Как внедрить электронный архив в «1С» и перестать тонуть в бумагах

• Почему бумажный архив – это прошлый век
• Как перейти на электронный архив в «1С»
• Как электронный архив помогает разгрузить базы «1С»: реальные примеры
• Сколько стоит внедрение электронного архива?
• Подведем итог

Если у вас в компании до сих пор кипы папок, а поиск нужного счета превращается в целое расследование, пора что-то менять. Бумажные архивы – это дорого, неудобно и устарело. Современные компании давно переходят на цифровые системы хранения документов.

Одно из самых удобных решений – программа «Скан-Архив» для «1С». Она позволяет быстро загружать, хранить и искать документы прямо в «1С», экономя время и нервы сотрудников. Разберем, как перейти на электронный архив и сделать это без лишних сложностей.

Почему бумажный архив – это прошлый век

Бумажный документооборот – это:

• потерянные документы и долгие поиски;
• ненужные траты на печать и хранение;
• риски при проверках – нужные бумаги сложно найти оперативно.

Электронный архив решает эти проблемы.

• Быстрый поиск – документы находятся за секунды по реквизитам.
• Надежное хранение – файлы не теряются и доступны в любое время.
• Экономия – не нужно платить за печать, склад и обработку бумажных документов.

Как перейти на электронный архив в «1С»

Этот процесс обычно включает несколько важных этапов.

Шаг 1. Анализируем текущую ситуацию

Перед внедрением системы нужно понять, какие документы у вас есть, кто с ними работает и как они хранятся.

Что делаем?

• Определяем, какие бумаги важно оцифровать в первую очередь.
• Считаем объем документооборота и выбираем подходящее решение.
• Оцениваем затраты на ПО, оборудование и настройку системы.

Пример: В компании накопилось 300 000 бумажных документов, а поиск нужного файла занимает часы. В такой ситуации электронный архив позволит ускорить работу бухгалтерии в разы.

Шаг 2. Настраиваем систему и интеграцию с «1С»

После выбора решения (например, «Скан-Архив») нужно настроить его работу.

Что делаем?

• Интегрируем программу с «1С».
• Настраиваем удобный поиск по реквизитам.

Шаг 3. Тестируем систему и обучаем сотрудников

Просто загрузить документы недостаточно – важно проверить, правильно ли работает система и научить сотрудников ей пользоваться.

Что делаем?

• Проверяем корректность загрузки и поиска документов.
• Проводим обучение сотрудников – как загружать файлы, искать нужные документы, выгружать их для проверок.
• Настраиваем контроль возврата документов от контрагентов.

После этого можно забыть про бумажные завалы и работать с документами в пару кликов.

Как электронный архив помогает разгрузить базы «1С»: реальные примеры

«1С» не любит перегруженные базы – чем больше файлов, тем медленнее работает система. Электронный архив решает эту проблему:

• Оптимизация хранения – старые документы можно переносить в облако или на внешний сервер.
• Технологии OCR и штрихкодирования – ускоряют поиск информации.
• Снижение нагрузки на сервер – «1С» работает быстрее, так как не загромождается файлами.

Теперь разберем реальные кейсы компаний, которые уже перешли на электронный архив.

Кейс 1. ООО «Белый Медведь» – быстрый доступ к 300 000 документам

ООО «Белый Медведь» – крупный поставщик сертифицированных автозапчастей. Работает на рынке более 10 лет, в архиве накопилось около 300 000 документов.

Проблема

Бумажный архив занимал слишком много времени и сил.

• Поиск нужного документа занимал часы.
• Контроль возврата документов от контрагентов был сложным.
• При налоговых проверках приходилось вручную перебирать сотни папок.

Решение

Руководство решило внедрить «Скан-Архив». Программа позволила:

• перенести архив за 2017–2018 годы в «1С»;
• настроить быструю проверку возврата документов – в «1С» теперь видно, какие файлы отсутствуют;
• упростить работу сотрудников – они могут искать нужные бумаги в «1С» за секунды.

Результат

• В базу загружено 2 500 документов, процесс продолжается.
• Ускорен поиск – больше не нужно копаться в бумагах.
• При проверках теперь можно сразу выгружать нужные файлы.

Кейс 2. «СервисЭкспо» – подготовка к проверкам в два раза быстрее

«СервисЭкспо» – поставщик мясной продукции. Работает с иностранными производителями, документооборот огромный.

Проблема

• При проверках сотрудники тратили много времени на поиск нужных документов.
• Раньше документы искали вручную в Excel-реестрах, а потом в бумажных архивах.
• Не было четкого контроля за возвратом документов от контрагентов.

Решение

Компания внедрила «Скан-Архив»:

• Все документы теперь загружаются в «1С».
• Один сотрудник сканирует бумаги и загружает их в систему.
• Программа автоматически распознает реквизиты и прикрепляет файлы к «1С».

Результат

• В два раза сократилось время на подготовку к проверкам.
• Документы больше не теряются.
• Проверки проходят проще – нужные файлы можно выгрузить одним кликом.

Кейс 3. «Калуга-Астрал» – автоматизированный контроль возврата документов

Компания занимается разработкой программ для сдачи электронной отчетности. Обслуживает 400 000 организаций, а значит, документооборот колоссальный.

Проблема

• Контролировать возврат документов от клиентов было сложно.
• Сотрудники не знали, какие бумаги есть в архиве, а каких нет.
• При подготовке актов сверок приходилось вручную копаться в папках.

Решение

Внедрение «Скан-Архива» позволило:

• перевести все первичные документы в электронный вид;
• держать архив в порядке – система сама отмечает, каких документов не хватает;
• автоматизировать поиск – теперь достаточно открыть «1С» и проверить, есть ли нужные файлы.

Результат

• В два раза сократилось время на проверку документов.
• Полный контроль за возвратом документов от контрагентов.
• Упрощена подготовка к сверкам и отчетности.

Сколько стоит внедрение электронного архива?

Стоимость зависит от нескольких факторов.

1. Программное обеспечение

Его цена зависит от количества рабочих мест и версии программы.

2. Оборудование

Для оцифровки документов понадобятся:

• Сканеры (стоимость от 10 000 до 100 000 руб. в зависимости от скорости и качества).
• Серверное хранилище (если документы не будут храниться в облаке).

3. Настройка и обучение

• Подключение и интеграция с «1С» – от 20 000 руб.
• Обучение сотрудников – от 10 000 руб.

Сравнение затрат

Обычно электронный архив окупается в течение 6–12 месяцев за счет сокращения затрат на бумагу, печать и хранение.

Подведем итог

Переход на электронный архив в «1С» – это не сложность, а удобство. «Скан-Архив» позволяет не только избавиться от бумажного хаоса, но и ускорить работу бухгалтерии, упростить проверки и снизить затраты.

Если компания до сих пор хранит документы в папках, самое время сделать шаг в цифровое будущее.