Еще два года назад в нашей компании работа над возвратом документов почти не велась. Даже несмотря на то, что мы внедрили «Скан-Архив», оставался еще один вопрос: кадровый. Как ни жаль это признавать, программа, хоть и упрощает нашу жизнь, всю работу за человека не сделает. В бухгалтерии не было ответственного за нужный участок, а менеджеры в отделах зачастую вообще не знали, что такое закрывающие документы.
Но в какой-то момент стало понятно, что такой крупной компании, которой почти каждый день (!) приходят запросы налоговой по встречным проверкам, без налаженного внутреннего документооборота спокойно не жить. Хватит пыльных архивов. Хватит неожиданных запросов документов от ИФНС, оригиналы которых бухгалтерия в глаза не видела. Хватит седых волос на головах бухгалтеров, в конце концов!
Как из хаоса был создан порядок
Два года назад налаженного процесса по возврату документов у нас не было. До меня этим участком занималась девочка, которая уже уволилась. При ней начали сканировать документы, так как только что внедрили «Скан-Архив». Потом на какое-то время работа остановилась, просто не было человека.
Я пришла работать с нуля, и где-то год только разбиралась в процессах. А когда начала вникать глубже и глубже, увидела катастрофу: документов внесли множество, но никто не собирается их передавать. Потом какая-то проверка, а у нас нет оригиналов. И такие случаи все чаще и чаще.
Дошло до того, что ситуацию под свой контроль взял генеральный директор. Для начала решили наладить работу с региональными представительствами. Я пишу в Краснодар, Ставрополь, Москву, вот, срочно нужны документы, передайте, срок ставлю… Но никто их не передает, либо передают только часть. А я на тот момент еще только помощник бухгалтера – кто будет меня слушать? И даже если я ставила в копию своего руководителя, никто не реагировал.
Галина, бухгалтер отдела бухгалтерского учета
Знакомая ситуация? Не раз бухгалтеры рассказывали нам эту историю: пришла на работу, в документах бардак, а при попытках навести порядок начинается такое сопротивление внутри компании, как будто это запланированный саботаж. Хотя, конечно, вряд ли кто-то сопротивляется порядку со зла: чаще всего менеджеры просто считают работу с документами «чужой» и не понимают последствия, к которым может привести их небрежность.
Что ж, а у нас было желание достичь 100% возврата документов, много терпения и «Скан-Архив». Поэтому ситуация начала медленно, но верно меняться
Мы назначили в каждом отделе и представительстве ответственного за возврат документов. Теперь этот человек четко знал свои обязанности и собирал документы с сотрудников своего отдела.
Чтобы понимать, как документы распределяются по отделам, программисты написали нам специальный отчет для «1С». Каждый месяц менеджер сам смотрит, сколько документов должен его отдел, собирает или запрашивает оригиналы, вносит в реестр и приносит мне. А я даю обратную связь по работе. Например, нужно было вернуть 100, осталось 98. То есть вернули всего два документа за месяц? Плохо. Или наоборот, вернулись почти все документы, хорошо, молодцы, спасибо за работу.
Конечно, бывает и так, что даже ответственные на требования не реагируют (только пишут «Да, согласны» – и ничего не делают). Месяц не делают, два месяца не делают – было такое с одним из представительств. На третий месяц написала через их руководителя, он их расшевелил, они ему отписались, начали немножко передавать… На четвертый месяц опять тишина. И тогда я написала письмо, где в копию поставила генерального директора – а как еще? Все, сразу заработали. Но ведь так не сделаешь с каждым письмом.
Галина, бухгалтер отдела бухгалтерского учета
Другой открывшейся проблемой стало то, что многие менеджеры не понимают, какие документы они вообще должны бухгалтерии.
Допустим, менеджер пишет, что нужно оплатить поставщику за связь, за какой-то материал, за товар. Бухгалтерия оплачивает, менеджер получает оповещение, что оплата завершена – и успокаивается.
О том, что существует закрывающий документ, менеджеры не знают или знают смутно, они не считают нужным его запросить и внести в базу. Бывает даже так, что контрагент сам вышлет акт по почте – а менеджер его получит, в шкафчик положит, и тот у него лежит годами.
«Бухгалтерии важно, чтобы закрывающий документ был внесен в базу. А не так, чтобы товар оплатили, а база показывает, что товар не получен, так как документов нет. И ладно месяц, но спустя год чтобы ситуация не менялась – не может быть такого. Столкнулись с тем, что ремонтные работы в 2018 году оплатили, а документа до сих пор нет закрывающего. Как будто год нам никто ничего не делал.
У нас раньше был регламент, выходил приказ по компании, все опубликовано на корпоративном сайте... Но люди в отделах постоянно меняются. Тот, кто раньше знал, уволился, приходят новые сотрудники, а рассказали им, не рассказали – за всеми не уследишь. Конечно, я стараюсь обучать новых менеджеров. Но бывает и так: высылаешь им три файла, не больше двух листов в каждом, с инструкциями, но люди не хотят это читать. Хотя там все четко описано, есть скриншоты.
Галина, бухгалтер отдела бухгалтерского учета
Как мы решаем проблему с тем, что менеджер не знает о закрывающих документов:
- После оплаты со стороны бухгалтерии менеджеру автоматически падает на почту письмо, в котором не только говорится о факте оплаты, но и есть яркая инструкция о том, что делать дальше: запросить документ, внести в базу, передать в бухгалтерию.
- С помощью программистов настроили отчет в «1С», который позволяет каждому менеджеру зайти, вбить свою фамилию, и увидеть: оплачено столько и столько, вот по этим документам внесены ПТУ, а по этим не внесены.
- Бухгалтер проверяет с помощью «Скан-Архива», какие сканы прикреплены к документам, а каких нет на месте. После менеджерам направляются письма с запросом документов.
Теперь процесс налажен так: все менеджеры вносят документы, передают их по реестру к в бухгалтерию. В бухгалтерии их сканируют, сканы автоматически прикрепляются к базе с помощью программы «Скан-Архив», а оригиналы можно отнести в архив и заархивировать.
«Скан-Архив» – главный инструмент контроля по возврату документов в нашей компании
Программа «Скан-Архив» – это решение, совместимое с «1С». После внедрения у бухгалтера появляется дополнительный раздел в программе «1С», в котором можно вносить сканы документов и связывать их с документами в базе. После привязки скана, его можно легко найти через базу и отправить по запросу. Обращаться в бумажный архив больше не нужно. Помимо этого, программа позволяет выводить отчет, который показывает, какие сканы внесены в базу, а какие документы так и не вернулись в бухгалтерию и не были отсканированы.
Чем нам удобен «Скан-Архив»?
Ну, во-первых, у нас много контрагентов. Поэтому часто приходят запросы документов для встречных проверок. В «Скан-Архиве» есть удобный отчет, который показывает какие документы у нас есть, а каких нет. Например, 10 документов в базу внесли, а передали и отсканировали из них только 8. 2 не отсканированы, я вижу, кто их вносил в реестр, пишу им письмо, они мне сдают документы или присылают сканы.
Во-вторых, можно быстрее отвечать на внутренние запросы. У менеджеров была такая ситуация: когда в базу вносил документ, неверно сумму указал, и он просит: «Пришли мне скан, чтобы я уточнил». Я не иду в архив, я открываю базу, нахожу прикрепленный скан и вижу в документе: указана сумма 7000 руб., а менеджер внес 4000 руб. Такие ошибки исправлять при сверках очень удобно. Иначе много времени занимает поиск этого документа в архиве. Здесь буквально 5 секунд: я открыла, увидела, отправила скан ему. Не нужно идти в архив, находить их, носить их, сканировать, обратно относить… По полдня раньше на это уходило.
В-третьих, документы может запросить юридическая служба или банк. Там сроки тоже бывают небольшие, времени на то, чтобы запросить документ у контрагента, а он с другого конца страны отправит его тебе Почтой России, нет. А со «Скан-Архивом» контроль налажен, я спокойна, что практически все документы на месте.
Галина, бухгалтер отдела бухгалтерского учета
С чего начать бухгалтеру при организации возврата документов
Галина составила рекомендации, которые пригодились бы ей два года назад. И пригодятся тем, кто мог оказаться на ее месте.
- Придумать правила работы. Вот менеджер сделку заключил. Обязательно ставим срок: допустим, в течение 30 дней он должен внести этот документ, получить, внести в базу, сразу в бухгалтерию отдать, не затягивать этот процесс, провести по всем обучение, информирование. Одна из проблем всего этого – не знают просто люди, что им делать.
- Информировать и обучать. Нужно, чтобы каждый знал чуть ли не под роспись, как надо документы вносить и передавать. И обязательно нужен контроль со стороны бухгалтерии по исполнению менеджерами обязательств.
- Постепенно переводить клиентов на ЭДО. У нас больше 50% клиентов работают через электронный документооборот. Да, многие не хотят переходить, особенно бюджетные учреждения. Но это важно, особенно с крупными организациями. Электронный документ прислали, там электронная подпись – это вообще прекрасно. Сразу работы меньше, не нужно сканировать дополнительно этот документ, и удобно – достаточно напечатать его из базы.
Это первая статья в серии, в который мы расскажем, как наладить документооборот внутри компании. В следующей статье мы расскажем, как видит процесс возврата документов менеджер и что помогает организовать работу внутри отделов.
