Документопоток в организации – не шутка. В каждой крупной компании сегодня объемы документооборота растут с каждым днем, и вопрос о том, как должен происходить возврат первичных документов и управление документами в целом, становится критически важной задачей. И добиться ее решения сегодня хотят главы многих компаний, особенно если для ввода первичных документов используется система «1С».
Почему первичные документы возвращаются не вовремя
Юридически этот вопрос особенно актуален для компаний, которые стремятся вовремя возмещать НДС и избегать штрафов за несвоевременный возврат документов (первички). Дело в том, что НДС можно возместить, только предоставив полный пакет бумаг, в том числе и первичные документы.
Когда документооборот обширен, управление им усложняется, бухгалтерская система не успевает решать все задачи, риск потери документов увеличивается многократно, а найти потерянные первичные документы в огромных массивах информации становится крайне сложно. А ценность каждого документа отличается: некоторые документы не так важны, но бывают такие первичные документы, без которых мало того, что возврат НДС для юридических лиц будет невозможен, – легко нарваться на серьезный штраф. К тому же, часто оказывается непросто определить, кто именно несет ответственность за возврат того или иного документа, а иногда даже и нескольких первичных документов.
В каждой организации важен четкий контроль и организация того, куда и как направляются первичные документы. Иначе можно не только забыть, в какой момент должен произойти возврат первички, но и столкнуться с серьезными финансовыми последствиями.
В этой статье мы разберем, как эффективно контролировать сроки возврата первичных документов в «1С», чтобы избежать потерь и поддерживать порядок в документации.
Как не терять первичку
Решением многих проблем с возвратом первичных документов может стать использование автоматизированных систем, таких как «Скан-Архив». Это специализированное программное обеспечение позволяет не только упорядочить процесс хранения документов, но и значительно упростить их возврат и поиск. «Скан-Архив» автоматически сканирует все поступающие бумаги, присваивая им уникальные идентификаторы и сохраняя их в облачном хранилище.
Такое решение идеально подходит для компаний с большим документооборотом. С помощью «Скан-Архива» бухгалтерия и другие подразделения могут в любой момент найти нужный документ, проверить его статус и убедиться, что он был передан нужному лицу или вернулся в установленные сроки. Система также автоматически уведомляет ответственных сотрудников о приближающихся сроках возврата первички, что помогает избежать просрочек.
Помимо этого, «Скан-Архив» защищает от потери документов: все данные надежно хранятся в цифровом виде, а доступ к ним возможен только для авторизованных пользователей. Это исключает человеческий фактор, который нередко становится причиной несвоевременного возврата документов, и минимизирует риск штрафов со стороны налоговых органов.
Внедрение подобных инструментов позволяет компаниям значительно сократить затраты времени и ресурсов на управление документооборотом, а также свести к минимуму ошибки и недоразумения, связанные с потерей или задержкой возврата первичной документации.
Что может быть лучше «Скан-Архива»? Только дополнения к нему! Например, дополнение «Контроль сроков возвращаемых документов», которое создано как раз для того, чтобы забыть о проблеме несвоевременного возврата первички навсегда.
Почему полезно функциональное дополнение «Контроль сроков возврата первичных документов»
Форма обработки «Контроль сроков возвращения документов» состоит из полей отбора:
- «Организация» — отбор первичных документов по организации;
- «Ответственный» — первичные документы отбираются по ответственному;
- «Контрагенты» — первичные документы отбираются по контрагентам;
- «Виды объектов» — в данное поле указываются документы, по которым выполнены настройки комплектности документов, например «Реализация (акты, накладные);
- «Период» — отбор первичных документов за указанный период.
Для формирования отчета необходимо нажать на кнопку «Выполнить». Поля отбора для формирования отчета указывать не обязательно, в таком случае, отчет будет сформирован по всем документам за все время.
Сформированный отчет состоит из различных цветовых обозначений колонки «Срок возврата ПФ». Все документы там учтены, и каждый выделяется цветом:
- Примечание «Срок возврата ПФ не контролируется» означает, что настройки комплектности к документу не действуют, так как настройка актуальна с более поздней даты, чем дата создания документа.
- Красным цветом в колонке «Дата возврата ПФ» обозначаются документы, которые не вернулись и их срок возврата просрочен.
- Зеленым цветом в колонке «Дата возврата ПФ» обозначаются документы, которые вернулись и срок сдачи еще не наступил (т.е. досрочно или в срок).
- Голубым цветом в колонке «Дата возврата ПФ» обозначаются документы, которые вернулись не в полном объеме, но срок сдачи еще не прошел и не скоро наступит;
- Желтым цветом в колонке «Дата возврата ПФ» обозначаются документы, которые вернулись не в полном объеме, но срок сдачи скоро наступит (3 дня).
- Белый цвет в колонке «Дата возврата ПФ» – обозначение тех документов, которые не вернулись и их срок возврата не скоро наступит.
Продемонстрированный отчет поможет вам упростить процесс контроля сроков возврата первичных документов с детализацией по каждому контрагенту.
Настройки комплектности объектов архивирования
Для корректной работы функционального дополнения к «Скан-Архиву» необходимо произвести первоначальную настройку комплектности объектов архивирования. Данные настройки выполняются, как правило, один раз и используются в будущем на постоянной основе.
Для обработки «Контроль сроков возвращаемых документов» первым делом необходимо будет включить расширенные настройки комплектности в справочнике «Настройка Скан-Архива» для отображения дополнительных настроек, таких как «Период возврата», «День месяца возврата» и «Контрагент».
Для успешного функционирования обработки не обойтись без ввода даты, с которой будут применяться настройки комплектности для документов, например, 01.01.2016. В «Период возврата» указывается количество дней, через которое необходимо вернуть первичные документы после их создания, в «Дата месяца возврата» указывается число, к которому необходимо будет вернуть документ (если документ создан 05.05.2020, а в данное поле будет указано число 9, то документ необходимо будет вернуть к 09.05.2020). В поле «Контрагент» указывается контрагент или группа контрагентов, к которым данная настройка по возвратам будет применена.
Поделись статьей с коллегами
Задайте вопрос эксперту программы «Скан-Архив»
