращения сделки официально. Если такая бумага подписана, это обозначает, что обе стороны удовлетворены и работы завершены. Такой документ должен быть в письменном виде, и внесенным в учет.
Какие документы считаются для бухгалтерии закрывающими, приведем список:
- Акт выполненных работ, который подтверждает, что конкретное действие совершено и получен ожидаемый результат.
- Разные виды накладных.
- Счет-фактура.
Нужны закрывающие документы и по оказываемым услугам. В такой ситуации для закрытия сделки используют акт выполненных работ (либо акт оказанных услуг). Такой документ выполняет несколько функций:
- подтверждает, что сделка осуществлена;
- удостоверяет факт исполнения обязательств сторонами договора;
- указывает на отсутствие претензий по объему и качеству выполненных работ у принимающей стороны;
- фиксирует отсутствие у сторон каких-либо претензий, касающихся выполненной работы или оказанной услуге.
Если нет документов, которые закрывают сделку, затраты по ней не получится признать в налоговом учете. Когда такой бумаги нет, а в бухгалтерском учете операция числится как завершенная, последствия могут быть такими:
- доначисление налогов по прибыли или НДС;
- штраф за нарушение норм учета;
- снижение репутации компании.
Закрывающие документы НДС – счета-фактуры. Их содержание строго унифицировано. Счета-фактуры выступают в качестве обоснования в учете количества отчислений (как уплачиваемых, так и возмещаемых). На то, чтобы составить и внести в учет счет-фактуру у организации есть 5 дней с момента отгрузки товара.
Документы, закрывающие сделку, несут в себе еще одну важную функцию, с помощью них можно контролировать процессы, происходящие в рамках договорных обязательств. Например, с помощью них можно понять, какие оплаты уже совершены, а какие нет, сколько товаров доставлено и так далее.
Когда речь идет о платежах, в качестве закрывающих документов могут быть использованы:
- чеки;
- квитанции
- платежные поручения;
- банковские выписки;
- кассовые ордера;
- авансовые отчеты;
- справка о подтверждающих документах.
Примечание: последнее применяется в качестве инструмента валютного контроля в ходе операций с формированием паспорта сделки.
Как формируются закрывающие документы для бухгалтерии
Закрывающие документы (акты, накладные) оформляют с обязательным включением в их содержание следующих реквизитов:
- дата создания документа;
- наименование формы (например, «Накладная», «Акт выполненных работ»);
- название поставщика продукции (исполнителя работ);
- характеристика предмета договорных отношений (перечисление товаров, услуг, работ);
- единицы измерения поставленных изделий;
- стоимость единицы товара (услуги, вида работ) и общая сумма;
- подписи ответственных лиц с расшифровками должностей и Ф.И.О.
В современной практике нет строго определенной формы, например, накладных, актов оказания услуги или выполненных работ и других закрывающих документов. Законодательством установлено – организация оставляет за собой право самостоятельно определять формы подобных документов. Есть лишь спектр базовых требований к реквизитам, который содержится в законе «О бухгалтерском учете».
Однако существуют и некоторые общепринятые нормы, к слову, строго ими пользовались до 2013 года. Они доступны и представлены в соответствующих документах, стандартизированные формы первичной документации содержаться в бухгалтерских программах по умолчанию.
Непосредственно в договоре можно за ранее обозначить, какие документы будут выступать в качестве завершающих по сделке. Может быть за ранее обозначена форма, структура, обязательные содержательные элементы, сроки предоставления таких документов.
Оптимизация работы с закрывающими документами
Современные крупные компании проводят большое количество различных сделок, транзакций, операций. Помимо большого количества первичной документации, различных актов, по каждому договору необходимо подготовить закрывающие документы, о важности которых мы рассказали в данной статье.
Чтобы справиться с таким объемом бумаг, в том числе закрывающих сделки, необходим современный подход к обработке и хранению документов. Решением большинства проблем является внедрение электронного архива документов.
Такая система имеет сразу несколько весомых преимуществ:
- скорость обработки информации;
- надежность хранения;
- минимизация количества ошибок;
- увеличение прибыли компании, как следствие всего этого.
Лидером среди подобных решений потребителями признан «Скан-Архив» от компании «ГЭНДАЛЬФ». С этой системой вы получите существенную оптимизацию своих бизнес-процессов. Если вы задумываетесь о внедрении электронного архива документов, обратитесь за бесплатной консультацией от специалистов компании и получите всю необходимую информацию.
