Подготовка к налоговой проверке — неотъемлемая часть деятельности любой организации. Но налоговые риски чаще всего возникают у компаний с бумажным документооборотом. Наличие в штате опытного бухгалтера, который точно знает сроки хранения различных документов и может оперативно найти их в архиве, снижает уровень риска, но не сводит его к минимуму. В то же время какой бы высокой не была квалификация бухгалтера, поиск документации в большом бумажном архиве нередко затягивается на несколько часов, а иногда и дней. Поэтому руководители предприятий выбирают автоматизацию за счет создания электронного архива, которая обеспечивает быстрый доступ к нужным документам.
Оперативный поиск документов – именно эта особенность электронного архива привлекла руководство комбината игрушки «Стеллар» и послужила стимулом к автоматизации архива на предприятии. «Стеллар» открылся в Ростове-на-Дону в далеком 1994 году. С годами увеличивались объемы производства, количество контрагентов и подразделений, разрастался бумажный архив. Сегодня компания «Стеллар» входит в тройку отечественных лидеров по производству игрушек из пластмассы, в ее ассортименте более 450 артикулов игрушек, более 500 контрагентов «Стеллар» располагается по всей России, а также в Белоруссии и Армении. А документооборот компании составляет 20 000 документов в год. В соответствии с требованиями законодательства в архиве компании «Стеллар» хранятся документы за последние 5 лет – около 120 000 экземпляров.
Ранее на предприятии весь процесс подготовки к налоговой проверке – от получения требования до представления документов в ФНС – происходил «по старинке». Вручную собирались документы из архива, копировались и заверялись. Регулярно бухгалтерам приходилось откладывать в сторону насущные задачи и заниматься поиском документов и сканированием. Необходимая документация находилась в разрозненном состоянии, сроки ее предоставления контролирующим органам из-за этого значительно увеличивались, а с ними увеличивались и риски штрафов.
Решение было найдено после посещения бухгалтерами «Стеллар» семинара, на котором группа компаний «ГЭНДАЛЬФ» презентовала свою разработку – программу «Скан-Архив», позволяющую вести упорядоченный электронный архив прямо в «1С».
В короткие сроки «Скан-Архив» был установлен на предприятии. И вскоре после того как программа вошла в эксплуатацию, процесс подготовки к налоговым проверкам изменился. В прошлом осталось перебирание толстых папок с документацией. Теперь бумажные документы переводятся в скан-копии сразу же при получении. «Скан-Архив» распознает ключевые реквизиты или штрихкоды, а затем прикрепляет эти копии к базе «1С:Предприятие 8». Во время проверки нужный пакет документов можно выгрузить из базы через кнопку «Экспорт», задав параметры (название, вид, дату или др.). Остается распечатать его или отправить в электронном виде.
За счет того что бухгалтерия компании «Стеллар» получила мгновенный доступ к документации, значительно сократились трудозатраты на подготовку к налоговым проверкам. Дополнительным не менее важным преимуществом программы стала возможность отслеживать, все ли документы вернулись от контрагентов или сотрудников (и были внесены в архив). Таким образом риски штрафов за просрочку предоставления документов и за предоставление неверных данных были сведены до минимума.
Ольга Петровна Корниенко, бухгалтер компании «Стеллар», рассказывает: «На сегодняшний день в электронный вид переведены документы за 2015 год, в течение 3 месяцев планируем внести в базу документы 2014 года. Но мы уже ощущаем, как программа «Скан-Архив» помогает нам в работе. Если раньше на сбор всех бумаг уходило около недели, то сейчас мы готовимся к проверке за 3-4 часа. А если требуется предоставить небольшое количество документов, то счет идет на минуты: выбираем нужные сканы и отправляем. Мы около 8 лет сотрудничаем с компанией «ГЭНДАЛЬФ» по сопровождению «1С», доверяем ее специалистам, и разработанный ими электронный архив полностью оправдал наши ожидания».
