Вы уже задавались вопросом: можно ли после проверки спалить ненужные бумаги и не хранить их вечно? Можно, но не спешите с этим. Ведь если избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, то и компания, и ИП, и должностные лица могут быть привлечены к ответственности.
Кто может прийти с проверкой?
Акт о нарушении норм архивного хранения могут составить как представители Росархива, ФАС, ФНС, Росфинмониторинга, Банка России, страховых фондов, трудовой инспекции, так и разные пособники финансового контроля.
Ответственность за нарушение сроков хранения документов
Документы бухучета
Согласно ч.1 и 2 статьи 15.11 КоАП, нарушение сроков хранения бухгалтерских документов грозит административным штрафом на должностных лиц от 5 000 до 10 000 рублей. За повторное нарушение штраф составит от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация должностного лица от 1 года до 2 лет.
Индивидуальные предприниматели по статье 15.11 КоАП не привлекаются к ответственности.
Документы по ВЭД
Согласно статьи 14.20 КоАП, нарушение сроков хранения документов учета по внешнеэкономической деятельности (ВЭД) для целей экспортного контроля влечет взыскание штрафа:
- с должностных лиц в размере от 1 000 до 2 000 руб.;
- с компаний– от 10 000 до 20 000 руб.
Согласно статьи 15.25 КоАП, штраф за нарушение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям составит:
- для должностных лиц – от 4 000 до 5 000 руб.;
- для компаний – от 40 000 до 50 000 руб.;
- для граждан – от 2 000 до 3 000 руб.
Документы по учету и управлению персоналом
Согласно статьи 5.27 КоАП, за нарушение трудового законодательства, в том числе по вопросам соблюдения сроков хранения документов по личному составу, грозит штраф:
- должностным лицам и ИП – от 1 000 до 5 000 руб.;
- компаниям – от 30 000 до 50 000 руб.
Рекламные документы
Эту сферу контролирует ФАС. Согласно статье 12 закона «О рекламе» от 13 марта 2006 г. № 38-ФЗ, рекламные материалы должны храниться в течение 1 года со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия договора.
Согласно статьи 19.31 КоАП, за нарушение сроков хранения рекламных материалов установлен штраф:
- должностным лицам – от 2 000 до 10 000 руб.;
- компания – от 20 000 до 200 000 руб.;
- гражданам – от 1 000 до 2 000 руб.
Документов становится больше – как готовиться к проверкам быстрее?
Собирать документы по запросу налоговой можно очень быстро – смотрите видео, чтобы узнать, как использовать для этого электронный архив.
За что штрафует налоговая?
- За грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Если документы уничтожены, а их налоговый срок хранения еще не истек, компании грозит штраф в размере 10 000 руб. За то же нарушение в течение нескольких периодов – 30 000 руб. (ст. 120 Налогового кодекса РФ).
- За необеспечение сохранности документов должностным лицам грозит штраф в размере от 300 до 500 руб.
- За каждый непредставленный документ компания или ИП могут быть привлечены к штрафу в размере 200 руб.
- За занижение налоговой базы из-за отсутствия документов с компании будут взысканы налоги и штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
У вас ООО или акционерное общество?
В соответствии с ч.1 и 2 статьи 13.25 КоАП, за неисполнение обязанности по хранению документов об обществах с ограниченной ответственностью и акционерных обществах грозит штраф должностным лицам от 2 500 до 5 000 руб., компаниям – от 200 000 до 300 000 руб.
Первичку тоже надо сохранять?
Да. В соответствии с разъяснениями Минфина России, срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке и независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.
А вот по истечении установленных законодательством сроков хранения документы можно не представлять. И в этом случае вас не вправе привлечь к ответственности за непредставление документов.
