Главная
Как холдинг «Продимекс» внедрил «Скан-Архив»

«Продимекс» внедрил электронный архив

Холдинг «Продимекс» является одним из лидеров агробизнеса и покрывает 25% производства белого сахара в РФ. Другими словами, каждая 4 ложка сахара в стране сегодня вырабатывается на заводах этой компании.

Более 600 тысяч гектаров земель «Продимекс» расположены в 8 регионах: Воронежской, Белгородской, Курской, Тамбовской и Пензенской областях, Краснодарском и Ставропольском краях, Республике Башкортостан. На сельскохозяйственных и производственных предприятиях «Продимекс» работают более 17 тысяч человек. А на 15 заводах, входящих в состав холдинга, изготовляется почти 1,5 млн тонн сахара, более 380 тыс. тонн гранулированного жома и другая продукция.

По всей стране рассредоточены сотни контрагентов холдинга, чем обусловлен как документооборот компании – более 1 млн документов в год, так и наличие громадного бумажного архива, занимающего около 140 квадратных метров в офисе.

Ранее на предприятии весь процесс подготовки к налоговым проверкам длился неделями - приходилось вручную искать документы в папках бумажного архива и по отдельности копировать. Трудно было контролировать документы от многочисленных контрагентов, тратилось много времени на сверки.

Руководство «Продимекс» приняло решение об организации электронного архива, поставив перед IT-службой задачу - с помощью современных технологий наладить работу так, чтобы предоставлять документы в контролирующие органы в короткие сроки и без лишних трудозатрат. Тогда из спектра предложенных на рынке решений специалисты выбрали программу «Скан-Архив», разработанную компанией «ГЭНДАЛЬФ». Программа подошла предприятию по 3 критериям - функциональность, простота внедрения и цена.

С помощью профессиональных консультаций разработчика «Скан-Архив» был установлен на предприятии за несколько дней. Все сотрудники бухгалтерии и Департамента продаж получили доступ к упорядоченному электронному архиву в базе «1С:Предприятия 8», при том что напрямую с программой «Скан-Архив» работают только 5 человек. Они переводят бумажные документы в скан-копии сразу же при получении, после чего «Скан-Архив» распознает реквизиты или штрихкоды и прикрепляет эти копии к «1С». Во время налоговой проверки нужный пакет документов можно выгрузить мгновенно через кнопку «Экспорт».

Как отмечает Дмитрий Могилёв, Директор Департамента развития ИТ ООО «Продимекс»:

«Благодаря «Скан-Архиву» трудозатраты на подготовку к проверкам сократились как минимум в 2 раза. Это при том что на предприятии установлен обычный потоковый сканер, и при увеличении четкости сканирования для распознавания документов уменьшается его скорость. Также теперь наши сотрудники могут отслеживать, все ли документы вернулись от контрагентов и были внесены в архив. Невозвращенные документы автоматически отмечаются в базе, что позволяет избежать спорных вопросов».



Такая организация работы с архивом дает руководству холдинга уверенность, что в документах полный порядок и при любой проверке контролирующих органов они будут предоставлены вовремя.

Как подготовить первичку к новым налоговым правилам? Подробнее

Рейтинг статьи:

4.9

(на основе 11 голосов)

«Скан-Архив» в действии: как работает новый стандарт «1С»

Читать

Архив бумажных документов в «1С» или ваше спасение от личшней работы

Читать

Более 40% российских бухгалтеров назвали эту проблему главной при составлении отчетности

Читать

Система есть, а порядок – нет? Главные ошибки внедрения стандартов

Читать

Проблема, о которой нельзя молчать: как производственная компания ускорила обработку документов

Читать

Как фармкомпания перестала регулярно искать накладные – спасибо, «Скан-Архив»!

Читать

Как «Скан-Архив» улучшает работу с финансовыми документами на реальном примере

Читать

Финансовые документы не бумеранг: как сделать так, чтобы они возвращались вовремя

Читать

Как не потерять документы в бесконечном документопотоке: пошаговый план

Читать

Первый шаг – контроль или как забыть о проблеме с возвратом финансовых документов

Читать

Возврат к списку