«Скан-Архив», «1С:РПД» или Fasta: как выбрать программу для контроля финансовых документов

Сколько раз вы сталкивались с ситуацией, когда документы просто не успевают обрабатываться из-за бумажной волокиты? Время с кипами бумаги прошло, сегодня важно иметь инструмент, который не только быстро распознает данные, но и помогает управлять огромным потоком документов.

Мы решили рассмотреть три популярных программы для автоматизации работы с финансовыми документами: «1С:РПД», Fasta и «Скан-Архив». Каждая из них имеет свои особенности и подходит для разных типов работы. Так какая же из них вам лучше?

Немного теории: почему важно контролировать первичные документы

Представьте, что ваш бухгалтер должен найти какой-то документ, который подтверждает сделку с контрагентом, но его нет. Что происходит? Он начинает искать по всем папкам, и время уходит — а ведь каждый такой момент — это потерянные деньги и риски для компании. Первичные документы — это основа всего, что происходит в вашем бизнесе, и потеря контроля над ними может привести к куче проблем.

Давайте разберемся, почему важно держать первичные документы под контролем и какие риски вас могут поджидать, если вы это не сделаете.

1. Риски штрафов и санкций от налоговых органов

Вы же не хотите, чтобы однажды ваша компания оказалась под угрозой штрафа из-за отсутствия какого-то документа, правда?

Если ваш бухгалтер не может предоставить налоговикам нужный документ — это не просто неудобно. Это реальные риски штрафов и налоговых санкций. Например, налоговая проверка может установить, что какие-то расходы не подтверждены документами или что в учете отсутствуют нужные первичные документы, и в таком случае:

• Штрафы за недостоверность учетных данных. Если налоговая не найдет у вас доказательств каких-то операций, например, договоров, актов или счетов-фактур, то может наложить штрафы за нарушение порядка ведения учета.
• Проблемы с налоговыми вычетами. Без документов, подтверждающих расходы, компании не смогут получить налоговые вычеты или возмещение НДС. Это может вылиться в серьезные финансовые потери.
• Необходимость переплатить налоги. Даже если ошибка незначительная, отсутствие документов может привести к тому, что вы будете обязаны переплатить налоги, чтобы избежать штрафов.

2. Потеря репутации и доверия со стороны партнеров

Представьте, что вам нужно заключить новый контракт с крупным партнером, и вдруг оказывается, что вы не можете предоставить запрашиваемые документы. Что подумает партнер? Он, скорее всего, подумает, что с вами работать небезопасно, и может просто отказаться от сотрудничества.

• Юридические риски. Если ваши контрагенты и партнеры начнут сомневаться в вашей способности предоставить необходимые документы или подтвердить финансовую прозрачность, это может привести к потере доверия и разрыву контрактов.
• Снижение доверия со стороны инвесторов и клиентов. Если ваш бизнес не может предоставить нужную отчетность, клиенты и инвесторы начнут сомневаться в вашей надежности. Это негативно скажется на ваших деловых отношениях.

3. Утечка данных и нарушения конфиденциальности

При отсутствии четкой системы контроля над документами можно легко столкнуться с ситуациями, когда важные документы теряются или становятся доступными для посторонних лиц.

• Утечка информации. Потеря контроля может привести к утечке личных данных клиентов, сотрудников или партнеров. В условиях современной цифровой эпохи это чревато не только юридическими последствиями, но и потерей репутации.
• Нарушения конфиденциальности. Когда нет четкой системы хранения и контроля за документами, вы рискуете нарушить требования конфиденциальности, например, утечку данных, что также может привести к штрафам и юридическим последствиям.

4. Проблемы с внутренним документооборотом

Когда документы не контролируются должным образом, это вызывает серьезные проблемы внутри компании. Если каждый сотрудник занимается обработкой документов по-своему, это неизбежно приводит к неорганизованности и путанице.

• Задержки в работе. Если бухгалтер или другой сотрудник не может найти нужный документ, это замедляет весь процесс. Задержка в оформлении документации или расчетах может повлиять на сроки выполнения задач и привести к просроченным платежам или даже неправильным расчетам.
• Проблемы с аудиторскими проверками. Без надлежащего контроля над документами будет трудно подготовиться к аудитам, а значит, есть шанс не пройти проверку на должном уровне.

5. Сложности при взаимодействии с другими отделами

Если документы не организованы и не отслеживаются должным образом, это также усложняет работу с другими отделами, такими как отдел закупок, продаж, HR или логистика.

• Ошибки в расчетах и договоренностях. Когда каждый отдел работает с документами по-своему, а нужная информация «где-то потерялась», это может привести к ошибкам в расчетах, пропущенным срокам или неверным данным.
• Проблемы с возвратами и гарантиями. Без четкого контроля над документами вам будет сложно доказать, что, например, товар был возвращен или была выполнена услуга, если вы не можете предоставить оригинальные документы.

А теперь давайте рассмотрим варианты программ, которые помогут избежать всех этих проблем.

«1С:РПД»: все быстро и просто

1С: Распознавание первичных документов»— это, можно сказать, самый быстрый и простой способ распознать данные в документах и загружать их в систему 1С. Если у вас не так много документов, и вам важно все делать быстро и без лишних усилий, «1С:РПД» — отличный выбор.

Как это работает?

1. Вы сканируете или фотографируете документы. Лучше использовать потоковый сканер, если документов много.
2. Загружаете файлы в систему. «1С:РПД» автоматически распознает, что это за документ и какое количество страниц в нем.
3. Программа сама обрабатывает данные и создает нужные записи в «1С».

Преимущества «1С:РПД»

• Быстро и просто. Документы обрабатываются на лету, не нужно тратить много времени на настройку.
• Минимум ошибок. Автоматизация распознавания данных снижает количество ошибок, которые могут возникнуть при ручном вводе.
• Экономия времени. Система сама обрабатывает документы, вам не нужно вручную вводить данные.

Недостатки

• Качество изображения имеет значение. Если скан или фото документа размытое, распознавание может не сработать идеально. Качество документа важно для точности работы.

Fasta: точность и скорость на максимуме

Fasta — это уже более продвинутая система для работы с документами. Если у вас много документов и нужно сделать это максимально быстро и с минимальными ошибками, Fasta станет вашим лучшим другом.

Программа работает не только с распознаванием, но и автоматически отправляет документы в вашу учетную систему «1С».

Как это работает?

1. Работа с любыми сканерами. Fasta поддерживает все типы сканеров, будь то планшетный или потоковый.
2. Автоматическая загрузка в «1С». Как только документы отсканированы, Fasta автоматически загружает их в вашу базу «1С».
3. Автоматические обновления. Все обновления программы происходят автоматически, что избавляет от лишней работы.

Преимущества Fasta

• Очень быстро. Fasta обрабатывает документы в 10 раз быстрее, чем ручной ввод.
• Точность. Даже если качество скана не идеально, программа все равно обрабатывает данные точно и без ошибок.
• Подходит для больших объемов. Если вам нужно обработать огромное количество документов — Fasta справится с этим легко.

Недостатки

• Мобильность. Для работы с Fasta вам нужно установить программу на компьютер. Доступ с мобильных устройств ограничен, что может быть неудобно, если нужно работать вне офиса.

«Скан-Архив»: стандарт контроля финансовых документов

«Скан-Архив» — это не просто программа для распознавания и хранения документов, это система полного контроля документооборота. Если вашей компании важен максимальный контроль за возвратом документов, их безопасным хранением и доступом, то «Скан-Архив» — это тот инструмент, который вам нужен.

Программа интегрируется с «1С», что позволяет создать единый процесс работы с документами, который включает в себя не только автоматическую обработку, но и постоянный контроль за состоянием каждого документа.

«Скан-Архив» не просто упрощает работу с документами, но и выводит на новый уровень управление ими. Многие компании, сталкиваясь с потерей документов или проблемами с возвратом оригиналов, начинают осознавать, насколько важно иметь инструмент, который поможет не только правильно обрабатывать документы, но и контролировать их на всех этапах.

Как работает «Скан-Архив»?

1. Сканирование и оцифровка документов. Все бумажные документы сканируются, оцифровываются и сохраняются в системе. В отличие от обычных решений, где вам приходится искать документы в папках, здесь каждый файл имеет свое цифровое представление, что значительно облегчает поиск и управление.
2. Отслеживание возврата документов. «Скан-Архив» автоматически отслеживает возврат документов, помечая те, которые еще не вернулись. Это особенно важно для компаний, работающих с большим объемом документов, где потеря или невозврат важного документа может привести к серьезным последствиям.
3. Доступ через «1С». Вся информация, сохраненная в «Скан-Архиве», доступна прямо из «1С». Это позволяет ускорить процесс работы и избежать необходимости переключаться между разными системами, делая работу бухгалтеров, сотрудников HR и других специалистов более эффективной.

Преимущества «Скан-Архива»

• Полный контроль над документами. «Скан-Архив» — это система, которая предоставляет не только возможность хранения и поиска документов, но и полный контроль за каждым этапом документооборота, от сканирования до возврата.
• Безопасность и точность хранения данных. Все данные хранятся в защищенном и доступном только для уполномоченных сотрудников виде. У вас больше не будет проблем с потерянными или неправильно оформленными документами, а риски утечек и несанкционированного доступа к данным минимизированы.
• Снижение рисков штрафов и санкций. В случае проверки со стороны налоговых органов или других регулирующих структур, «Скан-Архив» предоставляет вам возможность мгновенно предоставить необходимые документы. Вам больше не нужно искать бумаги по несколько часов или переживать, что нужный акт или счет был утерян.
• Доступность для всех сотрудников, кто имеет право работать с данными. Все документы централизованно доступны через систему «1С», что позволяет разграничивать доступ на уровне пользователя и дает возможность быстро делиться нужными данными с коллегами, не рискуя потерять их.
• Быстрый доступ к нужным документам. «Скан-Архив» обеспечивает мгновенный доступ к документам, и вам больше не нужно просматривать десятки папок в поисках нужной бумажки. Вы получаете все документы в электронном виде, что ускоряет работу и позволяет легко отслеживать, где находится каждый из них.

Резюме: какую программу выбрать?

• «1С:РПД» — это ваш выбор, если у вас не так много документов, и вам нужно быстро обработать их с минимальными усилиями. Простой и быстрый инструмент, который хорошо подойдет для небольших объемов.
• Fasta — если у вас большой документооборот и важна не только скорость, но и точность работы, Fasta — это идеальный вариант. Она справляется с объемами и делает это быстро.
• «Скан-Архив» — если ваша компания работает с огромными объемами документов, вам нужен полный контроль над каждым этапом документооборота. Скан-Архив — это именно то решение, которое позволит вам не только эффективно работать с документами, но и контролировать их безопасность, возврат и доступность.

Контроль над первичными документами — это не просто удобство, это необходимость для поддержания порядка и безопасности в бизнесе. Без этого ваша компания рискует столкнуться с серьезными финансовыми потерями, штрафами, потерей доверия со стороны партнеров и клиентов, а также утечкой конфиденциальной информации.

Независимо от того, работаете ли вы с небольшими объемами документов или управляете бизнесом с большим документооборотом, система контроля за документами должна быть на высоте. Только так можно избежать этих рисков и работать спокойно, зная, что каждый документ под контролем и все данные надежно защищены.