Главная
Как научить сотрудников возвращать первичку в бухгалтерию

Как научить сотрудников возвращать первичку в бухгалтерию

Невозврат первички в бухгалтерию грозит переплатой налогов и штрафами. Первичными документами фиксируется вся хозяйственная деятельность организации, и работают с ней большое количество сотрудников. Вопрос: как всех научить сдавать документы вовремя? Расскажем в статье несколько способов.

Почему первичные документы не доходят до бухгалтерии в срок

В первую очередь невозвраты происходят из-за неорганизованности системы. Сотрудник может не знать о том, что документы надо куда-то возвращать, или думать, что передача документов – задача отдельного сотрудника. Например, кладовщик предполагает, что документы о приемке товара в бухгалтерию передает менеджер, который, в свою очередь, об этом не в курсе. Так происходит потеря и путаница.

Отсутствие инструкций – первая причина, по которой первичку не возвращают. Вам нужно написать серию простых и понятных инструкций для сотрудников, которые работают с первичными документами. Такие памятки помогут наладить возврат. Главная цель управленца – наладить систему и погрузить в нее подчиненных. Начните с простого, составьте базовые памятки на типичные ситуации:

  • Что делать с документами во время командировок?
  • Куда сдавать первичку во время отпуска ответственного лица?
  • Ответы на частые вопросы от сотрудников и чек-листы.

Если нет регламента, то нечего исполнять: систематизация работы с документами

Создайте механизм движения документов между отделами в компании. В нем нужно визуализировать схему передачи документов от сотрудника к сотруднику, конечные точки сдачи документов, а также сроки. Важно назначить ответственных сотрудников на каждом этапе передачи документов.

В регламенте нужно учесть все тонкости. Перед составлением изучите бизнес-процессы отделов в компании. Помните, главная задача любой должностной инструкции – быть понятной для исполнителя.

Совет: добавьте регламент работы с документами в обучение сотрудников. Это поможет в адаптации и научит сотрудника с первого дня работать с документами правильно. Научить сразу проще, чем переучивать.

При подготовке регламента согласуйте его с руководителями отделов. Также стоит собрать обратную связь с сотрудников, которые будут занимать ответственные позиции. Это поможет сгладить процесс внедрения.

Не забывайте о механизмах контроля. Иногда происходят банальные утери документов, это возможно даже с наличием регламента: сотрудник утверждает, что передал документ, но в бухгалтерии его нет. Есть несколько способов контролировать возврат первичных документов:

  • Вести журнал учета первички;
  • Обязать сотрудников хранить копии переданных документов с пометкой, что бумага передана в бухгалтерию;
  • Внедрить программу для контроля документов.

Хотите автоматизировать возврат первички?

Программа «Скан-Архив» дает возможность проследить весь пусть электронного документа, вы всегда будете знать, где документ находится в данный момент.

Подробнее о программе

Анализ проблем изнутри: как наладить коммуникацию

Если вы планируете внедрять регламент работы с документами, или он уже есть, а проблема не решена, стоит прибегнуть к еще одному методу.

Есть ситуации, в которых причиной задержек является некомпетентность и безответственность сотрудников. В этом случае помогает введения мотивации и санкций, об этом мы расскажем ниже.

Но сотрудник не всегда виноват. Причины проблем с возвратом первички могут быть более глубокими, например:

  • документы задержал контрагент;
  • у сотрудников в графике нет отдельного времени для работы с документами;
  • сотрудники не понимают ключевых принципов документооборота в компании.

В первом случае вам необходимо выйти на контрагента. Написать официальное письмо, в идеале, пообщаться с представителем бухгалтерии вашего партнера. Как правило, этого достаточно. Если задержки продолжаются, внесите пункт о возврате первички в договор.

Во втором случае необходимо выделить время, в которое все сотрудники смогут единовременно сдавать документы. В зависимости от загрузки работников, такие дни и время могут быть различными. Также увеличьте сроки сдачи документов, если есть такая возможность.

В третьем случае с проблемой поможет бороться совет из первого блок этой статьи – введите регламент и проводите регулярные обучения.

Введение системы санкций за невозврат первичных документов

Если «мирные» способы не работают, сотрудники все равно задерживают и теряют первичные документы, можно переходить к санкциям. Но есть нюансы.

По закону штрафовать сотрудника за невозврат первички нельзя. Согласно статье 192 ТК РФ существует три варианта взысканий:

  1. Замечание;
  2. Выговор;
  3. Увольнение.

На эту тему есть даже отдельное письмо Роструда: письмо от 18 декабря 2014 г. № 3251-6-1

Штрафовать нельзя, но можно депремировать. В трудовой договор можно вписать пункт о снижении премиальной части за невозврат первички. Также можно предусмотреть полное лишение премии за систематические нарушения регламента.

В случае невозврата оформите служебную записку, возьмите с сотрудника объяснительную. После чего руководитель сможет принять решении о взыскании.

Что поможет наладить процесс без сложных систем и штрафов

Внедрять регламенты работы сразу получается не у всех. Это не быстрый процесс, для которого зачастую требуется помощь консалтингового агентства. Штрафы также не лучший способ мотивации. Бухгалтерия может забыть о трудностях с возвратом первички, если процесс автоматизировать.

Внедрения электронного контроля документов решает проблему сразу с обеих сторон:

  • Внутренний контроль возврата первички от сотрудников.
  • Контроль возврата документов от контрагентов.

Как это работает?

Сотрудник загружает документ в специальную программу с помощью сканера. Программа создает скан-копию документа, распознает данные и загружает бумагу в хранилище.

Далее, при необходимости, бухгалтерия, руководитель или ответственный сотрудник смогут отследить, где сейчас находится документ, кто последний с ним работал, а также статус документа: был ли совершен возврат. Время поиска документов снижается, а надежность и безопасность возрастают.

Хотите сделать документооборот более прозрачным и безопасным?

Программа «Скан-Архив» – это инструмент, который позволяет автоматизировать контроль хранение документов. Это позволит бухгалтерии отследить возврат первички. Узнайте о всех возможностях программы «Скан-Архив» на демонстрации.

Посмотреть демонстрацию

Бесплатная консультация

*