Главная

«Гэндальф» внедрила электронный архив «Скан-Архив» в «ОКИЛ-САТО»

«ОКИЛ-САТО» - крупнейшая в России компания по производству самоклеящейся, термоусадочной и вплавляемой этикетки. Компания контролирует 20% данного рынка. Холдинг имеет разветвленную филиальную торговую сеть, 3 автономных производственных площадки и на сегодняшний день насчитывает 650 штатных сотрудников.

У компании более 1000 постоянных клиентов. Это подразумевает обширный документооборот: за год в архив поступает от 45 тыс. до 50 тыс. бумаг.

Руководство холдинга задумалось о внедрении электронного архива, который позволил бы решить такие проблемы как избыточное расходование производственных площадей на хранение документов (бумажный архив бухгалтерии занимает более 150 куб.м); длительные подготовки к налоговым проверкам (сотрудники бухгалтерии тратили от 5 до 20 рабочих часов на поиски в архиве); отсутствие доступа к просмотру документов в филиалах компании у сотрудников главного офиса.

Для реализации проекта было выбрано решение «Скан-Архив», разработанное компанией «Гэндальф». Программа имеет статус «1С:Совместимо», поэтому при интеграции решения с «1C:Управление производственным предприятием 8», установленного в холдинге, проблем не возникло.

Обработка документов в электронном архиве теперь происходит следующим образом. Программа присваивает каждому входящему и исходящему документу индивидуальный штрих-код, который прописывается в базе «Скан-Архива». Затем программа синхронизирует скан документа с «1С» и записывает электронную копию в архив. После этого документ доступен для поиска в «1С» и «Скан-Архиве» в любой момент: его можно распечатать, отправить по почте или проверить его статус.

В процессе внедрения ПО был реализован перевод в электронный архив производственной документации холдинга, договоров с контрагентами, отчетности по товародвижению, а также образцов печати.

Всего к программе подключены 200 компьютеров в 7 филиалах компании: с 6 осуществляется ввод документов, на 50 есть доступ к формируемой базе.

Решение позволило снизить затраты на хранение архива, ускорить движение документов между региональными подразделениями и удаленными производственными площадками холдинга, а также сократить время на подготовку к налоговым проверкам на 20%.

ИТ-директор «ОКИЛ-САТО» Сергей Лялькин отметил:
«Скан-Архив» решил задачу по созданию базы электронных документов предприятия. Теперь главный офис имеет доступ к отгрузочным документам региональных отделов продаж, а отделы продаж контролируют документацию производства. В скором времени мы закончим перевод всех необходимых бумаг в цифровой архив. Подготовка к налоговым проверкам у бухгалтерии теперь занимает на 20% времени меньше».

Как подготовить первичку к новым налоговым правилам? Подробнее

Рейтинг статьи:

4.9

(на основе 11 голосов)

«Скан-Архив» в действии: как работает новый стандарт «1С»

Читать

Архив бумажных документов в «1С» или ваше спасение от личшней работы

Читать

Более 40% российских бухгалтеров назвали эту проблему главной при составлении отчетности

Читать

Система есть, а порядок – нет? Главные ошибки внедрения стандартов

Читать

Проблема, о которой нельзя молчать: как производственная компания ускорила обработку документов

Читать

Как фармкомпания перестала регулярно искать накладные – спасибо, «Скан-Архив»!

Читать

Как «Скан-Архив» улучшает работу с финансовыми документами на реальном примере

Читать

Финансовые документы не бумеранг: как сделать так, чтобы они возвращались вовремя

Читать

Как не потерять документы в бесконечном документопотоке: пошаговый план

Читать

Первый шаг – контроль или как забыть о проблеме с возвратом финансовых документов

Читать

Возврат к списку