Ранее мы писали, что Минфин разрешил использовать сканы, если нет оригинала. Об этом говорилось в Письмах Минфина РФ от 22.04.2020 № 03-01-10/32570 и от 13.05.2020 № 03-03-07/38785.
Практика показала, что все не так однозначно – как мы и ожидали.
Письма Минфина о первичных документах
Согласно письму Минфина от 22.04.2020 № 03-01-10/32570 организации могут использовать в бухучете скан-копии первичных учетных документов. Норма их использования устанавливается п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учете».
В данном документе сказано, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. Такой документ составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом первичные документы следует хранить не менее пяти лет после соответствующего учетного года.
Далее в письме идет ссылка на ст. 7 Закона № 402-ФЗ. Здесь говорится, что по общему правилу ведение бухучета и хранение документов бухгалтерского учета организует руководитель компании. А компания сама формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.
Из этого можно было бы сделать вывод, что скан-копии для целей бухучета применять можно, если так указано в учетной политике.
Однако в ст. 7 Закона № 402-ФЗ сказано: использовать скан-копии можно только в исключительных случаях.
Что относится к исключительным случаям, не расшифровано ни в статье закона, ни в письме Минфина. Однако в нашем случае это ясно из даты письма: 22 апреля. Это разгар пандемии коронавируса и сложившаяся в связи с этим неблагоприятная ситуация в хозяйственной жизни. В этот период, как вы помните, объявлялись нерабочие периоды, многим фирмам запрещали работать, некоторым – разрешали. В результате случился коллапс с документами. Потому и разрешили скан-копии.
Что о первичных документах Минфин писал в октябре 2020 года?
В письме Минфина от 2.10.2020 № 03-03-06/1/86376 описана иная позиция чиновников о применении скан-копий первички в бухучете:
Скан-копии первичных учетных документов в бухгалтерском учете использовать нельзя.
Документ ссылается на ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом, который составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
То есть разрешены только два варианта первичных документов – или бумажный оригинал, или электронный документ, который, подписанный ЭЦП, равносилен бумажному документу с собственноручной подписью.
Об электронных образах первичных учетных документов ничего не сказано. Также умалчивается об «исключительных случаях», когда они разрешены.
То есть все однозначно: скан-образы первичных учетных документов в бухгалтерском учете использовать нельзя, только оригиналы (письмо Минфина от 2 октября 2020 г. № 03-03-06/1/86376).
Что писать в учетной политике относительно первичных документов
Итак, скан-копии первичных документов в бухучете компании могут быть либо запрещены, либо разрешены, но в исключительных случаях.
В учетной политике можно написать так: основываясь на нормах статьи 7 Закона о бухучете, в исключительных случаях, на основании нормативных актов, издаваемых правительством, в бухгалтерском учете компании можно использовать скан-копии первичных учетных документов.
Но не забудьте прописать и такое условие: после прекращения действия неблагоприятных обстоятельств должно быть обеспечено обязательное предоставление оригиналов.
Без оригиналов документов все скан-копии будут недействительными.
Не забывайте, что отсутствие первичных документов считается грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету и правил учета доходов и расходов. За это налоговики штрафуют на сумму до 10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП, ст. 120 НК).
Нужно ли отказываться от электронных сканов в качестве первички?
Конечно, нет. Оригиналы первичных документов необходимы только в случаях выездной проверки или судебного разбирательства. Если налоговая запрашивает у вас документы для камеральной или встречной проверки, то отправленного скана с бумажного оригинала будет достаточно. Требования к такого рода документам описаны в Письме ФНС РФ № ЕД-4-2/1984@ от 09.02.2016.
Требования к сканам там установлены следующие:
- Оцифрованный документ в обязательном порядке должен включать в себя формирование копий формата TIFF и PDF.
- Документы с черными или черно-белыми изображениями должны сканироваться в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого).
- Разрешение у документа должно быть 150 DPI или 300 DPI на усмотрение пользователя.
- Цветные изображения сканируются в режиме RGB в том же разрешении, что и в пункте 3.
- Настройки яркости и контраста должны быть выверены таким образом, чтобы чтение текста было максимально удобным (конкретных цифр нет).
- Любой присланный в ФНС отсканированный документ должен открывать на стандартных платформах ОС (Windows, начиная с 2000 и далее по возрастанию).
- При открытии документа не должно «всплывать» никаких предупреждений о возможных ошибках.
- Нельзя ставить пароли на открытие документа, а также устанавливать запрет печати – такой документ точно не примут.
- Если документ содержит в себе более одной страницы, то он должен быть отсканирован в многостраничном режиме.
- В том случае, если скан будет состоять только из одного листа, то здесь допускается использование разрешения JPEG.
Как хранить сканы первичных документов
Для того, чтобы собирать скан-копии документов в единый упорядоченный архив, а также отслеживать, получены ли к ним оригиналы, разработана программа «Скан-Архив». «Скан-Архив» упрощает работу со скан-копиями документами (они прикрепляются к базе «1С», при этом не утяжеляя саму базу) и контроль возврата документов от контрагентов.
