Когда налоговая анонсирует проверку, у бухгалтеров начинается особый вид стресса. Особенно если компания большая, с тысячами документов и целой командой бухгалтеров. Давайте разберемся, как подготовиться к проверке без лишних головоломок
Папки и шкафы: старая добрая бумага
Многие до сих пор держат документы в папках и шкафах. Это удобно, потому что все всегда под рукой и можно организовать хранение как угодно: по цветам, номерам, с штрих-кодами. За все это отвечает один сотрудник, так что порядок гарантирован.
Но минусы тоже серьезные:
- нужно место под архив, а это дорого;
- если документов море, понадобится специальный человек для управления архивом, что тоже стоит денег;
- к тому же, если в компании люди часто меняются, новичкам будет сложно разобраться в вашей системе;
- иногда доступ к архиву ограничен, что замедляет работу.
Придется выбрать нужные документы, скопировать их, упаковать в файлы и, возможно, даже сжать, чтобы уменьшить объем. Также важно пронумеровать копии, сделать реестр и заверить все это дело печатью и подписью.
Цифра спасет мир: переход на электронные архивы
Сейчас все больше компаний переходят на электронное хранение документов. Это удобно, потому что так ты защищен от потери бумаг. Бумажные чеки уже не актуальны и не бликуют: в электронном виде они становятся вечными.
Для крупных компаний, утопающих в бумагах и имеющих не один десяток бухгалтеров, такой переход — настоящее спасение. Так можно не только упростить процесс подготовки к проверке, но и значительно сэкономить на аренде помещений под архив.
Вся информация будет под рукой в несколько кликов, что делает процесс поиска и подготовки документов невероятно быстрым и простым.
Путь второй: автоматизация и все, что с ней связано
Любой бухгалтер сталкивался с ситуацией, когда документ, отправленный на подпись, словно в воздухе растворяется. Начинается нервная охота: кто взял, когда вернет, успеем ли до проверки? Подготовка ко всем этим процессам требует не только времени, но и нервов.
Чтобы избежать такого стресса и экономить свое время, на помощь приходят специализированные программы.
Решение – «Скан-Архив»
«Скан-Архив» — это не просто программа для учета документов, это ваш личный помощник в мире бухгалтерии. С его помощью документы не только не пропадают без следа, но и всегда остаются под контролем.
Как это работает?
Все начинается с обычного сканирования документа через потоковый сканер. «Скан-Архив» умеет узнавать документы по штрихкоду или другим реквизитам и сразу же присваивает им место в электронной базе в «1С». Более того, программа автоматически маркирует все новые документы штрихкодами, что в будущем делает их распознавание мгновенным.
Когда приходит время подготовки к налоговой проверке, достаточно всего лишь открыть программу «1С» и сформировать отчет. «Скан-Архив» самостоятельно найдет все нужные документы, подскажет, какие из них уже вернулись, а какие еще в пути. Это исключительно удобно, ведь таким образом вы всегда будете в курсе, где находится тот или иной документ.
Дополнительные преимущества
Кроме основной функции учета и контроля документов, «Скан-Архив» позволяет вести статистику по сотрудникам. Вы сможете легко отследить, кто и как часто задерживает возврат документов, что позволит оптимизировать внутренние процессы и улучшить дисциплину в команде.
Для крупных компаний, где оборот документов исчисляется тысячами, а бухгалтерский отдел занимает значительную часть персонала, внедрение программы «Скан-Архив» станет настоящим спасением. Это не только сэкономит время на подготовку к проверкам, но и значительно уменьшит риск потери важных документов, делая весь процесс управления документооборотом прозрачным и эффективным.
