Компания «Петрокоммерц» была основана в 1994 году, и занимается технической и коммерческой деятельностью в области производства печатных плат. Документооборот компании составляет 24 тыс. документов в год. А бумажный архив располагается в специализированной организации и занимает более 10 кв. метров. Там сотни тысяч документов распределены по коробкам и плотно расформированы по высоким стеллажам.
Ранее для работы с документами сотрудникам бухгалтерии необходимо было отправляться в удаленный бумажный архив либо заказывать их доставку. Теперь со «Скан-Архивом» бумажные документы переводятся в скан-копии сразу же при получении и хранятся в электронном виде прямо в «1С». Вносят в «Скан-Архив» документы 2 оператора – сканируют их и загружают, а доступ к ним имеют более 30 сотрудников бухгалтерии - просматривают сканы, находят документы, выводят отчеты. Во время проверки нужные пакеты документов выгружаются из базы через кнопку «Экспорт» по заданным параметрам (название, вид, дата или др.) и передаются в налоговую.
С помощью «Скан-Архива» ведется и работа с контрагентами, которых у предприятия более 2000 и часть из которых располагается за территорией России. В базе отслеживается, какие документы вернулись от контрагентов, а какие нет, возвращенные документы помечаются цветом.
По заказу компании «Петрокоммерц» разработчик «ГЭНДАЛЬФ» внес изменения в базовый функционал программы, расширив его.
Базовая версия «Скан-Архива» не содержала ссылок для мгновенного перехода между видами документов, ссылки были добавлены. После чего стало возможным посмотреть отгрузки из реализации, договоры - из счетов покупателей. В справочник «Договоры контрагентов» были добавлены ссылки на имеющиеся подписанные договоры с этими контрагентами.
Татьяна Борисовна Сергеева, главный бухгалтер компании «Петрокоммерц», отметила:
|
«Раньше мы тратили раз в 5 больше времени на работу с налоговой, особенно если это касается периода 2-3 лет – необходимо дать запрос от организации, подождать пока привезут коробки с документами, найти их, отсканировать. Если документы под рукой, как сейчас со «Скан-Архивом», это получается почти мгновенно. Пока с документами в «Скан-Архиве» работает только бухгалтерия. Но мы уверены, что будем развиваться дальше, и уверены, что разработчик программы будет нам в этом помогать, т.к. ранее «ГЭНДАЛЬФ» оперативно реагировал на наши просьбы и к задачам относился внимательно». |
