Штрихкодирование документов в «1С»: как навести порядок в первичке

Работаете с бумажным потоком ежедневно? В бухгалтерии, на складе или в отделе логистики? Значит, вы знаете, как сложно бывает отыскать нужный документ среди кипы документов. Счета, акты, накладные, договоры — все где-то есть, но где конкретно, неясно. Даже если документооборот формально выстроен, ошибки, дубли и потери — дело привычное. Особенно когда учет ведется вручную. Тут без надежной системы не обойтись.

Выход — внедрение штрихкодирования. Современные решения позволяют не только ускорить обработку документов, но и повысить точность данных, наладить управление документами и сократить время поиска.

О штрихкодировании в двух словах

Штрихкодирование — это простой и эффективный способ навести порядок в потоке документов. Суть его в том, что каждый документ получает уникальный штрихкод, по которому можно быстро идентифицировать, найти и связать его с нужной информацией в базе. Это особенно важно при работе с финансовыми или архивными документами, где критична точность и контроль.

Типовой штрихкод — это визуальное представление данных в виде полос, считываемое через сканер, мобильный телефон или ТСД (терминал сбора данных). Его можно разместить прямо на листе — как часть шаблона в «1С», либо наклеить в виде этикеток — это удобно, если бумажный документ будет перемещаться между отделами или хранятся в папках.

Работа с штрихкодами уже встроена в механизмы «1С», поэтому дополнительное ПО не требуется. Вся печать выполняется автоматически: достаточно один раз настроить шаблон — и каждый новый документ будет снабжен нужным штрихкодом. Это упрощает внедрение, снижает нагрузку и делает автоматизацию более доступной даже для малого бизнеса.

Основные задачи, которые решает штрихкодирование

Современные компании ежедневно сталкиваются с огромным объемом документов. Ручной подход к учету уже не справляется с нагрузкой, создавая риски потерь, ошибок и потери времени.

Внедрение штрихкодирование в процессы компании позволяет решить целый ряд критических задач.

• Быстрый поиск и доступ к документам. Когда в обороте тысячи документов, важно быстро находить нужный. Штрихкод устраняет необходимость ручного поиска — достаточно отсканировать метку, и система сразу выдаст нужный документ. Это работает как в бумажном, так и в электронного формате, особенно в связке с «1С» и «Скан-Архив».
• Контроль за движением документов. У каждого документа есть свой уникальный штрихкод, по которому отслеживается его движение внутри компании. Видно, кто получил, куда передал, когда вернул. В условиях активной логистики или работы на складе это дает полный контроль над документами и прозрачный документооборот.
• Минимизация ошибок при учете. Ручной ввод — источник ошибок. Штрихкодирование исключает человеческий фактор: данные подтягиваются автоматически при сканировании. Это гарантирует точность и снижает риск потерь информации. Особенно это важно при работе с первичкой в «1С».
• Упрощение архивирования. Каждый документ с штрихкодом легко найти даже спустя годы. Он связан с цифровой копией, хранящейся в базе. Это удобно как для электронного архива, так и для физического хранения — особенно если архив распределен по филиалам или складским помещениям.
• Повышение эффективности работы сотрудников. Автоматизация через штрихкоды освобождает персонал от рутинной работы. Не нужно вручную искать документы, сортировать или перепроверять их. Все фиксируется в системе сканированием. На складе это особенно заметно — обработка товаров и сопроводительных документов идет значительно быстрее.
• Соответствие требованиям законодательства. При аудите важно быстро сформировать и предъявить комплект документов. Штрихкодирование позволяет сделать это за минуты: все уже собрано, структурировано и связано с нужными данными. Поддерживается не только точный учет, но и соответствие требованиям надзорных органов.

Какие бывают штрихкоды и где их можно использовать

Сегодня штрихкодирование используется далеко не только в рознице. В бизнесе оно помогает ускорить учет документов, упрощает работу на складе, автоматизирует подстановку данных и минимизирует ошибки.

Главное — выбрать подходящий тип штрихкода под конкретную задачу: будь то идентификация товаров, контроль документооборота или организация архива.

CODE-128

Более информативный и «плотный» формат, позволяющий зашивать больше данных в один штрихкод. Его используют на производствах и в складских зонах, где важно точно связать каждую коробку или документ с конкретной записью в системе. Поддерживается всеми видами сканеров и особенно полезен при поточной работе с большими объемами документов.

CODE-39

Идеален для логистики и работы с документами. В отличие от EAN-13, позволяет кодировать не только цифры, но и буквы, спецсимволы — например, номер договора или внутренний код в базе. Легко интегрируется в системы учета и широко применяется в процессах автоматизации документооборота.

EAN-13

Это классический 13-значный штрихкод, который чаще всего используется для маркировки товаров. В нем зашита информация о производителе, стране происхождения и типе продукции. В корпоративной среде применяется в связке «1С», где критичен быстрый доступ к информации по коду маркировки.

QR и Data Matrix

Эти двумерные штрихкоды выглядят как квадраты и могут содержать ссылки, номера документов, контактные данные и даже целые фрагменты текста. Они легко считываются как сканерами, так и с помощью обычного смартфона. В цифровом документообороте их часто используют для быстрого доступа к электронному документу или автоматической привязки скана к карточке в «1С».

Методы нанесения штрихкодов и оборудование для работы с ними

Чтобы штрихкодирование работало эффективно, важно правильно выбрать способ нанесения штрихкодов на документы и использовать подходящее оборудование. Это влияет не только на точность считывания, но и на масштабируемость всей системы.

Способы нанесения штрихкодов

1. Прямая печать на документе

   Наиболее распространенный способ — встраивание штрихкода непосредственно в макет документа. При печати из «1С» он сразу появляется в нужной области формы. Это удобно, если документ фиксируется в базе один раз и не подлежит изменениям. Такой подход интегрирует штрихкод в структуру документа, как часть официального шаблона. Важна правильная настройка форматов в системе и поддержка печати.

2. Наклеивание этикеток

   Когда документы перемещаются между отделами, изменяются или подлежат повторному использованию, применяются наклейки. Специальные этикетки с штрихкодами печатаются на термоленте и вручную крепятся к оригиналу. Такой метод дает гибкость и позволяет обновлять данные без перепечатывания документа.

Инструменты для работы с штрихкодами

1. Программное обеспечение

   Решения по типу «Скан-Архива» и других модулей для «1С» предоставляют все необходимое для создания, учета и контроля штрихкодов. Эти программы автоматизируют управление документами, обеспечивают быстрый доступ к данным, поддерживают массовую печать и работают с электронного и бумажного архива.

   Встроенная автоматизация значительно упрощает процессы внедрения и эксплуатации.

2. Оборудование

   Для полноценной работы со штрихкодами используются:

   • Принтеры — для печати как на обычной бумаге, так и на этикетках;
   • Сканеры — ручные и стационарные устройства для считывания;
   • ТСД — мобильные терминалы сбора данных, особенно актуальны на складе;
   • Смартфоны — поддерживают чтение QR и Data Matrix-кодов, если настроена интеграция с системой.

   Все это оборудование помогает внедрить штрихкодирование на всех уровнях: от документооборота до логистики и управления товарами.

Как работает штрихкодирование в программе «Скан-Архив»

Программа «Скан-Архив» использует механизмы штрихкодирования для ускорения и упрощения работы с документами в связке с платформой «1С». Это полноценное решение для автоматизации процессов, связанной с приемкой, хранением, обработкой и учетом документов на предприятии — будь то бухгалтерия, юр.отдел или склад.

1. Сканирование и распознавание

На первом этапе происходит сканирование бумажных документов. Для этого используют МФУ, промышленные сканеры или ТСД с функцией сканирования. Система автоматически считывает штрихкод, если он уже нанесен, и сопоставляет его с записями в базе. Это позволяет сразу же привязать скан к нужному документу в «1С», без ручного ввода данных.

Если на документе штрихкод отсутствует, программа распознает его по атрибутам: ИНН контрагента, номеру, дате и типу. После этого «Скан-Архив» автоматически наносит штрихкод, формируя структуру хранения и дальнейшего отслеживания.

2. Управление и контроль

«Скан-Архив» обеспечивает централизованное управление всеми документами: просмотр, редактирование, передача, отслеживание возвратов. При необходимости можно отмечать отсутствие подписей или оригиналов — все фиксируется в системе, что упрощает контроль и анализ.

В условиях активного документооборота и многопоточной работы, особенно на складе, это критично.

3. Безопасность и разграничение прав

Доступ к документам имеет только авторизованный персонал. Все действия фиксируются в логах, включая дату, пользователя и тип операции. Это важно как для внутренней безопасности, так и для соблюдения требований при проверках. Права на удаление, перемещение или загрузку строго ограничены, что предотвращает случайные потери документов или данных.

4. Автоматизация и аналитика

Штрихкодирование позволяет полностью устранить ручной труд при приеме и регистрации документов. Программа фиксирует, кто и когда загружал, просматривал, редактировал или не вернул документ. Это улучшает прозрачность процессов и помогает выявить узкие места. Для управления документооборотом между подразделениями «Скан-Архив» становится единым информационным центром.

5. Интеграция и масштабируемость

«Скан-Архив» легко интегрируется с «1С» и CRM и другими корпоративными решениями. Это позволяет выстроить непрерывный цифровой процесс: от печати документа с штрихкодом до его цифрового архива и аналитики по статусу.

Особенно эффективно решение работает в связке с логистикой и управлением товарами на складе — здесь активно задействуются штрихкоды, системы сбора данных, мобильные терминалы и централизованный учет.

Как штрихкодирование решает реальные задачи в компаниях

На первый взгляд, штрихкодирование — это просто: система автоматически присваивает штрихкод, вы его сканируете, и нужный документ моментально прикрепляется к карточке в базе. Но как это отражается на реальной работе?

Ниже — пример, когда внедрение этой технологии помогло бизнесу на практике: снизило нагрузку, ускорило учет, улучшило контроль и навело порядок в документообороте.

Кейс: АО «Орелмасло»

О заказчике

АО «Орелмасло» — один из ведущих переработчиков семян рапса и подсолнечника в Центральной России. Предприятие ежегодно перерабатывает более 215 000 тонн сырья, поставляя масла в страны ЕС, Ближнего Востока, Средней Азии и Китай.

У компании есть удаленные подразделения и представительство в Москве, что делает управление документами особенно сложным.

Проблема

Годовой документооборот предприятия — около 21 000 документов, из которых более 12 000 — входящие. Все они ранее хранились в бумажном виде. При подготовке к проверкам ФНС, сверке с контрагентами или формировании отчетности сотрудники тратили часы, а то и дни на поиск нужного документа в архиве.

Ручной учет оригиналов и копий велся через бумажные реестры, а движение документов между подразделениями было непрозрачным.

Почему выбрали «Скан-Архив»

Для автоматизации учета, ускорения подготовки к проверкам и устранения рисков потери документов, компания внедрила систему «Скан-Архив» с поддержкой штрихкодирования. Это решение легко интегрировалось с внутренней базой и позволило выстроить эффективную схему управления электронного архива и документооборота между подразделениями.

Что сделали

• Перевели весь активный документооборот с 1 января 2019 года в электронный формат.
• Настроили автоматическую привязку сканов к карточкам документов по штрихкодам.
• Упростили контроль наличия первички по каждому контрагенту.
• Автоматизировали процесс загрузки документов из филиалов в головной офис через систему, без пересылки бумажных копий.
• Устранили риски потери данных, упростили хранение и обработку.

Результат

Теперь любой сотрудник, имеющий доступ, может за секунды открыть нужный документ в базе без обращения к бумажным копиям. Движение документов стало прозрачным — система фиксирует, откуда поступил файл, кто его обработал, и есть ли у него оригинал или только копия. Работать с документами стало удобнее, быстрее и надежнее.

Внедрение штрихкодирования стало ключом к порядку и высокой точности в операционной деятельности компании.

Кейс: типография «Константа»

О заказчике

Типография «Константа» более 15 лет оказывает полиграфические услуги — от визиток до полноцветных многотомников в твердом переплете. В состав компании входят несколько структурных подразделений, расположенных в Белгородской и Курской областях. Работа ведется с крупными заказами и сопровождается масштабным документооборотом.

Проблема

Объем документов в типографии — внушительный. Только с начала года одно подразделение сформировало более 3 000 товарных накладных. При этом все документы хранились в бумажном виде, и сотрудники тратили много времени на их обработку, поиск и передачу между отделами. Возникали сложности с контролем, доступом к архиву и своевременным обновлением данных.

Решение

Для упрощения ведения учета и ускорения работы финансовое руководство компании решило внедрить электронный архив. Выбор был сделан в пользу решения «Скан-Архив» от ГЭНДАЛЬФ, благодаря его функциональности и простоте внедрения. Ключевым фактором стала поддержка штрихкодирования, в том числе при печати накладных из «1С».

Результат

• Документооборот теперь частично переведен в электронный формат, доступ к документам осуществляется напрямую из системы.
• Штрихкоды добавляются на каждую накладную — это облегчает хранение, поиск и сканирование.
• При помощи штрихкодов документ легко идентифицируется, а его движение фиксируется в базе.
• Сотрудники получили возможность быстро находить нужный документ и отслеживать его статус без ручных проверок.
• Благодаря автоматизации, снизилась нагрузка на бухгалтерию и ускорилась обработка всех входящих и исходящих документов.

Результат

В типографии «Константа» отметили, что внедрение «Скан-Архива» и технологии штрихкодирования стало важным шагом к порядку в документах. Теперь специалисты работают быстрее, риски потери данных минимизированы, а взаимодействие между отделами стало более прозрачным.

Почему штрихкодирование удобно для контроля документов

Когда компания обрабатывает тысячи документов, важно не просто их хранить, но и иметь мгновенный доступ, отслеживать перемещения и контролировать статусы. Именно в этом и проявляется ключевое преимущество штрихкодирования — оно делает управление документами прозрачным и быстрым.

Быстрый поиск без ручного ввода

Вместо того чтобы вручную вводить номер документа или копаться в папках, достаточно отсканировать штрихкод — и система сразу найдет нужную запись в базе. Часто в штрихкод вшивается дополнительная информация: дата, сумма, контрагент. Это облегчает подготовку к проверкам, формирование отчетности и внутренние сверки.

Наведение порядка в архиве

Каждому документу присваивается уникальный штрихкод, связанный с его типом и местом хранения. Такой подход применим как к бумажным, так и к электронным копиям. При перемещении достаточно просто отсканировать штрихкод — и запись в системе обновится. Это особенно удобно при управлении большим архивом или работой с электронного документооборота.

Отслеживание движения внутри компании

Документы в компаниях часто перемещаются между подразделениями. С помощью штрихкодов можно точно отследить, кто и когда взял документ, кто его вернул и где он находится сейчас. Все фиксируется в логах системы, а карточка документа показывает текущий статус и историю операций. Это делает весь документооборот наглядным и управляемым.