Удивительно, почему ведение бухучетов с помощью программ, а не старинных гроссбухов, сейчас кажется естественным, а организация документооборота в том же бухгалтерском учете все еще стоит у самых истоков. Автоматизация документооборота – логичный и естественный шаг в эволюции бизнеса.
Итак, каковы же основные принципы организации документооборота?
Учитываем требования времени:
- Информацию нужно обрабатывать и перемещать быстро и еще быстрее. Зачастую это становится основным конкурентным преимуществом компании, как и быстрое перемещение товаров.
- Документы не должны пропадать, искажаться и попадать в чужие руки. Это может слишком дорого обойтись, чтобы доверять важные финансовые документы устаревшим методам документооборота на предприятии.
Основные правила организации современного документооборота:
- документы не должны теряться;
- назначение и источник документов должны быть четко определены, чтобы они не захламляли рабочее пространство;
- информация должна быть защищена от чужих глаз;
- поиск и подбор документов должен быть максимально быстрым;
- средства при размножении одного документа должны расходоваться экономно (сравните электронный документ, который занимает мизерную долю памяти компьютера, с распечатанной стопкой бумаг, на которую ушла бумага и краска);
- согласование документов должно происходить максимально быстро.
Все эти правила позволит соблюдать электронный, а не бумажный формат документооборота. Логичные выводы: современная организация, отказавшаяся от ведения бухучета «в тетрадке», следующим шагом должна перейти на электронные способы хранения и поисков документов.
Для этого используют СЭД – системы электронного документооборота. Помимо названных выше проблем подобный принцип организации обмена документами посредством электронных систем решает следующее:
- простой обмен документами между разными подразделениями – даже когда их разделяют километры.
- рост производительности труда сотрудников – они не тратят время на бумажную волокиту. Отличный повод напомнить им о старых задачах, забытых из-за нехватки времени.
Как работают системы электронного документооборота в синергии с программами бухучета (на примере «1С»), смотрите на видеодемонстрации организации документооборота в бухгалтерском учете.
