Все документы, которые организация получает извне, или которыми обменивается внутри, должны быть систематизированы и сохранены. Этого требует законодательство РФ и корпоративные положения о документационном обеспечении управления.И прежде всего это необходимо для того, чтобы быстро найти необходимый документ в нужный момент.
На идеальном предприятии должны храниться только нужные документы, только в течение срока использования и только в единственном экземпляре!
Договоры, декларации, спецификации и уж тем более накладные не нужны в нескольких оригинальных экземплярах. Они могут быть нужны только в момент их подготовки, а затем в нескольких экземплярах для разных подразделений или работников могут понадобиться только копии. Держите поблизости с архивом памятку по сроку хранения документов, чтобы не занимать место ненужной макулатурой.
Лучшая копия документа - это электронная копия. Почему?
- К ней самый легкий доступ.
- Ее легче обрабатывать.
- Она позволяет не плодить оригиналы документов и не создавать среди них путаницу.
- Она не занимает физического места.
- Ее очень сложно потерять.
- И в последнее время даже контролирующие органы (не говоря уже о продвинутых компаниях, с которыми вы можете сотрудничать) предпочитают получать все бумаги в электронном виде.
Например, эту тенденцию подтверждают изменения в законодательстве. Теперь, согласно Закону № 130-ФЗ, срок, за который истребованные пояснения к ошибкам в отчетности должны быть направлены в налоговую – 5 дней. Отправлять пояснения и исправления в отчетности нужно в электронном виде, в бумажном не примут.
Как организовать хранение электронных копий документов?
Срок хранения электронных документов не отличается от сроков хранения бумажных. Однако, в отличие от бумажного архива, электронный архив занимает только место в памяти компьютера. Поэтому хранить сведения дольше положенного в таком архиве – не проблема.
Пока что нет практики, как хранить электронные документы, чей срок хранения составляет 50 или 75 лет. Столько лет системы электронного документооборота попросту еще не существовали. Поэтому в случае этих документов рекомендуют отдавать предпочтению бумажному оригиналу.
Способы хранения документов в электронном виде
Существует три способа хранить документы в электронной форме.
Первый способ – локальный.
Это значит, что архив электронных документов будет располагаться на компьютере сотрудника, и уже с этого компьютера сотрудник будет пересылать нужные документы по запросу других сотрудников. Более удобный вариант: если системный администратор настроит хранение электронных документов на сервере компании. Доступ к данным сотрудники будут получать через сетевую папку – в этом случае можно настроить и права доступа к ним.
Второй способ – с помощью системы электронного документооборота (СЭД)
При применении этого способа поможет специальное программное обеспечение. Например, «Скан-Архив» удобен тем, что связан напрямую с «1С», благодаря чему электронные копии можно находить через базу. Вы создаете документ в «1С», отправляете оригинал контрагенту, а когда он возвращается, программа автоматически находит нужное соответствие в базе (распознав штрихкод или реквизиты документа) и прикрепляет скан-копию к соответствующему документу.
Затем, если понадобится отправить копии, все сканы просто будет найти с помощью поиска, собрать (можно сразу пакетом по определенному признаку) и отправить в налоговую или по запросу контрагента или сотрудника.
Согласитесь, удобно? Подробнее о возможностях программы «Скан-Архив» – здесь.
Третий вид – облачное хранилище.
Подвид СЭД, который подразумевает, что при использовании программы электронного документооборота документы будут храниться на серверах компании-оператора ЭДО. Например, такая функция используется в «1С-ЭДО». Это надежно, ведь, если что-то случится с компьютером компании, документы можно будет восстановить.
Очевидно, что организовать архивное хранение электронных документов не так уж и сложно. Главное – выбрать подходящую программу для контроля, поиска и хранения электронных документов.
