«ГЭНДАЛЬФ» внедрил программу для создания электронного архива документов в ООО «Креп-Комп».
Компания основана в 2005 году и является ведущим поставщиком строительного крепежа на территории России. Сейчас складские площади «Креп-Комп» составляют больше 6000 кв.м, что позволяет поставлять клиентам широкий крепежный ассортимент, в том числе для специфических видов крепежных работ. Товар доставляется как ресурсами «Креп-Комп», так и через транспортные компании в любую точку нашей страны.
Документооборот компании составляет 70 тысяч документов в год. При таких масштабах в «Креп-Комп» накопился масштабный бумажный архив, где документы только за последние два года занимали 9 шкафов. Бухгалтерия компании расположена в главном офисе в Москве, поэтому хранить бумаги нужно было именно там. Но помещения офиса не были приспособлены для этой цели. В связи с этим понадобилось создать электронный архив, в котором можно всегда оперативно найти и получить нужный документ. Кроме того, эта задача стала актуальной для главного бухгалтера, когда ей пришлось работать в удаленном режиме.
Тогда в «Креп-Комп» установили «Скан-Архив». Возможности последней версии программы, разработанной в «ГЭНДАЛЬФ», подошли для решения накопившихся сложностей. Поэтому другие варианты в «Креп-Комп» даже не рассматривали. На складе компании в Коледино выделили отдельное помещение под архив бухгалтерских документов, где создали и рабочее место для сканирования документов в «Скан-Архиве».
С установкой программы документы стало легче хранить и контролировать, в результате чего ускорились и взаимодействия специалистов между собой. Главный офис «Креп-Комп» находится в Москве, а подразделения, например, склад и интернет-магазин – в городе Климовск Московской области. До внедрения «Скан-Архива» менеджеры и операторы документооборота передавали документы реализации в главный офис раз в месяц. Теперь же отсканировать их и загрузить в базу можно прямо на рабочем месте в конце дня.
Кроме того, упростилась работа с контрагентами компании. Если раньше необходимо было запрашивать и специально сканировать документы в каждом конкретном случае, то теперь менеджер сам находит документ в базе, печатает скан-образ и отправляет клиенту. На это тратится минимальное количество времени.
Рассказывает главный бухгалтер ООО «Креп-Комп» Ольга Сорокова:
|
- Благодаря установке «Скан-Архива» я получила оперативный доступ к документам как внутри подразделений компании, так и при работе с контрагентами и проверяющими органами. Это повысило качество наших бизнес-процессов. С внедрением программы я смогла проанализировать работу отдела выписки документов, находящегося в Московской области, теперь я вижу, сколько в день происходит самовывозов и доставок. Эта информация помогла мне сократить издержки на оплату труда и увеличить производительность этого отдела. В электронный архив уже перевели все документы за 2018 и часть за 2017 год. Сейчас мы продолжаем процесс идентификации скан-образов, происходит отладка работы программы с входящими документами. |
