Большое количество бумажных документов и регулярные сверки с поставщиками и заказчиками – головная боль многих компаний, работающих в сфере торговли и предоставления услуг. Основным решением в таких случаях становится электронный архив бумажных документов, который обеспечивает быстрый доступ к нужным документам. Но выбрать подходящую программу не так уж просто! С этой задачей столкнулась компания «ГЭНДАЛЬФ» – крупнейший поставщик лицензионного ПО на юге России. Анализ рынка показал, что предложенные решения недостаточно эффективны для внедрения в компании c огромным документооборотом. Ведь к некоторым проверкам компании необходимо предоставить до 2 000 документов! Было принято решение разработать собственную программу для создания электронного архива бумажных документов на базе «1С».
Справка о компании
Компания «ГЭНДАЛЬФ» развивается на рынке информационных технологий с 1993 года. Она занимает 4 место в рейтинге среди 7 000 партнеров «1С» по всей России и является лидером в ЮФО по автоматизации бюджетных и коммерческих организаций на базе «1С:Предприятия». За 22 года компания автоматизировала 21 000 предприятий и ежегодно продлевает договоры на обслуживание с более чем 2 500 из них.
Проблема
Компания «ГЭНДАЛЬФ» является крупнейшим дистрибьютором программного обеспечения. Этот бизнес подразумевает огромный поток документов от поставщиков и покупателей, который требует постоянного контроля. Кроме того, трудоемкость сбора документов при проверках стала большой проблемой для отдела бухгалтерии.
«Раньше наш архив не был систематизирован так хорошо и находился в двух помещениях. Когда налоговые органы запрашивали документы, приходилось выискивать первичку среди полок, заставленных коробками. Толстые сшивы нужно было найти, расшить, сделать копии и сшить снова. Чтобы найти счет-фактуру, нужно было перебрать около сотни коробок».
Ольга Шолохова, руководитель отдела бухгалтерии «ГЭНДАЛЬФ».
Решение
В 2012 году команда разработчиков компании «ГЭНДАЛЬФ» получила задачу на создание программы, основной целью которой стал контроль наличия и обеспечение мгновенного доступа к копиям документов. В итоге была создана программа «Скан-Архив», которая автоматизировала процесс поиска документов и ускорила его на 75%.
«Разработчики передали нам тестировать «Скан-Архив» в реальной работе. Мы выделили ответственного бухгалтера, который еженедельно предоставлял отчеты по работе в программе – что не удобно, какие функции можно добавить, а какие не нужны вовсе. С нашей подачи были дописаны улучшения и оптимизированы некоторые возможности, например, возможность отмечать в базе документы, оригиналы которых есть в наличии. И тестирование это не закончилось, так как программой мы пользуемся до сих пор. Хоть предложения поступают уже не так часто, они отражены в новых релизах программы».
Ольга Шолохова, руководитель отдела бухгалтерии «ГЭНДАЛЬФ».
Что изменилось
Бухгалтерский отдел «ГЭНДАЛЬФ» ушел от бумажных форм к электронному архиву скан-копий документов, который доступен прямо из «1С». Работа в программе позволила упорядочить архив скан-копий прямо в базе, контролировать возврат документов и легко находить документы по запросу контрагентов или контролирующих органов за несколько минут.
«Теперь при встречных проверках по какому-нибудь покупателю или поставщику мы задаем нужные параметры, делаем сортировку в базе, по ней «проваливаемся» в нужный документ и распечатываем всю стопку. Сейчас мы готовимся к проверке за 3-4 часа, до этого на сбор всех бумаг уходило около недели»!
Ольга Шолохова, руководитель отдела бухгалтерии «ГЭНДАЛЬФ».
«Как помогает «Скан-Архив? – Также, как первичный документ, который доступен вам в любой момент. При сдаче отчетности по НДС или налогу на прибыль мы уверены, что все указанные значения подтверждены документально. Потому что под рукой у нас есть скан-копия, которая подтвердит эти все цифры при запросе из налоговой».
Майорова Виктория, заместитель руководителя отдела бухгалтерии «ГЭНДАЛЬФ».
Трудности перехода
Переход на электронный архив не так прост, как описывают многие компании, – бухгалтеры отмечают трудоемкий процесс сканирования поступающих документов, который необходим для обеспечения быстрого к ним доступа. Но и с этой задачей можно справиться, подстроив свои бизнес-процессы под новую технологию. Внедрив «Скан-Архив», отдел бухгалтерии «ГЭНДАЛЬФ» прошел все эти этапы.
«Раньше мы раскрепляли все документы и убирали скобы, чтобы отсканировать поступившую первичку. Это казалось нам непривычным. Затем мы просто изменили схему передачи документов в бухгалтерию от менеджеров. Теперь нам передают документы без скоб – в сшиве, который нужно просто разрезать. К сшиву делается реестр документов в базе – к которому мы и прикрепляем готовые скан-образы. Такой простой фокус сократил время на сканирование в разы! Кроме того, сейчас мы часто используем УПД (универсальный передаточный документ), который заменяет стопку накладных для сканирования».
Ольга Шолохова, руководитель отдела бухгалтерии «ГЭНДАЛЬФ».
Основное преимущество программы «Скан-Архив» в том, что она разработана не столько для продажи, сколько для решения насущных задач крупной ИТ-компании. Именно поэтому «Скан-Архив» – максимально удобное и функциональное решение для создания электронного архива бумажных документов. Пройдя тестирование в собственной компании, программа вышла на ИТ-рынок. Среди клиентов, которые уже используют это решение: ООО «Газпром межрегионгаз», ООО «Метрополис», компания «АМИЛКО» и пр. Если вы заинтересованы в продуктивной работе бухгалтерии, закажите бесплатную демонстрацию «Скан-Архива» по телефону: (863) 300-10-05 или на сайте.
