Невозврат первички в бухгалтерию грозит переплатой налогов и штрафами. Первичными документами фиксируется вся хозяйственная деятельность организации, и работают с ней большое количество сотрудников. Вопрос: как всех научить сдавать документы вовремя? Расскажем в статье несколько способов.
В первую очередь невозвраты происходят из-за неорганизованности системы. Сотрудник может не знать о том, что документы надо куда-то возвращать, или думать, что передача документов – задача отдельного сотрудника. Например, кладовщик предполагает, что документы о приемке товара в бухгалтерию передает менеджер, который, в свою очередь, об этом не в курсе. Так происходит потеря и путаница.
Отсутствие инструкций – первая причина, по которой первичку не возвращают. Вам нужно написать серию простых и понятных инструкций для сотрудников, которые работают с первичными документами. Такие памятки помогут наладить возврат. Главная цель управленца – наладить систему и погрузить в нее подчиненных. Начните с простого, составьте базовые памятки на типичные ситуации:
Создайте механизм движения документов между отделами в компании. В нем нужно визуализировать схему передачи документов от сотрудника к сотруднику, конечные точки сдачи документов, а также сроки. Важно назначить ответственных сотрудников на каждом этапе передачи документов.
В регламенте нужно учесть все тонкости. Перед составлением изучите бизнес-процессы отделов в компании. Помните, главная задача любой должностной инструкции – быть понятной для исполнителя.
Совет: добавьте регламент работы с документами в обучение сотрудников. Это поможет в адаптации и научит сотрудника с первого дня работать с документами правильно. Научить сразу проще, чем переучивать.
При подготовке регламента согласуйте его с руководителями отделов. Также стоит собрать обратную связь с сотрудников, которые будут занимать ответственные позиции. Это поможет сгладить процесс внедрения.
Не забывайте о механизмах контроля. Иногда происходят банальные утери документов, это возможно даже с наличием регламента: сотрудник утверждает, что передал документ, но в бухгалтерии его нет. Есть несколько способов контролировать возврат первичных документов:
Хотите автоматизировать возврат первички?
Программа «Скан-Архив» дает возможность проследить весь пусть электронного документа, вы всегда будете знать, где документ находится в данный момент.
Если вы планируете внедрять регламент работы с документами, или он уже есть, а проблема не решена, стоит прибегнуть к еще одному методу.
Есть ситуации, в которых причиной задержек является некомпетентность и безответственность сотрудников. В этом случае помогает введения мотивации и санкций, об этом мы расскажем ниже.
Но сотрудник не всегда виноват. Причины проблем с возвратом первички могут быть более глубокими, например:
В первом случае вам необходимо выйти на контрагента. Написать официальное письмо, в идеале, пообщаться с представителем бухгалтерии вашего партнера. Как правило, этого достаточно. Если задержки продолжаются, внесите пункт о возврате первички в договор.
Во втором случае необходимо выделить время, в которое все сотрудники смогут единовременно сдавать документы. В зависимости от загрузки работников, такие дни и время могут быть различными. Также увеличьте сроки сдачи документов, если есть такая возможность.
В третьем случае с проблемой поможет бороться совет из первого блок этой статьи – введите регламент и проводите регулярные обучения.
Если «мирные» способы не работают, сотрудники все равно задерживают и теряют первичные документы, можно переходить к санкциям. Но есть нюансы.
По закону штрафовать сотрудника за невозврат первички нельзя. Согласно статье 192 ТК РФ существует три варианта взысканий:
На эту тему есть даже отдельное письмо Роструда: письмо от 18 декабря 2014 г. № 3251-6-1
Штрафовать нельзя, но можно депремировать. В трудовой договор можно вписать пункт о снижении премиальной части за невозврат первички. Также можно предусмотреть полное лишение премии за систематические нарушения регламента.
В случае невозврата оформите служебную записку, возьмите с сотрудника объяснительную. После чего руководитель сможет принять решении о взыскании.
Внедрять регламенты работы сразу получается не у всех. Это не быстрый процесс, для которого зачастую требуется помощь консалтингового агентства. Штрафы также не лучший способ мотивации. Бухгалтерия может забыть о трудностях с возвратом первички, если процесс автоматизировать.
Внедрения электронного контроля документов решает проблему сразу с обеих сторон:
Сотрудник загружает документ в специальную программу с помощью сканера. Программа создает скан-копию документа, распознает данные и загружает бумагу в хранилище.
Далее, при необходимости, бухгалтерия, руководитель или ответственный сотрудник смогут отследить, где сейчас находится документ, кто последний с ним работал, а также статус документа: был ли совершен возврат. Время поиска документов снижается, а надежность и безопасность возрастают.
Хотите сделать документооборот более прозрачным и безопасным?
Программа «Скан-Архив» – это инструмент, который позволяет автоматизировать контроль хранение документов. Это позволит бухгалтерии отследить возврат первички. Узнайте о всех возможностях программы «Скан-Архив» на демонстрации.