Еще в советском положении Минфина от 29.07.1983 № 105 указано, что главный бухгалтер должен контролировать создание, получение, обработку и хранение документов. Среди инструментов для решения этой задачи – график документооборота и номенклатура дел.
Но график документооборота – это не формальность, которая требуется по каким-то древним документам. Это действительно важный инструмент, без которого главбух рискует не собрать документы к проверке или по запросу налоговой.
Поэтому давайте подробно разберем процесс построения схемы документооборота по всем правилам, а попутно разберемся, зачем он на самом деле нужен.
Что такое график документооборота?
График документооборота представляет собой схему, которая отображает порядок передачи документов между участниками системы документооборота. Он позволяет участникам определить, какие документы необходимо подготовить и когда, чтобы процесс был выполнен в срок.
График также помогает контролировать передачу документов и избежать возможных задержек или ошибок. Он может быть полезен для компаний, организаций и государственных учреждений, где процессы передачи документов являются важной частью бизнеса, так как он способствует повышению эффективности работы и уменьшению времени на выполнение процессов.
Правила составления
В процессе разработки графика документооборота бухгалтерии нужно опираться на ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте», а также положения Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Документ может быть составлен в форме текста, таблицы или схемы, и должен содержать информацию о фамилиях и должностях ответственных лиц. Если происходят изменения в штатном расписании или должностных инструкциях, то порядок документооборота должен быть обновлен.
Основная цель составления графика - обеспечение оперативного учета хозяйственных операций, поэтому срок, в течение которого документ находится в каждом подразделении, устанавливается минимальный.
Конфиденциальность информации также должна быть обеспечена, и доступ к отдельным документам должен быть строго ограничен. Порядок утверждения графика документооборота может быть установлен приказом руководителя, и все ответственные лица должны подписать его для подтверждения своего ознакомления и обязательства его соблюдать.
В графике документооборота нужно описывать:
- этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
- сроки прохождения каждого из этапов;
- перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;
- перечень сотрудников, проверяющих документы;
- взаимосвязь ответственных лиц.
Кто утверждает график документооборота и отвечает за него
Обычно главный бухгалтер, ответственный за организацию и ведение бухучёта, составляет график документооборота. Однако, утвердить его может только руководитель компании. График документооборота является приложением к учётной политике, которая определяет работу бухгалтерии. Тем не менее, график можно утвердить отдельным приказом или распоряжением.
После утверждения, график документооборота бухгалтерии подписывается всеми работниками, участвующими в документообороте. Главный бухгалтер устанавливает требования к оформлению операций и предоставлению необходимых документов и сведений в бухгалтерию.
Эти требования обязательны для всех подразделений и служб организации, поэтому главный бухгалтер также контролирует соблюдение графика документооборота.
Пример построения схемы документооборота
Никакой установленной формы графика документооборота бухгалтерии не существует, поэтому каждая организация должна самостоятельно разработать свою схему, учитывая особенности своей деятельности. Однако, важно, чтобы документ содержал точную информацию, которая не допускает разночтений.
Общепринятый формат графика выглядит следующим образом:
Образец графика документооборота вы можете скачать по кнопке ниже.
Благодаря четко регламентированному графику, схемам и памяткам сотрудникам будет проще разобраться в движении документов. А то, что понятно, легче выполнять.Благодаря четко регламентированному графику, схемам и памяткам сотрудникам будет проще разобраться в движении документов. А то, что понятно, легче выполнять.
Кто контролирует график документооборота
По закону, эта обязанность возложена на главбуха – и его требования обязательны для всех сотрудников. Если требования не выполняются, к сотрудникам можно применять дисциплинарное взыскание.
А вот за четкое соблюдение требований можно и премировать. Когда документ обработан, его данные внесены в базу, его следует передать в архив.
Чтобы в будущем не пришлось возвращаться к оригиналу в архиве и делать сканы для запроса от налоговой, стоит использовать «Скан-Архив». Один из способов упорядочить хранение документов – составить номенклатуру дел.
В нее следует включить информацию о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться.
