Как «Скан-Архив» улучшает работу с финансовыми документами на реальном примере

• Зачем ускорять обработку финансовых документов
• Что такое «Скан-Архив» и как он помог с документами
• Проблемы до внедрения «Скан-Архива»
• Как распознавание первичных документов ускоряет процесс обработки первички
• Как внедрение «Скан-Архива» отразилось на работе компании в целом

В условиях бизнеса, где каждый день на вес золота, разбираться в куче бумажек — это то еще испытание. Особенно когда речь идет о финансовых документах, которые требуют не только скорости, но и точности. Чтобы избежать ошибок, штрафов и лишних стрессов, компании все чаще обращаются к автоматизации процессов.

И вот тут на помощь приходит «Скан-Архив» — программа, которая помогает в два счета разобраться с финансовыми документами. Давайте рассмотрим, какова она в рабочем состоянии, на основе реального кейса нашего клиента из сферы услуг.

Зачем ускорять обработку финансовых документов

Каждый бухгалтер или финансовый директор знает, как важно вовремя обработать документы и избежать ошибок. Задержки могут повлечь за собой:

• Ошибки в расчетах или отчетах, что может обернуться штрафами.

• Проблемы с соблюдением сроков: если не успел подать отчет вовремя, бизнес может попасть в неприятности.

• Потери данных: трудности с нахождением документов или их потеря могут привести к беспорядку в компании.

Для финансовых директоров это не просто оцифровка работы, а способ избавить себя от рисков, ускорить процессы и снизить количество ошибок.

Что такое «Скан-Архив» и как он помог с документами

Когда компания получает бумажные документы, их нужно отсканировать, а затем внести данные в бухгалтерскую систему. «Скан-Архив» решает эту задачу с помощью технологии оптического распознавания символов. Программа автоматически извлекает информацию из документов и переводит ее в цифровой формат. Например, «Скан-Архив» может распознать данные с накладной — номер, дату, сумму и товары, а затем сразу внести их в систему.

Ручной ввод данных заменяется автоматическим, что позволяет работать быстрее и точнее. «Скан-Архив» справляется с этим процессом за считанные секунды, а не минуты, как это происходит при ручной обработке.

Таким образом, «Скан-Архив» помогает:

• Ускорить обработку документов — данные вводятся мгновенно, без задержек.

• Снизить количество ошибок — исключается влияние человеческого фактора.

• Повысить точность и достоверность данных, что критично для финансовых отчетов.

Как это работает?

• Сканер распознает текст с документа (счет, накладную, акт) и сразу вносит его в нужные поля в системе.

• Все это происходит автоматически, без вмешательства человека, что экономит кучу времени и исключает человеческие ошибки.

• «Скан-Архив» легко интегрируется с «1С», чтобы данные сразу шли в бухгалтерские программы, что делает весь процесс еще быстрее.

Кстати, «Скан-Архив» легко интегрируется с системами учета, такими как «1С», что позволяет полностью автоматизировать процесс документооборота. Все распознанные данные из документов сразу попадают в нужные разделы бухгалтерии, без необходимости вручную вводить их в систему. Еще:

• ускоряет документооборот — автоматизация исключает лишние шаги и экономит время;

• повышает эффективность работы — сотрудники больше не тратят время на ввод и проверку данных, а могут сосредоточиться на более важных задачах;

• обеспечивает точность и консистентность данных, так как программа всегда вносит информацию по заранее настроенным шаблонам.

«Скан-Архив» в связке с «1С» позволяет организовать четкую и быструю работу с документами, снизив административную нагрузку и улучшив контроль за бухгалтерией.

Проблемы до внедрения «Скан-Архива»

До того, как появилась возможность автоматизировать работу с документами, процесс в компании выглядел так:

• долгая обработка документов: все делалось вручную, а это время и ошибки;

• трудности с доступом к архивам: когда документы хранятся на бумаге, найти нужный файл можно было только через кучу времени;

• ошибки в записи данных – это не редкость, особенно когда работаешь с большим объемом документов.

Все это замедляло работу, не позволяло успевать в срок и повышало шанс на недочеты.

Как распознавание первичных документов ускоряет процесс обработки первички

Представьте, что вместо того, чтобы вручную вписывать каждое число в систему, все делается автоматически. Как это выглядит в реальной жизни?

• Документы обрабатываются мгновенно. Сканируешь накладную — и все данные уже в системе. Не нужно вручную заполнять поля.

• Автоматизация ввода: никакой ручной работы, и скорость обработки возрастает в несколько раз.

• Снижение ошибок: данные распознаются системой, а значит, вероятность ошибки сводится к минимуму.

Вместо того чтобы тратить 15 минут на один документ, процесс занимает всего пару минут, и все данные уже точные.

Еще один крутой момент — это создание электронного архива. Все документы теперь хранятся в одной системе, доступ к ним — моментальный. Это:

• мгновенный доступ к нужным документам: никто не тратит время на поиск бумаги в стопке других документов;

• упрощенное хранение: бумаги больше не занимают место, и не надо переживать, что что-то потеряется;

• лучший контроль: теперь можно точно отслеживать, где находится каждый документ и что с ним происходит.

Кроме того, электронный архив помогает не только быстрее находить документы, но и упрощает аудит, потому что все документы можно проверить прямо в системе.

«Скан-Архив» значительно усиливает электронный архив, обеспечивая не только легкое управление документацией, но и улучшая процесс работы с первичными документами. Благодаря автоматическому распознаванию данных из документов, этот инструмент ускоряет их обработку. Вместо того чтобы вручную вводить информацию, система самостоятельно распознает данные, что существенно экономит время и снижает вероятность ошибок. Это особенно важно при большом объеме документации, так как помогает избежать упущений и неточностей в учете.

Как внедрение «Скан-Архива» отразилось на работе компании в целом

Результат внедрения «Скан-Архива» — это ощутимое улучшение всех процессов в компании. Что именно отмечают?

• Сокращение времени на обработку документов. С внедрением «Скан-Архива» время обработки документов сократилось на 70-80%. Автоматическое распознавание данных ускоряет процесс: если раньше обработка одного документа занимала 15-20 минут, теперь это занимает 3-5 минут. Это позволяет компании обрабатывать в несколько раз больше документов в день, ускоряя весь документооборот.

• Повышение точности и снижение ошибок. Автоматизация исключает человеческие ошибки. В результате количество ошибок в документах снизилось на 90%. Это приводит к меньшему количеству исправлений, экономии времени и снижению рисков ошибок в отчетности, которые могут привести к штрафам или правовым последствиям.

• Улучшение финансового учета и производительности. Финансовый учет стал гораздо более точным и оперативным. Все данные автоматически попадают в программу, что ускоряет составление отчетности и уменьшает риск ошибок. В итоге, время на подготовку финансовых отчетов сократилось на 50-60%, что позволяет выделить больше ресурсов на стратегические задачи. Производительность компании в целом выросла на 30%, так как бухгалтеры и финансисты теперь могут сосредоточиться на аналитике, а не на рутинной обработке документов.

• Отчетность. Отчеты теперь формируются на 30-40% быстрее. Благодаря точности и оперативности обработки данных, компания снизила количество опозданий с отчетностью и повысила доверие со стороны аудиторов. Это также позволило улучшить внутренний контроль, так как все документы теперь доступны для анализа в любое время.

В итоге работа становится быстрее, точнее, а процесс отчетности — проще. Все это повышает общую производительность компании и минимизирует риски, которые могут возникнуть при длительной обработке и ручном вводе данных.

Внедрение «Скан-Архива» кардинально улучшает процесс работы с финансовыми документами: ускоряет их обработку, минимизирует ошибки и повышает точность отчетности.

Автоматизация с использованием OCR позволяет компаниям не только повысить производительность, но и обеспечить своевременную подачу отчетов, избегая штрафов и проблем с налоговыми органами.

Это незаменимый инструмент для бизнеса, который ценит время и точность.