Внедрение «Скан-Архива» – просто, быстро, качественно

Когда речь заходит о внедрении электронного документооборота на предприятии, всегда возникает масса вопросов и опасений. Как это будет работать? Сколько времени займет установка? Что потребуется от сотрудников? Как это повлияет на нашу ежедневную работу? И эти вопросы абсолютно оправданны – ошибки, допущенные на этапе внедрения, могут дорого обойтись компании и оставить неприятный осадок.

Сегодня мы поговорим о том, как происходит внедрение системы «Скан-Архив», чтобы вы заранее знали, чего ожидать, и смогли подготовиться к этому важному шагу.

Что такое «Скан-Архив» и как он внедряется

«Скан-Архив» – это система электронного архива, которая позволяет хранить и управлять цифровыми копиями документов. Представьте себе, что все ваши документы, которые раньше занимали огромные шкафы и папки, теперь аккуратно и безопасно хранятся в электронном виде. Вы можете быстро найти нужный документ по одному клику, не тратя время на перелистывание бумажных томов. Это особенно актуально в наше время, когда скорость и точность работы с информацией определяют успех бизнеса.

Важно понимать, что внедрение «Скан-Архива» потребует вовлеченности вашей команды. Нужно будет выделить время на обучение сотрудников и на участие в тестировании системы. Кроме того, важно заранее определиться с тем, какие задачи вы хотите решить с помощью нового архива.

Как проходит подготовка к внедрению «Скан-Архива» от ГЭНДАЛЬФ?

1. Первоначальное общение: выяснение потребностей

Все начинается с беседы с нашим экспертом по документообороту. На этом этапе важно понять, с какими конкретными задачами сталкивается клиент и каким образом их можно решить с помощью «Скан-Архива». Мы задаем вопросы, внимательно слушаем и анализируем текущие процессы, чтобы определить, как новая система может вписаться в существующую структуру компании. Наша цель – не просто предложить стандартное решение, а найти именно тот подход, который будет максимально эффективен для вашего бизнеса.

2. Демонстрация возможностей «Скан-Архива»

После того как мы собрали всю необходимую информацию, наступает время показать, как работает «Скан-Архив». Мы проводим подробную демонстрацию программы, показывая, как с ее помощью можно автоматизировать рутинные задачи, ускорить поиск документов и улучшить их обработку. Важно, чтобы на этом этапе все ключевые сотрудники, которые будут работать с системой, также приняли участие и задали свои вопросы. Это помогает избежать недопонимания и подготовить коллектив к будущим изменениям.

3. Обсуждение доработок и адаптация системы

Иногда после демонстрации клиент видит, что есть определенные нюансы, которые требуют доработок. Это абсолютно нормально – каждая компания уникальна, и наша задача – адаптировать «Скан-Архив» под ваши нужды. Мы детально обсуждаем возможные изменения и доработки, чтобы учесть все ваши пожелания. На этом этапе мы также обговариваем сроки внедрения и согласовываем план дальнейших действий.

4. Тестовый период: обучение и обратная связь

Если клиент хочет убедиться в эффективности системы перед ее полным внедрением, мы предлагаем провести тестовый период. Обычно он длится около месяца. В течение этого времени мы проводим обучение сотрудников, чтобы они могли начать работать с системой в тестовом режиме. Это важно для того, чтобы коллектив постепенно привыкал к новым инструментам и мог полноценно оценить все преимущества «Скан-Архива».

После завершения тестового периода мы снова встречаемся с клиентом, чтобы обсудить опыт использования системы. Мы внимательно выслушиваем отзывы, рассматриваем возникшие вопросы и вносим необходимые коррективы. Этот этап помогает нам убедиться, что «Скан-Архив» полностью соответствует ожиданиям и потребностям клиента.

5. Полное внедрение и поддержка

Когда все этапы подготовки пройдены и тестовый период успешно завершен, мы переходим к полному внедрению системы. На этом этапе наши специалисты устанавливают и настраивают «Скан-Архив» в рабочей среде клиента. Мы также остаемся на связи, чтобы обеспечить техническую поддержку и помочь вашему коллективу адаптироваться к работе с новой системой.

Однако это не единственный вариант. Клиент может выбрать: доверить этот процесс нашей команде или подготовить подробное техническое задание (ТЗ) и передать его вашему внутреннему IT-отделу для самостоятельного внедрения. Каждый из этих подходов имеет свои плюсы и минусы, и мы хотим помочь вам разобраться, какой вариант будет наиболее оптимальным для вашего бизнеса.

Внедрение «Скан-Архива» командой ГЭНДАЛЬФ

Плюсы:

1. Профессионализм и опыт. Мы, как разработчики «Скан-Архива», знаем систему изнутри. Наши специалисты уже неоднократно занимались внедрением и знают все нюансы и подводные камни. Это позволяет минимизировать риски и сократить время на внедрение.
2. Полная ответственность. Когда мы беремся за проект, мы несем ответственность за все этапы – от установки и настройки до интеграции с другими системами и последующей поддержки. Это значит, что вам не придется волноваться о том, что что-то пойдет не так.
3. Быстрая адаптация. Поскольку мы хорошо понимаем, как работает «Скан-Архив», мы можем быстро адаптировать систему под ваши нужды, внести необходимые доработки и настройки. В результате ваш бизнес начинает получать выгоду от новой системы практически сразу после ее внедрения.
4. Обучение сотрудников. Мы проводим комплексное обучение ваших сотрудников, обеспечивая их всем необходимым для эффективной работы с системой. Это позволяет избежать ошибок и недоразумений в дальнейшем.

Минусы:

1. Дополнительные затраты. Внедрение системы нашими специалистами требует некоторых финансовых вложений. Однако эти затраты оправдываются качеством работы и скоростью внедрения.
2. Зависимость от подрядчика. Некоторым компаниям может не нравиться идея зависеть от внешнего поставщика услуг. Однако, с другой стороны, это также означает, что вы всегда можете обратиться за поддержкой к профессионалам.

Подготовка ТЗ для внутреннего IT-отдела

Плюсы:

1. Контроль внутри компании. Вы сами контролируете процесс внедрения, что может быть важно для компаний с сильной IT-командой. Ваши специалисты могут более гибко подходить к вопросам интеграции и адаптации системы.
2. Снижение затрат. Если ваш IT-отдел обладает достаточной квалификацией, самостоятельное внедрение может обойтись дешевле, так как вы избегаете расходов на услуги внешнего подрядчика.
3. Учет внутренних особенностей. Внутренние специалисты лучше знают ваши процессы и могут учесть все специфические требования, не прибегая к сложным и дорогостоящим доработкам.

Минусы:

1. Отсутствие опыта. Если ваш IT-отдел не сталкивался ранее со «Скан-Архивом», это может привести к ошибкам и затягиванию сроков внедрения. Неправильная настройка системы может стать источником проблем в будущем.
2. Длительный процесс внедрения. Проблемы внедрения самостоятельно – это большие потери времени, особенно если возникают непредвиденные трудности. Это может задержать запуск системы и снизить ее эффективность на начальном этапе.
3. Отсутствие поддержки. Внутренний IT-отдел может быть загружен другими задачами, и в случае возникновения проблем с системой, решение может занять много времени.

Хотя самостоятельное внедрение может показаться привлекательным с точки зрения контроля и возможной экономии, реальность такова, что опыт и профессионализм специалистов ГЭНДАЛЬФ обеспечивают гораздо более гладкий и быстрый процесс внедрения. Мы берем на себя все сложности, связанные с установкой, настройкой и интеграцией системы, позволяя вашему бизнесу сосредоточиться на основных задачах. К тому же, наша поддержка после внедрения гарантирует, что любые возникающие вопросы будут решены оперативно и эффективно.

Когда дело касается внедрения таких важных систем, как «Скан-Архив», лучше довериться профессионалам, чтобы избежать потенциальных рисков и максимально быстро начать получать отдачу от новой системы. Мы готовы помочь вам на каждом этапе – от первого обсуждения до полной интеграции и поддержки.

Поствнедренческая поддержка

После того как «Скан-Архив» успешно внедрен в вашу компанию, наша работа не заканчивается. Мы понимаем, что даже самая продуманная и качественно установленная система может потребовать дополнительной поддержки и адаптации в процессе эксплуатации. Именно поэтому мы уделяем большое внимание поствнедренческой поддержке наших клиентов.

Мы всегда на связи!

Вопросы могут возникать на самых разных этапах использования «Скан-Архива». Возможно, ваши сотрудники столкнутся с какими-то нюансами в работе системы, понадобятся дополнительные настройки или же вы захотите адаптировать функционал под новые бизнес-процессы. В таких случаях вам не нужно беспокоиться о том, куда обращаться за помощью.

Наша служба технической поддержки всегда на связи и готова помочь вам в любое время. Мы предлагаем бесплатную поддержку для всех наших клиентов, что означает, что при возникновении вопросов или проблем вы можете оперативно связаться с нашими специалистами и получить квалифицированную помощь. Мы гордимся тем, что наши клиенты могут положиться на нас в любой ситуации.

К тому же, со временем у вас могут появиться новые потребности или задачи, для решения которых потребуется расширить функционал «Скан-Архива». Это нормально, ведь прогресс не стоит на месте. В таких случаях мы готовы предложить вам услуги по доработке системы.

Мы можем добавить новые функции или интегрировать систему с другими программами, которые вы используете в своей работе. Все доработки выполняются в соответствии с вашими требованиями, и мы тщательно согласовываем каждый шаг, чтобы конечный результат полностью соответствовал вашим ожиданиям.

Наше мнение таково: система должна развиваться вместе с вашим бизнесом. Мы не даем готовый продукт, который остается неизменным – мы предлагаем решение, которое может адаптироваться и расширяться по мере роста и изменений в вашей компании.

Итак, внедрение «Скан-Архива» – это не просто установка программы, а начало долгосрочного сотрудничества. Мы всегда остаемся на связи с нашими клиентами, чтобы обеспечить их уверенность в том, что система работает на полную мощность и соответствует всем требованиям. Бесплатная техническая поддержка, оперативное решение вопросов и возможность доработки функционала – все это позволяет вам быть спокойными за свое цифровое рабочее пространство.

С ГЭНДАЛЬФ вы выбираете не только качественное внедрение, но и постоянную поддержку, благодаря которой ваш бизнес сможет развиваться и адаптироваться к любым вызовам. Мы готовы быть с вами на каждом этапе этого пути.