Главная

«Скан-Архив» автоматизировал работу с первичными документами в компании «Энерго»

Компания «Торговый дом «Энерго» - крупный дистрибьютор продуктов питания и товаров народного потребления в Северо-Западном федеральном округе. Торговый дом сотрудничает с несколькими тысячами контрагентов. Регулярные отгрузки продукции и сопутствующая отчетность обуславливают большой документооборот – около 350 000 документов в год. Бухгалтерия на обработку и поиск в архиве такого количества бумаг тратила большое количество времени. В связи с этим, IT-служба предприятия решила автоматизировать работу с первичными документами.

Для решения этой задачи была выбрана программа «Скан-Архив», разработанная компанией «ГЭНДАЛЬФ».

Основной критерий выбора – возможность создания электронного архива документов в базе «1С:Управление торговлей 10.3», в которой ведется оперативный учет в предприятии. Внедрением программы занималась IT-служба «Энерго».

После начала использования «Скан-Архива» бухгалтерской службой процесс обработки «первички» изменился. Операторы подают необходимые бумаги в сканер, который распознает документы и прикрепляет их электронные копии к документам в «1С». После этого обработанные сканы доступны для поиска в базе в любой момент. В среднем за день программа обрабатывает от 1500 до 2000 файлов. При необходимости их можно найти и выгрузить за считанные минуты. Это позволяет сотрудникам бухгалтерии готовиться к налоговым проверкам в разы быстрее, чем до внедрения решения, так как ранее для поиска «первички» в бумажном архиве требовалось несколько часов.

Руководитель IT-управления компании «Энерго» Эдуард Александрович Дамм рассказал о настройке ПО:

решение «Для корректной работы «Скан-Архива» в специфике нашего предприятия мы внесли несколько доработок. Для сканирования обширных документов был добавлен алгоритм их проверки на целостность, позволяющий отслеживать не отсканированные страницы файлов. Поскольку компания использует нестандартные штрихкоды и номера документов, настройки обработки печатных форм были доработаны для корректного распознавания. Также мы добавили функцию автоматического старта распознавания печатных форм, чтобы исключить случаи, когда штрихкоды не читаются».

Вот так мы контролируем всю первичку в организации Смотреть

Рейтинг статьи:

4.9

(на основе 11 голосов)

Утилизация архивных документов: как сделать правильно?

Читать

Товарная накладная: что это и как с этим работать?

Читать

Что делать, если нужно переходить на ЭДО, а контрагенты не хотят?

Читать

Как легко справиться с горой бумаг перед проверкой: советы для крупных компаний

Читать

Как быстро пройти налоговую проверку, если подготовка к ней занимает несколько дней?

Читать

Из бумажного хаоса в цифровой порядок: как наладить контроль первички в пищевой промышленности

Читать

Компании поделились опытом решения приоритетных проблем, связанных с документами

Читать

Новый виток в учете IT-бизнеса: от бумажных архивов к электронным

Читать

Встречайте! Доступен новый релиз программы «Скан-Архив» - 3.1.0.0

Читать

Организация порядка на рабочем места бухгалтера

Читать

Возврат к списку