На рынке существует немало систем электронного документооборота, которые способны полностью или частично (отвечая за каждый участок делопроизводства) автоматизировать ваш документооборот. Воспользуйтесь этими критериями, чтобы понять, подходит ли вам СЭД или нет.
1. Объем хранения данных
Когда речь идет об этом критерии, будьте дальновидны: закладывайте потенциальный рост вашего документооборота. Возможно, вам будет удобна программа, которая позволяет иметь отдельное хранилище данных на сервере (у «Скан-Архива», например, есть такая возможность). Так же удобно, есть СЭД поддерживает иерархическое структурное хранение данных, когда чаще используемые данные хранятся на более быстрых носителях (например, SSD-дисках), а реже используемая – на более вместительных и дешевых.
2. Процедуры автоматизации контроля
Облегчит ли СЭД контроль за документами в вашей организации? Программа может подстраиваться под ваши бизнес-процессы или упорядочивать их по-новому. Возможно, это будет единый установленный тип для всех документов (например, со штрихкодом при распечатке, чтобы при возврате от контрагента мгновенно прикрепить скан-копию к аналогу документа в «1С»), процедуры передачи документов, их добавления в архив, контроля их отправки и получения и т.д.
3. Структура организации, применяющей СЭД
У разветвленной организации с представительствами в других городах могут быть проблемы с доступом к документам, перемещаемых или хранимых с помощью системы документооборота. Надо убедиться, что возможности программы учитывают удаленные подключения из других офисов, при этом сохраняя безопасность доступа к данным.
4. Существующий бумажный архив
Если у организации есть объемный бумажный архив, будет логично оцифровать его и объединить с данными СЭД. Хорошо, если в системе электронного документооборота предусмотрены возможности для автоматического распознавания и внесения бумажных документов.
5. Возможность доработки программы под нужды организации
Ваше предприятие будет расти и меняться изнутри, маршруты передачи и согласования документов меняться, объемы архива – расти. Гибкость программы СЭД должна позволять учитывать все эти изменения.
6. Удобство поиска
С помощью программы должно быть легко находить нужные документы по тем реквизитам, что важны для вашего вида деятельности. Например, если у вас международная организация, надо учитывать все языки, на которых могут искать документы сотрудники во всех частях света.
7. Требования к безопасности
Программа должна позволять настраивать доступ к тем или иным документам и сохранять конфиденциальность секретных данных.
8. Неудовлетворительная текущая система документооборота
Этот критерий чаще всего является решающим при выборе СЭД. Существующая система документооборота – электронная или еще бумажная, попросту не решает задачи бизнеса в вашей компании.
Это значит, что нужно воспользоваться всеми вышеперечисленными критериями, чтобы подобрать идеальную систему электронного документооборота для вашей компании.
