Главная

«Скан-Архив» автоматизировал работу с первичными документами в компании «Энерго»

Компания «Торговый дом «Энерго» - крупный дистрибьютор продуктов питания и товаров народного потребления в Северо-Западном федеральном округе. Торговый дом сотрудничает с несколькими тысячами контрагентов. Регулярные отгрузки продукции и сопутствующая отчетность обуславливают большой документооборот – около 350 000 документов в год. Бухгалтерия на обработку и поиск в архиве такого количества бумаг тратила большое количество времени. В связи с этим, IT-служба предприятия решила автоматизировать работу с первичными документами.

Для решения этой задачи была выбрана программа «Скан-Архив», разработанная компанией «ГЭНДАЛЬФ».

Основной критерий выбора – возможность создания электронного архива документов в базе «1С:Управление торговлей 10.3», в которой ведется оперативный учет в предприятии. Внедрением программы занималась IT-служба «Энерго».

После начала использования «Скан-Архива» бухгалтерской службой процесс обработки «первички» изменился. Операторы подают необходимые бумаги в сканер, который распознает документы и прикрепляет их электронные копии к документам в «1С». После этого обработанные сканы доступны для поиска в базе в любой момент. В среднем за день программа обрабатывает от 1500 до 2000 файлов. При необходимости их можно найти и выгрузить за считанные минуты. Это позволяет сотрудникам бухгалтерии готовиться к налоговым проверкам в разы быстрее, чем до внедрения решения, так как ранее для поиска «первички» в бумажном архиве требовалось несколько часов.

Руководитель IT-управления компании «Энерго» Эдуард Александрович Дамм рассказал о настройке ПО:

решение «Для корректной работы «Скан-Архива» в специфике нашего предприятия мы внесли несколько доработок. Для сканирования обширных документов был добавлен алгоритм их проверки на целостность, позволяющий отслеживать не отсканированные страницы файлов. Поскольку компания использует нестандартные штрихкоды и номера документов, настройки обработки печатных форм были доработаны для корректного распознавания. Также мы добавили функцию автоматического старта распознавания печатных форм, чтобы исключить случаи, когда штрихкоды не читаются».

Вот так мы контролируем всю первичку в организации Смотреть

Рейтинг статьи:

4.9

(на основе 11 голосов)

Встречайте! Доступен новый релиз программы «Скан-Архив» - 3.1.0.0

Читать

Организация порядка на рабочем места бухгалтера

Читать

Как повысить эффективность документооборота: 3 способа обеспечить контроль и избежать проблем

Читать

Составляем график документооборота бухгалтерии: образец и важные нюансы

Читать

Как решить проблему с возвратом документов в крупном бизнесе

Читать

Налоговая проверка: как ускорить сбор документов в крупной компании

Читать

Товарная накладная: правила оформления и пример заполнения

Читать

Новый отчет 6–НДФЛ в 2023 году как заполнить правильно

Читать

Как использование электронной подписи упрощает электронный документооборот

Читать

Порядок возмещения НДС простыми словами

Читать

Возврат к списку