Оценить реальный результат автоматизации документооборота и учета с помощью одной только рекламы сложно. Везде будут обещать примерно одно и то же: увеличится скорость обработки документов, уменьшится время на их поиск и затраты на их хранение и передачу и т.д. Эти причины и так лежат на поверхности.
Однако лучший способ примерить эффективность этой технологии – просмотреть результат автоматизации документооборота в других организациях, по сфере смежной с вашей. Это не только позволит понять, стоят ли затраты на внедрение системы электронного документооборота (СЭД) тех преимуществ, что получит организация в итоге, но и поможет на первом этапе выбора системы для автоматизации управления документооборотом узнать конкретные задачи, под которые должна быть заточена эта система.
Разберем это на примере системы для автоматизации документооборота в «1С»: программе «Скан-Архив», предназначенной для контроля бухгалтерских документов. По результатам, которые выделяют предприятия разных сфер, можно четко определить задачи, которые решают программы автоматизации документооборота в «1С».
Автоматизация документооборота в логистике
Одна из наиболее заинтересованных в наведении порядка в документации сфер – это сфера транспортных перевозок.
Так, группа компания «ЛИНКОМ» работает в сфере дистрибьюции более 17 лет, оказывая широкий спектр услуг: от погрузочно-разгрузочных работ до маркировки и ведения документации, оптовикам еще и помогает с хранением и складской логистикой больших объемов продукции.
Отсюда вытекает проблема, требующая автоматизации управления документооборотом в логистике: объем документов дистрибьюторской компании очень велик. Оставалось выбрать подходящую программу электронного архива, который должен был помочь не только хранить документы в учетной программе («1С»), но контролировать их своевременный возврат контрагентов, а также иметь удобные инструменты поиска документов по заданным параметрам. Получить такой результат помог «Скан-Архив».
|
«К принятию решения о приобретении данной программы нас подтолкнуло желание вести архив в электронном виде прямо в «1С», контролировать своевременный возврат и оперативно находить нужный документ в базе. Пользуемся программой уже 2 года, довольны функционалом. Если необходимо найти какой-либо документ, мы пользуемся возможностью сортировки по фильтру (период/контрагент). Мы бы посоветовали программу «Скан-Архив» организациям с большим объемом документов, тем, кто хотел бы упорядочить архив и иметь возможность быстрого поиска».
Руководитель IТ-отдела ООО «ЛИНКОМ ПЛЮС» |
Технологии автоматизации документооборота в агробизнесе
У крупного сельхоз предприятия картина может быть иная, чем у логистов. Так, ООО «Агробизнес» – дистрибьютор сельскохозяйственной продукции на юге страны. Компания сотрудничает с десятками дилеров зерновых культур, что обуславливает большое количество «первички» и годовой документооборот в 20 000 документов. Большой документооборот – это первый путь в автоматизацию документооборота для любой организации.
Но специфика агропредприятий на данный момент еще и в том, что в 2017-2018 годах выросло количество налоговых и камеральных проверок. Из-за чего бухгалтерская служба «Агробизнеса» приняла решение упростить подготовку к ним и автоматизировать учет «первички».
Результат, который был получен со «Скан-Архивом», оправдал ожидания: время на подготовку к проверкам снизилось на 30%.
|
|
«Конечно, с внедрением «Скан-Архива» работа с документами упростилась. Если раньше на сбор 1000 бумаг для налоговой требовалось 3 рабочих дня с необходимость постоянно перемещаться между архивом и офисом, то теперь бухгалтер может подготовить отчет за два дня работы в программе при меньших трудозатратах. Текущие документы я загружаю в программу где-то раз в неделю партиями по 100-200 документов. Интерфейс у программы удобный».
Главный бухгалтер ООО «Агробизнес», |
Автоматизация документооборота «1С» для энергетиков
Организации с масштабным направлением в дистрибьюции наиболее заинтересованы в автоматизации документооборота и учета. В том числе и энергетические компании: например, ООО «Южная Топливная Компания» работает с оптовыми покупателями на российском рынке потребления, а также на рынке экспорта, реализуя как рядовой, так и обогащенный уголь.
У компании множество контрагентов: поставки осуществляются на основании кратко- и среднесрочных договоров в такие страны, как Египет, Греция, Турция, Польша, Италия, США, Албания, Болгария, а также по всей Российской Федерации. При таком количестве контрагентов любая встречная проверка прекращается в серьезное испытание для бухгалтерии. Очевидно, что на предприятии требуется автоматизация документооборота.
Выбранный для решения этой задачи «Скан-Архив» облегчил ежедневный труд бухгалтера: упрощен процесс подготовки ко встречным проверкам, возврат документов от контрагентов под контролем, а бухгалтерам комфортно работать с большим объемом документов.
|
|
«Бухгалтеры нашей компании сталкиваются с большим потоком документов, и нам хотелось облегчить работу по поиску и возврату документов в архив. После того, как нам позвонили менеджеры «ГЭНДАЛЬФ» и предложили «Скан-Архив», мы решили, что программа поможет нам упростить процесс подготовки документов к встречным проверкам и позволит контролировать возврат документов от контрагентов.
Зам. главного бухгалтера ООО «Южная Топливная Компания», |
Автоматизация управления документооборотом на научном предприятии
Акционерное общество «Научно-производственная корпорация «Системы прецизионного приборостроения» – специализируется на разработке, производстве, испытании, сертификации, реализации, модернизации и послепродажном обслуживании систем прецизионного приборостроения.
У научных предприятий своя специфика работы, в связи с которой максимально важно было наладить хранение финансовых документов, а также оперативно передавать документы в вышестоящие инстанции. Здесь вопрос стоял не только с отчетностью перед контролирующими органами, но и заказчиками организации, в том числе государством.
|
|
«Перед нами стояла задача найти решение для хранения электронных копий финансовых документов непосредственно в «1С». По всем критериям подошла программа «Скан-Архив». Внедрить смогли своими силами, потребовалась только консультация специалистов «ГЭНДАЛЬФ».
Главный бухгалтер АО «НПК «СПП», |
Возможности программы автоматизации документооборота
Исходя из перечисленных примеров автоматизации документооборота и учета, можно выделить несколько основных преимуществ, которые дает СЭД, встроенная в «1С».
- Контроль возврата документов от контрагентов. Эта возможность является залогом успешного прохождения проверок и отчетности компании перед любыми контролирующими предприятиями, будь то государство или материнская компания.
- Удобная настройка поиска документов. Фильтрация документов по заданным параметрам и последующая их массовая выгрузка позволяет быстро находить документы, если известны не все ключевые данные, необходимые для определения нужного документа. Например, если известны только контрагент и период, за который нужны документы для встречной проверки.
- Снижение времени на подготовку к проверкам и отчетности. Чем больше документов вы готовите к проверкам, тем заметнее результат: процент эффективности автоматизированного документооборота в этом случае может доходить до 30-40% процентов.
Это же доказывают и другие примеры реальных результатов при автоматизации документооборота в «1С» с помощью «Скан-Архива».
