Ранее мы писали, что делать, если ошибка в первичном документе связана с датой его составления. Теперь перейдем к следующей неотъемлемой части многих первичных документов: сведениях о товарах, услугах и работах.
Ошибка № 1. Нет расшифровки наименований услуг или работ
Если предмет сделки описан кратко, это даст повод инспектору снять расходы. Поэтому стоит приводить в актах расшифровки наименований услуг, работ, расчет их стоимости, если есть возможность – приложите скриншоты, фотоотчеты и другие документы, которые подтвердят реальность сделки. Особые вопросы возникают обычно к оказанным консультационным, маркетинговым, юридическим и бухгалтерским услугам (постановление АС Волго-Вятского округа от 05.09.2017 № Ф01-3642/2017, определение Верховного суда от 19.02.2018 № 310-КГ17-22856).
Ошибка № 2. Масса груза превышает разрешенную
Если масса груза превышает разрешенную максимальную массу в паспорте транспортного средства, инспекторы могут заподозрить недействительную сделку. Например, что вы с контрагентом используете формальный документооборот для учета расходов и возмещения НДС (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 17.02.2016 № Ф08-551/2016).
Ошибка № 3. Не указана цена, единица измерения или она не соответствует счету-фактуре
Проверьте, чтобы в накладной и счете-фактуре совпадали цены, стоимость и единицы измерения. Да, Минфин разрешает не приводить в первичке единицу измерения, если нет конкретного кода по ОКЕИ (например, при аренде, лизинге – Письма Минфина РФ от 15.10.2012 № 03-07-05/42 и от 10.02.2012 № 03-07-09/06). Но в остальных случаях налоговая может придраться к документам, и обоснованность вычета придется доказывать в суде.
Ошибка № 4. Арифметические ошибки
Эта ошибка опасна тем, что может привести как к доначислениям налога (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 07.07.2016 № Ф06-9402/2016), так и к спорам с партнерами по бизнесу. При выявлении такой ошибки лучше сразу запросить у контрагента исправленные бумаги.
Дата товарной накладной так же не может быть раньше даты товарно-транспортной или транспортной накладной.
Ошибка № 5. Описки и орфографические ошибки в сумме прописью
Такая ошибка не помешает идентифицировать сумму операции, если цифрами все указано верно (письма ФНС РФ от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104, Минфина РФ от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).
Ошибка № 6. Нет стоимости услуг за перевозку грузов
С 22.12.2017 в транспортной накладной следует указывать стоимость услуг за перевозку грузов тяжеловесным или крупногабаритным транспортом и опасных грузов – в разделе 15 (постановление Правительства РФ от 12.12.2017 № 1529, приложение 4 к Правилам перевозки, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272). Если транспортная накладная не соответствует требованиям, к этому могут придраться инспекторы.
Ошибка № 7. Есть кассовый чек, но нет товарного чека или накладной при покупке материалов
Эта ошибка в ведении первичных документов легко поддается исправлению: стоит самостоятельно оформить дополнительный документ, например, акт о приеме материалов. Кассовый чек по сути подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник, на его основании принять покупку к учету нельзя. Обратите внимание, что кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подпись ответственного лица (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Ошибка № 8. Обратная ситуация: нет кассового чека, есть только товарный чек или накладная
Если продавец обязан пробивать кассовые чеки, для инспектора это может стать поводом снять расходы как неподтвержденные (пример – постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 16.08.2017 № Ф06-23325/2017).
Но если подотчетник купил материалы у плательщика ЕНВД или ИП на ПСН, то кассовый чек не обязателен. Но в первичных документах должны быть указаны все обязательные реквизиты.
В следующей статье – чем грозят нестыковки в первичных документах с данными других документов.
