Финансовые документы – это нервная система любой организации. Чем больше документов, тем сложнее с ними работать: что-то теряется, что-то долго ищется, что-то обрабатывается с опозданием. Но если грамотно организовать этот процесс, можно сделать работу с документами быстрее, проще и точнее. В этой статье расскажем о 5 важных шагах, которые помогут навести порядок в финансовом документообороте организации.
1. Внутренний регламент – правила для всех
Первое, с чего нужно начать – это установить правила работы с документами. Без четко прописанного регламента даже самая крутая программа не спасет от хаоса. Важно, чтобы все сотрудники знали, что делать с документом на каждом этапе: как его обработать, где хранить, кто отвечает за его подписание и отправку.
Преимущества четких правил:
- Упорядоченность действий на всех этапах;
- Снижение числа ошибок;
- Быстрая передача документов между отделами;
- Ответственность сотрудников за каждый этап;
- Прозрачность процесса для всех участников.
Простая истина: чем четче прописаны правила, тем быстрее и безболезненнее работает вся система.
2. Хранение документов – все в одном месте
Для удобной работы все документы должны храниться в одном месте, и доступ к ним должен быть у всех, кто их обрабатывает. Маленькие организации часто еще работают в бумажном архиве, что превращает поиск нужного документа и исполнение задачи в настоящий квест. Крупные организации переходят на электронные архивы, которые намного удобнее.
Плюсы электронного архива:
- все документы всегда под рукой;
- мгновенный поиск по любым параметрам (дата, номер, контрагент);
- безопасность: документы не сгорят и не намокнут;
- экономия времени на поиск нужного файла;
- можно легко сделать резервные копии.
С электронным архивом можно забыть про кучи бумаги и долгие поиски нужного документа в бумажном шкафу организации.
3. Обработка документов – автоматизация решает
Когда поток документов становится слишком большим, ручная обработка любого документа превращается в кошмар и тормозит исполнение задачи. Автоматизация помогает значительно ускорить этот процесс и уменьшить количество ошибок.
Что может помочь автоматизировать обработку?
- Распознавание текста – программа сама читает документ и распределяет его по нужным категориям;
- Штрихкодирование – каждый документ получает штрихкод, и его легко найти и идентифицировать;
- Автоматическое прикрепление – документы сразу сохраняются в нужных местах архива организации.
Автоматизация не просто делает работу быстрее, но и уменьшает количество рутинных задач для сотрудников организации.
4. Учет документов – контроль важен
Одна из главных задач – не только сохранить, но и следить за состоянием документа. Важно знать, какие документы организации уже обработаны, какие требуют подписей, а какие нужно вернуть.
Чем полезен учет документов?
- Автоматические отчеты о статусе входящей и исходящей базы документов;
- Уведомления о состоянии документа, которые нужно подписать или вернуть;
- История по каждому документу: кто, когда и что с ним делал;
- Легкий поиск ответственных за документы сотрудников.
Такой контроль исполнения помогает избежать потерь документов и просрочек по важным задачам.
5. Программное обеспечение – все функции в одной системе
Чтобы не потеряться в куче программ и не путаться в разных системах, важно использовать одно решение, которое объединяет все функции. Когда все процессы – от распознавания до учета – происходят в одной программе, работа с документами становится проще и быстрее.
Почему лучше иметь одно программное обеспечение:
- все процессы проходят в одном месте;
- меньше ручного труда – больше автоматизации;
- не нужно переключаться между программами и искать данные в разных системах;
- удобный интерфейс, с которым быстро разберутся сотрудники;
- поддержка всех типов документов – от счетов-фактур до накладных.
Пример такого решения – программа «Скан-Архив», которая интегрируется с «1С» и объединяет все нужные функции для работы с данными документа в одной системе.
Кейс организации «Хлеб Сабурова»
Компания «Хлеб Сабурова» на практике убедилась, как автоматизация помогает в работе с документами. Раньше сотрудники тратили кучу времени на ручную обработку и поиск нужных файлов, что часто приводило к ошибкам и задержкам.
Проблема
Ежедневный документооборот организации достигает 18 тысяч документов. Бухгалтерия тратила огромное количество времени на их ручную обработку. Чтобы оптимизировать процесс и сократить трудозатраты сотрудников, потребовалось автоматизировать сохранение скан-копий.
Что изменилось с «Скан-Архивом»?
- Обработка документов стала намного быстрее;
- Все первичные документы теперь отслеживаются и имеют копии в электронном виде;
- Сотрудники складов могут отправить документы в бухгалтерию только при наличии их сканов;
- Если нет копии документа, его дублируют и подписывают заново.
Это решение помогло организации сократить время на обработку входящей документации и исключить ошибки, которые раньше мешали работе.
Мнение заказчика
«Стало удобнее отслеживать первичные документы, их обработка проходит намного быстрее. Если документ проведен в бухгалтерском учете, то у него обязательно должна быть копия в «Скан-Архиве». Сотрудник склада на заводе, который обрабатывает документы, может отметить их и направить в бухгалтерию только при наличии скана. Если вдруг у документа нет электронной копии, тогда его дубликат подписывается заново. Иной возможности провести документ у сотрудников нет».
Кирилл Железцов, директор департамента по информационным технологиям «Хлеб Сабурово»
Подведем итог
Если вы хотите, чтобы финансовые документы работали на вас, а не против вас – организуйте процесс правильно. Четкий регламент, электронное хранение, автоматизация обработки и контроль за статусом и возвратом документов – это основные шаги на пути к упрощению работы в организации. А если все эти функции объединены в одном программном решении, таком как «Скан-Архив», ваша компания не только сэкономит время, но и повысит продуктивность сотрудников.
