Почему все хотят перейти на электронные ТН?

Одна из главных задач транспортно-экспедиционной компании (ТЭК) – своевременная доставка груза грузополучателю и получение вознаграждения за оказанные услуги. Ни одна грузоперевозка не проходит без транспортной накладной (ТН).

О процессе оформления ТН

Не секрет, что схема довольно сложная, занимает немало времени и порой отрицательно сказывается на позициях ТЭК в российской логистике. Оцените сами.

Грузоотправитель – водитель

Грузоотправитель выписывает ее как минимум в четырех экземплярах, каждый из которых заверяет своей подписью. Водитель также подписывает все экземпляры, тем самым соглашаясь, что груз принят к перевозке, а факт передачи ответственности за сохранность груза транспортно-экспедиционной компании состоялся. Три экземпляра водитель забирает с собой, а четвертый остается у грузоотправителя.

Водитель – грузополучатель

После сдачи груза водитель и грузополучатель подписывают три экземпляра ТН, тем самым подтверждая факт доставки и приемки груза. Один экземпляр остается у грузополучателя, два остальных водитель увозит с собой.

Водитель – ТЭК – грузоотправитель

На основании ТН транспортно-экспедиционная компания выставляет акт заказчику перевозки, а для водителя рассчитывается заработная плата.

И именно на этом моменте возникает основная сложность: грузоотправитель ожидает оригинала ТН и акта, но, если, предположим, водитель доставил груз во Владивосток из Москвы, ему необходимо время для того, чтобы довезти экземпляры ТН до офиса компании. К тому же, если по пути следования будет взят следующий заказ, сроки увеличиваются.

Как компании решают проблему?

Чтобы удержать и укрепить свои позиции в российской логистике, ТЭК оптимизируют работу с документами. Ключом к оптимизации является электронный документооборот (ЭДО), а также программа для создания электронного архива бумажных документов. Примером такой программы может быть «Скан-Архив».

Зачем нужен электронный документооборот?

• Для оптимизации работы: создать электронный документ легче, чем бумажный. Не надо тратить время и ресурсы на печать, потом искать возможность заверить его. Электронный документ создается через программу, куда данные контрагента можно подтянуть автоматически, он сам заверяется электронной подписью и отправить контрагенту его можно нажатием одной кнопки.
• Для ускорения процессов: сроки подготовки и доставки электронного документа значительно меньше. Нажал кнопку – и электронный документ через пару минут уже в программе контрагента, даже если вы работаете с поставщиками и заказчиками по всей территории страны.
• Для экономии. Бумажному документу понадобится бумага, чернила принтера и конверт за 13 руб. Если вы используете услуги курьера, то в этот список добавляется также доставка – от 100 руб. Электронный документ обойдется не дороже 10 руб. в зависимости от выбранного оператора.
• Для контроля документооборота: потерять электронный документ почти невозможно. При этом электронного документооборота (например, «1С-ЭДО»), позволяют проверить, получил ли документ контрагент, поставил ли подпись и т.д.
• Для надежности в хранении документов: отправленный электронный документ автоматически сохраняется в электронном архиве учетной программы, а в случае повреждения оборудования архив поможет восстановить оператор. Найти такой документ можно по ключевым реквизитам или словам за пару секунд. Именно поэтому многие компании предпочитают оцифровывать бумажные документы и хранить в электронном виде (например, с помощью программы «Скан-Архив»).

Как обеспечить стандарт контроля документов?

Внедрение ЭДО не освободит вас от бумажных документов полностью, поскольку не все контрагенты осуществили переход на ЭДО. Часть документов вы продолжите получать в бумажном виде. Но у вас есть возможность оптимизировать работу и с ними.

Любые бумажные документы можно переводить в скан-копии с помощью «Скан-Архива».

Что изменится в работе вашей компании при использовании «Скан-Архива»?

1. Упростится поиск копий бумажного документа: за несколько секунд в базе «1С» по штрих-коду, контрагенту, дате и т.д.
2. Можно будет автоматически отслеживать возврат документов от контрагентов. Отчет о наличии документов от контрагентов покажет, каких документов нет в архиве.
3. Снизится риск штрафов и доначислений налогов от проверяющих органов – «Скан-Архив» поможет сформировать пакет документов к проверкам в указанный срок, быстро сдавать пояснения и оперативно отслеживать наличие документов.
4. Упростится ответ на запросы документов благодаря возможности массовой выгрузке документов из «1С» по заданным параметрам. Если пришел запрос на все документы от определенного контрагента за период или по определенной сделке, можно сразу выгрузить все подходящие нужным параметрам документы.
5. Снизятся затраты на содержание бумажного архива: оплату помещения при переносе архива, так как он уже не будет требовать постоянной доступности, логистику.