Требования к системе электронного документооборота (СЭД)

Система электронного документооборота (СЭД) – сервис, который помогает работать с электронными документами и контрагентами внутри компании. Закон определяет, каким должен быть этот сервис, но каждая организация может выбирать свои специальные требования.

Давайте рассмотрим, какие типовые требования нужно учесть обязательно.

Система электронного документооборота: зачем это нужно?

Система электронного документооборота позволяет организовать ЭДО в компании по всем установленным правилам.  Эти сервисы имеют схожую функциональность, и она помогает сократить затраты, ускорить внутренние процессы и освободить сотрудников компании от рутинной бумажной работы.

СЭД предоставляют следующие возможности:

• создание, отправка, получение, классификация электронных документов;
• согласование и подписание документов ЭЦП;
• быстрый поиск, выгрузка файлов из архива;
• ведение истории изменений документа;
• постоянное обновление сведений о прохождении документа и его нынешнем статусе;
• хранение электронных документов.

Общие требования для работы системы электронного документооборота

При выборе системы электронного документооборота, нужно убедиться в соответствии выбранного сервиса общим функциональным требованиям. Среди них можно выделить следующие:

• Обеспечение функциональности. Сервис для электронных документов должен обеспечивать возможность работы со всеми видами документов и выполнения всех необходимых функций: создания, согласования, подписания, передачи, хранения и других. Некоторые сервисы предоставляют дополнительную функциональность, такую как сверка взаиморасчетов, трехсторонняя подпись, маршрутизация входящих и другое.
• Информационная безопасность. Для исключения возможности перехвата информации третьими лицами, документы должны передаваться с защитой шифрования, а доступ к документации и ее подписанию должен быть открыт только для уполномоченных работников.
• Регистрация действий с документами. Каждый этап прохождения документов должен быть зафиксирован в системе, начиная от включения в систему до передачи на хранение.
• Надежность. Система должна обеспечивать бесперебойную работу, а техническая поддержка должна быть круглосуточно доступна для пользователей. Это особенно важно для предприятий с непрерывным циклом работы.

Важно знать

Типовые функциональные требования для электронных систем документооборота не относятся к работе с государственной тайной. Для обработки таких данных необходимо следовать правилам, установленным нормативным актам, предусмотренным в ФЗ «О государственной тайне».

Законодательные требования к системе электронного документооборота

Система электронного документооборота не только должна соответствовать типовым требованиям, но и ожиданиям пользователей и законодательным требованиям.

Приказ ФНС от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@ определяет перечень требований к оператору ЭДО, которые включают в себя:

• юридическую регистрацию в Российской Федерации;
• обладание необходимыми техническими и правовыми возможностями для организации услуг ЭДО;
• наличие лицензии на шифрование информации от ФСБ России.

Оператор ЭДО также должен обеспечить возможность обмена электронными документами в роуминге, использовать сертифицированные программы для обмена документами в электронном виде с налоговыми органами и предоставлять круглосуточную техническую поддержку.

К данным требованиям можно отнести в том числе и требования, применяемые непосредственно к хранению документов. Они прописаны в:

• 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Налоговом кодексе Российской Федерации;
• 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральном стандарте бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»
• Приказе Минфина РФ от 16.04.2021 №62н об его утверждении.

Функциональные требования к системам электронного документооборота

Кроме общих, существуют функциональные требования к СЭД. Они относятся к организации безбумажного делопроизводства внутри самой организации. Уровень выполнения этих требований определяет, насколько эффективно система будет решать поставленные задачи и окупит вложенные в нее инвестиции.

Компания устанавливает свои критерии выбора системы электронного документооборота. Они зависят от сферы деятельности и особенностей организации делопроизводства.

Среди главных ожиданий пользователей от системы – удобство использования, понятный интерфейс и простота обучения работе с ней.

Этапы внедрения системы электронного документооборота

Для работы с СЭД необходимо провести несколько этапов ее внедрения.

• Первый этап. Анализ потребностей компании. На этом этапе определяются цели и задачи, которые необходимо решить с помощью ЭДО. Кроме того, проводится анализ бизнес-процессов, которые будут автоматизированы, и определяются требования к СЭД.
• Второй этап. Выбор системы. На этом этапе необходимо оценить различные системы для ведения электронного документооборота и выбрать ту, которая лучше подходит для вашей компании.
• Третий этап. Подготовка к внедрению. В этот момент проводится обучение сотрудников, которые будут работать с СЭД, а также подготавливается инфраструктура для работы системы.
• Четвертый этап. Внедрение СЭД. Здесь происходит установка и настройка системы, а также проверка ее работоспособности.
• Пятый этап. Сопровождение и поддержка системы. Специалисты проводят мониторинг работы СЭД, решают возникшие проблемы и обновляют систему.

Выбираем систему прямо сейчас: программа «Скан-Архив»

Если вы хотите выбрать надежную систему электронного документооборота, соответствующую всем требованиям, программа «Скан-Архив» – ваш помощник в этом деле.

Программа представляет собой электронный архив, где можно хранить сформированные и подписанные электронной подписью документы компании.

Как работает «Скан-Архив» + ЭДО

Программа работает с электронными документами используя стандартный функционал, но при этом не исключая возможность необходимых доработок, если они будут вам интересны.

Для работы вам нужно провести всего 2 простых действия:

• сохранить сканы из ЭДО в формате PDF;
• загрузить готовые файлы в сеансы «Скан-Архива» стандартным способом, аналогично работе с бумажным документооборотом.

Вот и все – ваши документы уже сохранены в базе «1С».

Плюсы программы «Скан-Архив» для вас

С этой программой вы не только сможете организовать надежный электронных архив документов, но сделаете все процессы прозрачными для контролирующих органов.

Если же вам потребуется какая-либо доработка решения под новые потребности компании, специалисты ГЭНДАЛЬФ всегда готовы проконсультировать вас и помочь с внедрением.