Расскажем, какие критерии нужно учитывать при выборе СЭД, чтобы выбрать максимально подходящую программу и не допустить проблем при ее внедрении!
Система электронного документооборота (СЭД) не просто опция, а необходимое решение для контроля и защиты документов в вашей организации. Продуктивность вашего бизнеса будет зависеть от выбранной вами СЭД. Чтобы сделать грамотный выбор СЭД, выясните требования, которым она должна соответствовать и подготовьтесь к проблемам, с которыми можно столкнуться при ее внедрении.
Каким требованиям должна соответствовать СЭД?
Функциональные требования
Общие:
- Обеспечение создания электронных документов.
- Возможность добавления комментариев к документам.
- Создание связей между документами.
- Управление проектами документов (согласование, подпись).
- Контроль исполнения документов.
- Обеспечение отчетности и анализа.
- Обеспечение печати электронных документов, метаданных.
- Коллективная обработка документов.
- Поиск документов.
- Хранение и классификация документов.
- Отправка уведомлений и оповещение пользователей.
Специальные:
- Создание дискуссий по документам.
- Сравнение содержания документов (в том числе графических).
- Возможность комментировать содержание с помощью выделения в тексте.
- Массовая загрузка документов в систему.
- Импорт документов из унаследованных систем документооборота.
- Публикация определенных видов документов на портале.
Требования по интеграции
Общие:
- Интеграция с корпоративной почтовой системой, MS Office.
- Интеграция с LDAP.
Специальные:
- Интеграция с системами ERP\CAD\CRM\OCR.
- Синхронизация данных справочников с различными системами (по времени, по событию).
- Формирование протокола/сообщения о загруженных/незагруженных объектах при синхронизации справочников.
Требования по безопасности
Общие:
- Возможность получения полного списка пользователей системы с необходимой учетной информацией.
- Возможность блокирования работы отдельных пользователей.
- Управление правами доступа к содержанию документов, метаданным, версиям.
- Возможность определения авторства каждой операции в системе, протоколирование попыток совершения НСД.
- Поддержка интегрированной доменной аутентификации.
- Поддержка рабочего места администратора безопасности и необходимые средства оперативного контроля и воздействия.
- Проблемы внедрения системы электронного документооборота
Специальные:
- Проверка ЭЦП на любом документе.
- Вывод водяных знаков при печати документов.
С какими проблемами можно столкнуться при внедрении СЭД?
- Непонимание: «зачем нам нужна СЭД?». Бывает так, что персонал не до конца понимает, зачем внедряется СЭД, и поэтому не заинтересован в ее использовании. Когда половина сотрудников работает с использованием СЭД, а половина – нет, задержки и потери остаются, что снижает эффективность в разы и тормозит формирование единой централизованной системы.
- Нежелание обучаться новому. Проблема возникает, когда сотрудники не хотят отказываться от привычного метода работы и осваивать новый, боясь излишнего контроля своей деятельности со стороны руководства.
- Фактор директора «светского типа». Нежелание работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
- Придание электронному документу юридической силы. С момента появления ЭЦП стало возможным придание электронным документам юридического статуса. Но зачастую правовые документы вызывают беспокойство, и руководство требует сопровождать их бумажными копиями с «реальной подписью».
- Взаимодействие с «бумажным» миром. Чаще всего информация поступает из других организаций на бумаге. Для того чтобы бумажные документы из внешнего мира попали во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Для этого приходится приобретать сканеры.
Преимущества, которые дает СЭД стоят того, чтобы решить эти проблемы.
Узнайте за 10 минут, насколько эффективно работает система электронного документооборота в «1С» - смотрите видео!
